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La trame d’entretien annuel d’évaluation, outil incontournable pour les managers

préparer sa trame d'entretien annuel

À ne pas confondre avec l’entretien professionnel (Retrouvez les différences entre l’entretien d’évaluation et professionnel), l’entretien annuel d’évaluation permet, entre autres, de fixer les objectifs que doivent atteindre les collaborateurs que vous managez. Pour que ces derniers soient clairement définis, compris et entendus, la mise en place d’une trame d’entretien annuel d’évaluation est primordiale.

Les objectifs de la trame d’entretien annuel

Pour les managers et décideurs, la trame d’entretien annuel s’avère être un outil d’une grande utilité. Elle constitue une base sur laquelle s’appuyer pour définir les différents objectifs sur l’année à venir et permet de garder une trace écrite des échanges au fil des ans.

Vous ne savez pas comment réaliser un entretien d’évaluation ? Vous allez devoir préparer une grille d’entretien annuel. Vous allez aussi devoir suivre quelques règles présentées dans cet article : Comment mener votre entretien annuel ? 

Avoir une base sur laquelle s’appuyer

L’entretien annuel d’évaluation sert à faire un bilan global de l’exercice tout en présentant les objectifs pour l’exercice à venir. Il est aussi un moment privilégié au cours duquel le manager va pouvoir évaluer le membre du personnel à travers la grille d’entretien annuel qu’il aura bien définie au préalable.

Conserver une trace écrite des échanges managers-managés

L’entretien d’évaluation est une discussion en face-à-face où le manager va interroger le managé. Il va lui présenter les ambitions stratégiques, opérationnelles, individuelles et collectives pour l’année à venir. Il va analyser les performances de l’employé et revenir sur les moments forts des 12 derniers mois. 

Cependant, pour pouvoir analyser les évolutions des collaborateurs d’une année à l’autre et prendre des décisions avérées, cet échange oral doit s’accompagner d’un compte-rendu. Le modèle d’entretien annuel d’évaluation est là pour ça. Il permet de garder une trace écrite du rendez-vous qui vient d’avoir lieu et d’apprécier, avec du recul, la performance et l’efficacité du salarié de l’entreprise sur les mois précédents.

La trame d’entretien annuel, fil conducteur du rendez-vous 

L’entretien d’évaluation ne peut et ne doit pas être réalisé de façon improvisée. Pour être le plus efficace possible, cette évaluation, qui prend la forme d’un échange constructif, doit être minutieusement préparée. Comment la trame d’entretien annuel peut-elle vous aider ?

Valider les critères d’évaluation en amont

Les critères d’évaluation varient d’une entreprise à l’autre. La grille d’entretien doit se baser sur des critères objectifs, validés en amont par un groupe de collaborateurs. 

La trame d’évaluation ne doit pas être perçue comme une sanction. Elle est un outil de progrès, de croissance et de développement. Avec elle, le manager peut (pré)définir un ensemble de critères qui seront abordés tout au long de l’échange.

Remettre la grille au collaborateur avant l’entretien

Avant de procéder à l’entretien, remettez un modèle de grille à l’employé afin qu’il fasse son auto-évaluation. Vous pourrez ainsi comparer les perceptions de chacun et faire le point sur les forces et faiblesses du salarié. 

Encore une fois, l’intérêt de ce rendez-vous est de discuter de façon factuelle afin de tirer des conclusions constructives pour le salarié de l’entreprise. 

Outil de support pendant l’entretien

La trame d’entretien d’évaluation vous fait gagner en aisance. Elle aide le manager à être plus serein et limite les oublis qui peuvent avoir lieu lors d’une discussion.

Quelles informations doit contenir la trame d’entretien annuel ? 

Les informations et les questions que vous allez retrouver dans la grille d’évaluation sont souvent les mêmes. Par conséquent, n’hésitez pas à télécharger un exemple de modèle de grille d’entretien annuel sur Internet.

Pour réussir votre grille, plusieurs thématiques doivent impérativement être abordées.

Point important : n’abordez jamais des sujets relatifs à la vie privée du salarié. L’entretien d’évaluation professionnel est… professionnel !

Le bilan de l’année passée

Commencez à faire un point sur le bilan de l’année. Les moments forts, l’évaluation globale du salarié, son implication dans l’entreprise…   L’idée est de faire un bilan des ses réalisations.

La performance du salarié

L’objectif a-t-il été atteint par le salarié de l’équipe ? Son travail a-t-il été à la hauteur des attentes de l’entreprise ? Le collaborateur a-t-il contribué à la croissance de l’activité à travers ses performances ?

Les valeurs de l’entreprise en adéquation avec le salarié

Le collaborateur est-il en adéquation avec les valeurs de l’entreprise ? Un salarié dont les valeurs intrinsèques ne collent pas avec les valeurs de l’entreprise peut faire face à une situation de mal-être au travail. Si tel est le cas, il faut agir !

L’évaluation des compétences du collaborateur

Quid de l’expertise du salarié ? Afin d’avoir toutes les clés en main le jour de l’entretien, vous aurez également préparé une note factuelle relatant de ses compétences. Vous pourrez préparer cette note en :

  • Estimant vous-même la compétence du collaborateur lors des projets,
  • Interrogant les pairs des collaborateurs lors d’une évaluation 360.

En lui posant des questions et en échangeant sur ce point, vous allez pouvoir rendre compte des compétences dont il dispose, mais également identifier comment il estime sa propre compétence. L’objectif est, si nécessaire, de pouvoir mettre en place un plan de formation adaptée.

Le développement du collaborateur

L’entretien individuel doit s’articuler autour du travail du salarié, son ressenti dans l’entreprise, ses performances, son parcours professionnel. Il doit aussi porter sur le développement professionnel de votre collaborateur. Par exemple, a-t-il des projets professionnels en tête ? 

Les vœux d’évolution du salarié

Posez des questions sur le projet professionnel du salarié, intéressez-vous à ses ambitions, à l’évolution professionnelle qu’il envisage.

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Comment conclure un entretien annuel ? 

L’entretien individuel avec votre collaborateur prend fin. Il est temps de conclure. Encore une fois, la trame d’entretien annuel, outil incontournable pour la mise en place de votre échange, est là pour vous aider ! 

Définir les objectifs de l’année à suivre

Vous allez présenter les objectifs pour l’année à venir. Voici comment fixer des objectifs cohérents et pertinents à son équipe. Formation, accompagnement, résultats attendus : faites le point sur les next steps

Mettre en place un plan d’action

Après avoir recueilli les feedbacks du salarié avec qui vous venez de réaliser l’entretien individuel, n’oubliez pas de lui présenter un plan d’action clair pour mettre un terme à votre échange.

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