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Comment mener un entretien annuel ? Nos conseils

mener un entretien annuel

L’entretien annuel d’évaluation est un moment crucial pour le collaborateur, mais également pour le manager et l’entreprise. 57 % des salariés estiment que cette interview représente un moment utile et 66 % considèrent que ce moment est l’occasion de définir des objectifs atteignables et pertinents (étude BVA, mars 2018). 

L’entretien annuel d’évaluation est un moment privilégié pour les collaborateurs. C’est un moment essentiel pour l’évolution et le bien-être des salariés. Mais en tant que manager, encore faut-il savoir comment bien mener cet entretien annuel

Analyser le dernier compte rendu pour préparer l’entretien annuel

La première étape pour savoir comment mener un entretien individuel, c’est de récupérer les informations obtenues auprès des salariés lors de l’entretien d’évaluation de l’année passée. Le manager peut ainsi se remémorer l’ancien bilan et peut regarder l’évolution. C’est important de notifier ce qui a bien marché, mais également les axes d’amélioration possible pour le collaborateur. 

Si le manager n’a pas fait d’entretien annuel avec le salarié l’année d’avant, vous pouvez vous baser sur les entretiens mensuels ou trimestriels. Nous recommandons toujours d’aller au-delà d’une interview d’évaluation chaque année pour avoir un meilleur suivi du salarié et de ses attentes.  

Savoir comment mener un entretien individuel, c’est savoir comment bien préparer ce moment. En tant que manager, ne faites surtout pas l’erreur d’arriver le jour J les mains dans les poches en pensant que tout va bien se passer. 

Pour bien mener un entretien annuel, il faut arriver préparé

La préparation de l’entretien en amont est un des points essentiels pour réussir cet exercice. Une fois que vous avez analysé en détail le compte rendu de la dernière interview, il faut dessiner une trame d’entretien annuel qui vous donne un cadre et une ligne directrice pour conduire au mieux les entretiens. 

La phase de préparation passe également par une réflexion sur les points forts et les points faibles du collaborateur. Vous devez aussi penser à des objectifs pertinents et ne pas hésiter à chercher une formation qui lui donnerait les compétences nécessaires à la réalisation des objectifs. 

Enfin, rappelez bien au collaborateur qu’il doit préparer son entretien de son côté pour avoir de la matière à apporter lors de la discussion. 

9 grilles d’entretiens pour arriver préparé

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Créer un climat de confiance lors de l’entretien individuel

Pour créer un climat de confiance lors de la discussion, nous vous conseillons :

  • D’afficher un état d’esprit positif
  • De miser sur l’écoute active

Il arrive parfois que le collaborateur adopte une attitude négative pendant l’entretien ou que vous ayez de nombreux points négatifs à faire remonter. Même dans ces situations, vous devez être à même de rester positif dans votre attitude et vos paroles. Faites en sorte que les collaborateurs se sentent à leur aise et ne se sentent pas acculés. Soyez bienveillant !

Dans un entretien annuel d’évaluation, c’est le collaborateur qui doit avoir le monopole de la parole et non le manager. En adoptant une posture d’écoute active, vous encouragez plus facilement le salarié à faire son propre bilan et à faire remonter les sujets qui le dérangent. 

Fixer de nouveaux objectifs lors de l’entretien

Au fil de l’échange, il est important de fixer de nouveaux objectifs réalisables et concrets. Un objectif clairement défini lors de l’entretien et qui naît d’une réflexion commune entre l’employeur et le salarié est une source de motivation supplémentaire et de satisfaction au travail. 

Intéressez vous à comment fixer des objectifs pour trouver de nouveaux challenges qui animent les salariés et qui les aident à évoluer professionnellement. 

Faire le bilan de l’entretien et prévoir les nexts steps

Avant de terminer cet échange, n’oubliez surtout pas de faire un bilan de l’entretien. Une discussion manager et salarié qui n’aboutit à rien n’est qu’une perte de temps pour les deux. 

Faire un bilan de cet échange est utile pour le prochain entretien annuel d’évaluation et pour déterminer les actions à mettre en place par la suite. En fonction des objectifs définis, une formation est peut-être nécessaire, le collaborateur peut être amené à effectuer une mobilité interne…

Ne pas attendre le prochain entretien annuel pour faire le suivi

Le suivi des actions et des objectifs doit se faire plus d’une fois par an pour améliorer la performance des salariés et vérifier que tout se passe bien. Attendre 1 an pour faire le suivi de tout ce qui a été défini lors du précédent entretien n’a pas de sens. 

Les managers et les collaborateurs fonctionnent en équipe, ils doivent se voir plus régulièrement pour identifier ce qui marche bien et les axes d’amélioration. Nous conseillons un échange mensuel ou trimestriel

Pour résumer…

Les étapes pour mener à bien un entretien annuel :

  1. Analyser le dernier compte-rendu d'entretien ou, à défaut, se baser sur les entretiens mensuels ou trimestriels

  2. Préparer une trame d'entretien annuel qui servira de support lors du rendez-vous

  3. Rester positif et ouvert lors de l'entretien pour créer un climat de confiance avec le salarié

  4. Fixer conjointement de nouveaux objectifs réalisables et concrets

  5. Faire un bilan de l'entretien et déterminer quelles seront les prochaines étapes

  6. Prévoir le prochain rendez-vous d'échange avec le salarié dans les prochaines semaines ou mois

Pour aller plus loin dans l’entretien annuel d’évaluation

Voici quelques interrogations que de nombreux employeurs et personnes travaillant dans les fonctions RH sont amenés à se poser. Nous y répondons pour lever toutes les ambiguïtés. 

L’entretien annuel d’évaluation est-il obligatoire pour l’entreprise ? 

La loi française n’impose pas la tenue d’un entretien annuel d’évaluation. Tout employeur a le droit d’évaluer le comportement professionnel de ses collaborateurs, mais il n’est pas obligé de le faire. 

Néanmoins, nous insistons sur l’importance de cet exercice qui fait évoluer le salarié et le manager et qui renforce la cohésion d’équipe. Cet échange est l’occasion d’afficher un management bienveillant à l’égard des collaborateurs qui se sentent valorisés et qui sont plus motivés dans leur emploi.  

Quelles questions poser lors de l’entretien annuel ? 

Voici quelques exemples de questions à poser lors d’un entretien annuel : 

  • Quelles difficultés avez-vous rencontrées dans vos missions ? 
  • Comment les avez-vous surmontées ? 
  • Quels doivent-être vos prochains objectifs selon vous ? 
  • Quelles sont les tâches les plus faciles/difficiles pour vous ? 
  • Souhaitez-vous évoluer et si oui vers quel poste ? 
  • Êtes-vous intéressé par une formation ? Si oui, laquelle ?  
  • … 

Vous savez désormais comment mener un entretien annuel dans les meilleures conditions. Rappelez-vous bien que : savoir comment mener un entretien annuel, c’est savoir comment préparer un entretien annuel ! Enfin, faites bien attention à la différence entre un entretien d’évaluation et un entretien professionnel. Ils n’ont pas le même but !

On termine cet article sur une vidéo complémentaire pour vous aider à mener un entretien motivant pour vos collaborateurs :

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