6 étapes clés pour réussir la mise en place d’un SIRH

Aujourd’hui, le SIRH prend une place prépondérante, de telle sorte que chaque entreprise qui souhaite rester compétitive doit se doter d’un système d’information adapté à sa structure. Force est de constater que dans de nombreuses entreprises, la mise en place du SIRH a été décidée dans l’optique de rendre plus efficace la gestion des ressources humaines, notamment la conduite des entretiens professionnels qui n’était pas suffisamment bien exploitée. L’utilisation d’un logiciel SIRH performant devient donc essentielle, mais comment bien réussir son projet ? Voici les étapes clés à connaître.

Étape 1 : Bien préparer son projet

Pour la plupart des entreprises, l’objectif principal va être le gain de productivité. Qui dit gain de productivité, dit gain de temps. Or de nombreuses tâches RH effectuées sont chronophages : à l’instar des entretiens professionnels ou du recrutement si nous reprenons nos exemples de départ. D’ailleurs qui n’a jamais pesté devant le temps consacré au tri de CVs ? Un autre objectif : la modernisation et le développement de la marque employeur. Il faut être attractif pour mieux recruter et pouvoir mettre en avant des systèmes d’information moderne et intuitif est un atout majeur des entreprises.

Étape 2 : Définir le périmètre du projet

Réaliser un audit de l’existant est indispensable avant de se lancer dans un tel projet. Il faut se poser la question des axes que l’on souhaite améliorer, des tâches devant faire l’objet impératif d’un gain de temps. Pour commencer, cela pourrait être de choisir un outil pour faciliter le recrutement, ou bien faciliter le traitement des entretiens professionnels et de la formation, ou encore la paie et la gestion des temps. Un conseil, prenez le temps nécessaire à la définition de cette étape stratégique et ne vous n’éparpillez pas trop dans vos projets. Il est préférable de se concentrer en premier lieu sur un pôle bien précis puis de l’élargir au fur et à mesure. Pour ce faire, essayez de trouver un prestataire qui vous proposera un projet évolutif.

Étape 3 : Créer une équipe projet

Pour un projet réussi, il faut fonctionner en mode projet et donc créer une équipe. Impliquer les acteurs concernés est un gage de réussite. Mais attention, il ne faut pas être trop nombreux, au risque de vous perdre. Privilégiez une équipe de 6 à 8 personnes maximum et entourez-vous de tous types de profils. Ne négligez pas les réfractaires au changement, ils peuvent être une ressource très intéressante, car bien plus critique.

Étape 4 : Bien communiquer pour impliquer les collaborateurs

La communication de ce type de projet est fondamentale afin d’éviter les freins au changement. Côté salarié, vous aurez très certainement affaire aux freins suivants :

• La crainte des réductions d’effectifs, car digitalisation rime dans l’esprit de beaucoup
  avec suppression de poste.
• La peur de la panne informatique.
• La crainte du recueil d’information sensible et personnelle et de leur exploitation,
  mais aussi de leur conservation par l’employeur.

Cette liste n’est pas exhaustive et vous vous demandez certainement comment éviter ça ? Par la pédagogie et la communication essentiellement. Tâchez de privilégier les réunions d’étapes et appuyez-vous sur l’équipe projet constituée. Car associer ses équipes au choix du logiciel, en créant un groupe chargé de ce projet, est un axe essentiel pour un changement réussi et surtout accepté.

Étape 5 : Établir un budget et un planning

N’oublions pas que l’investissement dans une solution SIRH est coûteux. Il faut donc définir un budget et établir un planning de mise en œuvre afin de garder le projet sous contrôle. Il faudra prendre en compte le coût de l’abonnement, certes, mais il faudra également prendre en compte ceux de la mise en œuvre, de la formation au logiciel, de la maintenance et de l’adaptation aux besoins. Lors de la réception des devis, il faudra s’assurer qu’il n’y a pas de coûts cachés. Alors, prudence et attention seront les maîtres mots de cette étape. Il en sera de même en ce qui concerne le planning de mise en œuvre, ne prévoyez pas de délais trop courts. Les projets prennent parfois un peu de retard et il est préférable d’éviter de générer de la frustration chez ses collaborateurs en postposant sans cesse la mise en œuvre du projet.

Bon à savoir : vous trouverez dans cet article des informations sur le prix de l’installation d’un logiciel RH.

Étape 6 : Sélectionner un logiciel RH adapté à sa structure

Pour ce faire, une fois le cahier des charges SIRH rédigé, rien de tel que le benchmark. Vous pourrez questionner vos collègues professionnels des RH afin d’échanger avec eux sur leurs solutions SIRH, cela sera déjà un premier pas. Vous pourrez également vous rendre dans l’un des salons dédiés à la fonction RH afin de rencontrer des exposants et d’échanger avec eux. À l’issue, de cette visite, je vous conseille de sélectionner au maximum 3 prestataires, de leur confier votre cahier des charges et d’étudier leur proposition. Et tout ceci au sein de votre équipe projet bien sûr.

Faire appel à un formateur en logiciels RH, allié des RH

Son rôle, bien que souvent lié à une société d’édition de logiciels RH, va bien au-delà d’un simple conseil commercial. Riche d’un grand talent d’écoute et d’analyse, le formateur SIRH a la capacité de parfois mieux appréhender les besoins en SIRH que les services RH eux-mêmes. Expérimenté et force de proposition, il est passé maître dans l’évaluation, puis la configuration et le déploiement des logiciels SIRH. Et il sait adapter les solutions de sa société à la réalité du terrain rencontrée par nos clients.

Entre l’analyse fonctionnelle et le paramétrage, il va accompagner chaque étape de la mise en place du logiciel RH et va fournir un reporting d’activité des plus précis. Enfin, ses qualités de formateur sont indispensables aux services RH qui vont pouvoir ainsi se reposer sur lui pour aider chaque équipe à parfaitement maîtriser l’utilisation quotidienne de ce nouvel outil RH. 

Les missions du Formateur / Consultant SIRH

Le métier de formateur/consultant en logiciel RH est des plus complets car il mêle un volet de consulting en SIRH, de l’analyse fonctionnelle des besoins, un accompagnement dans la mise en place de l’outil et de l’animation de sessions de formation.

L’évaluation des besoins fonctionnels des services RH

Le formateur en logiciel RH va tout d’abord auditer les besoins “réels” de chaque client. Pour opérer son analyse fonctionnelle des besoins spécifiques de chaque entreprise, il va collecter auprès des différents services – majoritairement des services RH – et les informations nécessaires à une configuration idéale du logiciel. Ainsi, il va être en mesure de rédiger un cahier de fonctionnalités attendues et de lister toutes les spécifications fonctionnelles. En accompagnant ses clients dans la définition de leur schéma directeur SIRH, le formateur SIRH va leur permettre de construire ensemble la personnalisation de leur offre. Spécialiste des services RH, le consultant en SIRH va également fournir de précieux conseils sur toutes les thématiques RH (Paie, Formation, Gestion du temps de travail, Entretiens Annuels, Notes de Frais, Mobilité…) en lien avec la mise en œuvre des solutions proposées.

Pilotage de projets SIRH

Une fois les besoins et les fonctionnalités bien spécifiés, le formateur en logiciel RH va pouvoir aider au pilotage (et à la priorisation, entre autres) des projets d’implémentation des différents modules, accompagnant les entreprises dans toutes les étapes nécessaires à la mise en production. Véritable allié, il va assurer la communication entre les différents acteurs du projet (notamment la direction, les services RH et les équipes informatiques), informer chaque partie de l’état d’avancement et s’assurer de la gestion de la livraison de la commande et du suivi du planning.

L’aide à la mise en place des logiciels RH

Au cœur même du projet, le formateur en logiciel RH assiste son client lors des tests de l’outil et l’accompagne dans sa mise en exploitation. Il va notamment aider au paramétrage de l’application et des outils d’informatique décisionnels, facilitant l’extraction des données pour les déclarations obligatoires et l’alimentation de la BDES (base de données économique et sociale). Suivant toute la mise en place du logiciel RH, il va être en mesure de centraliser les incidents, assurer un suivi de leur traitement, effectuer les relances nécessaires, apporter des solutions d’optimisation de l’outil et définir les éventuels patches de mises à jour automatiques suite aux évolutions réglementaires et/ou fiscales des éléments liés à la paie par exemple. Ainsi, il va être en mesure de proposer un logiciel entièrement personnalisé aux besoins et spécificités de l’entreprise. 

La formation et l’accompagnement des clients à l’utilisation des solutions 

Mettre en place le logiciel RH est bien entendu une étape importante mais la formation à l’utilisation de ce nouvel outil est primordiale pour les équipes. Le formateur/consultant SIRH va donc avoir en charge de former les nouveaux utilisateurs à l’application. Pour cela, il va créer différentes sessions de formation qui seront différentes en fonction des équipes de l’entreprise, il va créer un support client pour faire face à des problèmes d’utilisation. Il va également assurer le suivi et les réponses aux remontées clients et va prendre en charge la conception et la réalisation des supports de cours et de documentations produits.