Le 18 juin 2025, la Cour de cassation a rendu une décision qui intéresse directement les directions des ressources humaines. En reconnaissant que les emails professionnels peuvent constituer des données à caractère personnel, elle rappelle une obligation souvent sous-estimée : une entreprise doit être capable d’identifier, de retrouver et de communiquer les données personnelles qu’elle détient lorsqu’un salarié exerce son droit d’accès.
Si cette décision s’inscrit dans le cadre du RGPD, elle met surtout en lumière une problématique beaucoup plus large : la gouvernance des données RH. Car une question se pose aujourd’hui à de nombreuses organisations : savez-vous réellement où se trouvent toutes les données personnelles de vos collaborateurs ?
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Au-delà de la jurisprudence, un constat de terrain
Cette décision ne crée pas une nouvelle obligation. Les droits d’accès prévus par le RGPD existent depuis plusieurs années.
En revanche, elle rappelle une réalité opérationnelle : répondre à une demande d’accès ne consiste pas uniquement à extraire un dossier collaborateur. Il faut parfois rechercher des informations réparties dans plusieurs outils, plusieurs services et plusieurs formats.
Dans les entreprises, les données RH ne se trouvent plus uniquement dans un logiciel RH. Elles circulent quotidiennement entre le SIRH, le logiciel de paie, les outils de recrutement, les plateformes collaboratives, les espaces de stockage documentaire, les emails, les fichiers Excel créés au fil des besoins…
Cette multiplication des sources rend la gestion des données beaucoup plus complexe qu’il n’y paraît.
Le véritable défi n’est plus de stocker les données… mais de les maîtriser
Nous observons souvent le même constat : les entreprises disposent de nombreuses informations, mais peinent parfois à répondre rapidement à des questions pourtant essentielles.
- Où cette donnée est-elle enregistrée ?
- Existe-t-il plusieurs versions du même document ?
- Qui peut consulter cette information ?
- Cette donnée est-elle toujours utile ?
- Est-elle conservée pendant la bonne durée ?
- Que se passe-t-il lorsqu’un collaborateur quitte l’entreprise ?
Autrement dit, la difficulté n’est plus uniquement technique. Elle est avant tout organisationnelle. Et c’est précisément ce que la récente décision de la Cour de cassation vient rappeler : une entreprise doit être en mesure de connaître les données qu’elle détient, d’en maîtriser les accès et de pouvoir les retrouver rapidement lorsqu’une demande est formulée.
Les données RH sont parmi les plus sensibles de l’entreprise
Les équipes RH manipulent quotidiennement des informations particulièrement sensibles : identité des collaborateurs, rémunération, évaluations, parcours professionnel, documents contractuels, candidatures, formations ou encore absences.
À cela s’ajoutent de nombreuses données présentes dans les échanges quotidiens : emails, comptes-rendus, commentaires, documents partagés ou pièces jointes.
Cette réalité est souvent sous-estimée. Pourtant, c’est bien l’ensemble de ces informations qui doit être gouverné de manière cohérente.
Plus ces informations sont dispersées, plus les risques augmentent :
- Difficultés à répondre aux demandes RGPD ;
- Doublons ou incohérences entre plusieurs outils ;
- Accès inadaptés à certaines informations ;
- Conservation de données devenues inutiles ;
- Multiplication des fichiers locaux difficilement maîtrisables.
La conformité ne dépend donc pas uniquement de la sécurité informatique. Elle repose aussi sur une gouvernance claire des données.
Notre retour d’expérience : la dispersion reste le principal point de vigilance
Contrairement aux idées reçues, les principales difficultés ne proviennent pas toujours du SIRH lui-même.
Les points de vigilance se situent souvent à la périphérie : un fichier Excel conservé par un manager, des pièces jointes échangées par email, plusieurs versions d’un même document, des espaces collaboratifs dont les droits n’ont jamais été revus, des dossiers de recrutement archivés sans politique de conservation clairement définie…
C’est cette accumulation progressive qui complique ensuite les recherches et augmente les risques de non-conformité.
Avant même de parler d’outils, il est donc souvent pertinent de cartographier les données RH existantes, d’identifier leurs flux et de s’assurer que chaque information a une place clairement définie.
Pourquoi un SIRH constitue une réponse pertinente ?
Un SIRH moderne ne répond plus uniquement à un objectif de digitalisation.
Lorsqu’il est correctement intégré au système d’information, il contribue à instaurer une véritable gouvernance des données RH.
Il permet notamment de :
- Centraliser les informations collaborateurs ;
- Limiter les ressaisies et les doublons ;
- Structurer les processus RH ;
- Gérer finement les droits d’accès ;
- Tracer les actions réalisées ;
- Faciliter les recherches en cas de demande RGPD.
L’objectif n’est pas seulement de gagner du temps mais aussi de disposer d’une source de données fiable, partagée par l’ensemble des acteurs concernés et capable d’accompagner durablement les évolutions de l’entreprise.
Des solutions comme Lucca s’inscrivent pleinement dans cette démarche en centralisant les processus RH et en facilitant la gestion quotidienne des informations collaborateurs.
La technologie ne fait pas tout
Mettre en place un SIRH constitue une étape importante, mais aucun outil ne peut, à lui seul, garantir la conformité.
Une gouvernance efficace repose également sur des processus clairement définis, une politique de conservation des données, une revue régulière des droits d’accès et une collaboration étroite entre les RH, la DSI et les équipes juridiques.
C’est l’association entre les outils, les méthodes de travail et les bonnes pratiques qui permet de construire une gestion durable des données RH.
Une opportunité de faire évoluer sa stratégie RH
La décision rendue par la Cour de cassation le 18 juin 2025 constitue avant tout un signal.
Elle rappelle que les données personnelles ne sont plus un simple sujet de conformité. Elles sont devenues un véritable enjeu de gouvernance, de performance et de confiance.
Pour les directions RH, c’est l’occasion de s’interroger sur la manière dont les données sont aujourd’hui collectées, stockées, partagées et sécurisées.
Au-delà du respect du RGPD, une meilleure maîtrise des données permet de fiabiliser les processus, de renforcer la qualité des informations disponibles et d’offrir une meilleure expérience aux collaborateurs.
La mise en place d’un SIRH constitue une étape importante, mais elle gagne à s’inscrire dans une réflexion plus globale sur les processus RH et la gouvernance des données.
C’est pourquoi de nombreuses entreprises choisissent de s’appuyer sur un partenaire capable de les accompagner dans cette transformation, depuis l’analyse des besoins jusqu’au déploiement de leur solution SIRH. Le Groupe plenITude, partenaire intégrateur des solutions SIRH Lucca, accompagne les organisations dans cette démarche afin de construire une gestion des ressources humaines à la fois plus performante, plus sécurisée et plus durable.
L’équipe de rédaction Des fichiers, une entreprise est composée d’un collectif d’experts des RH : Rédacteurs, Consultants SIRH chez l’éditeur, Consultants RH en cabinet.