La vie d’une entreprise est ponctuée d’événements : l’arrivée de nouveaux collaborateurs, le départ d’autres… Le but est de savoir comment les gérer, de manière à conserver un équilibre au sein de l’entreprise et des conditions de travail optimales. Cela passe notamment par l’offboarding.
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L’offboarding pour accompagner le départ d’un collaborateur
Quand on pense à l’expérience collaborateur, il nous vient tout de suite en tête l’onboarding. Il s’agit du processus d’intégration d’un nouveau salarié au cœur de l’entreprise, qui va conditionner sa fidélisation. C’est donc une étape importante, une première impression. Et pourtant, l’offboarding l’est tout autant ! Des éléments comme les congés de mobilité ou encore le dispositif Transco sont des choses qui permettent de démocratiser les parcours d’accompagnement externe et qui portent leurs fruits aux entreprises et aux pratiques RH françaises.
Qu’est-ce que l’offboarding ?
L’offboarding correspond au processus de départ d’un collaborateur de l’entreprise, en d’autres termes, son accompagnement à sa sortie de l’entreprise. Que ce départ soit volontaire ou contraint, l’offboarding regroupe toutes les procédures et services destinés à gérer et faciliter la sortie du salarié de l’entreprise. Il permet d’optimiser le processus de départ d’un point de vue administratif et pratique. Mais ce n’est pas tout, il joue aussi un rôle en ce qui concerne le fait de donner une image positive de l’entreprise et garantir la protection des données.
Quels sont les enjeux de l’offboarding ?
Le départ d’un collaborateur doit être géré avec attention et de manière positive. Il n’hésitera pas à parler de son ancienne entreprise autour de lui, que ce soit en bien ou en mal, selon l’expérience qu’il aura vécu. Une bonne méthode d’offboarding est pour certain un moyen stratégique de garantir une bonne image de la structure. Elle permet de se mettre plus en avant dans la « course à la performance » entre les différentes structures, et rend aussi l’entreprise plus attractive pour les nouveaux talents potentiels. Elle représente aussi un enjeu au niveau de la politique d’amélioration de la Qualité de Vie au Travail (QVT), de la RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) ou encore de sa diffusion en interne comme en externe.
Des conseils pour bien gérer le départ d’un collaborateur
Pour bien gérer le départ d’un employé et l’offboarding, il est important d’avoir des outils solides sur lesquels s’appuyer. Cela passe par des étapes à suivre, des points de vigilance ou encore des erreurs à ne pas commettre. Nous vous détaillons ci-dessous tous les aspects à optimiser pour ne pas perturber la cohésion de l’équipe lors de l’annonce du départ du collaborateur.
Les 6 étapes du processus d’offboarding
Pour que l’offboarding soit le plus stratégique et optimisé possible, il faut suivre six étapes qui permettent de n’oublier aucune formalité et de garantir un départ de l’employé dans les règles et de la meilleure façon qu’il soit pour l’entreprise.
Informer les managers
La première étape du processus d’offboarding est la communication avec les managers. Le plan général de l’offboarding doit être réalisé avec eux. C’est aussi un point clé pour s’assurer qu’ils disposent de tous les éléments utiles et nécessaires pour prévenir leur équipe de la meilleure façon possible, autant au départ d’un salarié qu’à l’arrivée de nouveaux collaborateurs pour les intégrer. Enfin, c’est également essentiel pour pouvoir préparer l’entretien de départ de l’employé sortant et recueillir un bon feedback.
Organiser la passation
La passation de poste doit se faire de manière progressive. Si le futur remplaçant est choisi, il est préférable que le salarié sortant le forme, ce qui permet à la fois de faire des économies en termes de coûts de formation, et à la fois d’assurer la qualification et une bonne succession au poste. Cette étape doit être structurée pour ne pas perdre les compétences et les connaissances du collaborateur, et que son savoir-faire soit transmis de manière optimale.
Récupérer le matériel
Tous les équipements doivent être restitués à l’entreprise le jour J. Le mieux étant de préparer une check liste en amont pour faciliter les vérifications et ne rien oublier.
Ne pas négliger l’administratif
Plusieurs documents administratifs doivent être remis aux collaborateurs à son départ. Voici les trois documents de fin de contrat :
- La remise du solde de tout compte (qui retrace l’historique des salaires et paiements). Il doit être détaillé, précis et répondre à un formalisme strict. Un expert-comptable peut l’établir pour vous (en savoir plus sur le métier de Comptable).
- Une attestation Pôle Emploi (pour que l’employé sortant puisse prétendre à une allocation-chômage).
- Un certificat de travail (il atteste de la présence de la personne dans l’entreprise).
Ces documents doivent être impérativement remis dans les délais indiqués à l’employé, au risque d’être sanctionné par la justice.
Bon à savoir : Cela peut-être intéressant d’écrire une lettre de recommandation pour le collaborateur sortant, pour le valoriser et mettre en avant l’esprit collaboratif et la reconnaissance de l’entreprise.
Recueillir un feedback constructif
Le feedback est un élément clé pour la stratégie RH ! Cela permet de savoir comment le collaborateur a pu trouver le processus d’offboarding, et de recueillir des informations qui peuvent être intéressantes pour améliorer la stratégie de l’entreprise et faire évoluer l’établissement ainsi que son fonctionnement. C’est aussi un point important pour le futur ex-collaborateur. En recueillant son avis, il verra que son travail a été important pour la vie de l’entreprise.
Les erreurs à ne pas commettre lors du départ d’un collaborateur
Certaines erreurs peuvent être évitées afin d’assurer un départ simple et quiet d’un salarié de l’entreprise.
Ne pas accepter le départ
Chercher à retenir un collaborateur à tout prix n’apporterait rien de positif à l’entreprise, ni à ce dernier. Il vaut mieux l’encourager vers sa nouvelle lancée, le remercier et le féliciter pour son investissement, même s’il y a eu des accrochages. Il est important aussi de bien comprendre les motifs de son départ, et de faire toutefois un bilan positif de son expérience et d’accepter sa décision.
Ne pas recueillir l’avis du collaborateur
Ne pas recueillir l’avis du collaborateur serait une grande erreur ! En effet, récolter la vision du salarié sur l’expérience qu’il a eu au sein de la structure pourrait donner des clés pour le recrutement de son successeur. Il pourrait apporter des éléments intéressants pour adapter la stratégie de l’entreprise, ou encore revoir certains processus…
L’équipe de rédaction Des fichiers, une entreprise est composée d’un collectif d’experts des RH : Rédacteurs, Consultants SIRH chez l’éditeur, Consultants RH en cabinet.