L’arrivée d’un collaborateur est un moment important pour une entreprise. L’onboarding, aussi appelé processus d’intégration, est en effet primordial au maintien d’une bonne ambiance de travail au sein de la structure. Si l’on ne veut pas devoir annoncer le départ d’un collaborateur de façon précipitée, il convient de bien le préparer en amont. Cela passe notamment par la transmission de l’information à l’ensemble du personnel. On peut aussi solliciter les managers afin de préparer au mieux cette annonce. Voici nos 5 conseils pour vous aider à savoir comment annoncer l’arrivée d’un nouveau collaborateur dans les règles de l’art.
Sommaire de l'article
5 idées pour annoncer l’arrivée d’un nouvel employé en interne
Réunir les membres de l’équipe
L’équipe doit être informée en amont de l’arrivée du nouveau collaborateur, dès lors que l’embauche est signée, pour l’accueillir dans de bonnes conditions. On peut par exemple le faire lors d’une réunion hebdomadaire. Cette mission peut être accomplie soit par le manager, soit par une personne du service RH, ou même par le dirigeant lorsqu’il s’agit d’une petite entreprise. L’objectif est de détailler les raisons de son embauche, le rôle qu’il adoptera dans l’entreprise et les critères qui l’ont amené à être engagé. Chacun pourra alors adapter son emploi du temps afin de consacrer un peu de temps à le former. Cela permet également de se préparer à l’arrivée de cette nouvelle personne si elle remplace un employé sortant.
💡Bon à savoir : Découvrir une arrivée le Jour-J peut révéler chez certains salariés des sentiments de frustration et de rivalité. La qualité de l’accueil du futur employé peut être alors compromise.
Organiser une réunion informelle
Il peut être intéressant d’organiser un événement de pré-boarding pour que le nouveau collaborateur rencontre sa future équipe avant son arrivée. Cela permettrait, pour lui, de moins appréhender son premier jour et de se faire une première idée de l’environnement dans lequel il évoluera professionnellement. C’est aussi un moyen pour les salariés déjà présents dans l’entreprise d’avoir un premier contact avec leur futur collègue, et de ne pas être “pris par surprise”.
💡Bon à savoir : Un mauvais accueil de la part de l’équipe fait partie des raisons qui peuvent pousser un nouveau collaborateur à partir.
Partager le profil LinkedIn en interne
Cette pratique a plusieurs avantages. En plus de permettre aux collaborateurs de se familiariser avec les compétences et le parcours du nouvel arrivant, cela permet aussi de se découvrir des points communs : parcours scolaire, expériences professionnelles… Et donc de faciliter les premiers échanges avec des idées de sujets de discussion à aborder. Certains pourront aussi naturellement prendre contact avec le nouveau collaborateur avant son premier jour de travail, ce qui va faciliter son intégration et renforcer les liens dans l’entreprise.
Mettre en place un programme de parrain / marraine
Mettre en place un programme de parrain/marraine est une bonne idée pour plusieurs raisons. Déjà, cela permet aux nouveaux collaborateurs de bénéficier d’un soutien et d’une orientation dès leur arrivée, ce qui facilite leur intégration et leur adaptation à la culture de l’entreprise. En ayant un parrain ou une marraine attitré(e), ils ont une personne de confiance vers qui se tourner pour poser des questions, obtenir des conseils et se sentir soutenus. Enfin, cela favorise les liens interpersonnels et la création de réseaux au sein de l’entreprise, ce qui peut renforcer le sentiment d’appartenance et la collaboration entre les employés.
💡Bon à savoir : 45% des démissions ont lieu la première année et une mauvaise intégration fait démissionner 1 cadre sur 3 (étude réalisée par Cadremploi).
Envoyer un e-mail en interne
Pour informer tous les collaborateurs en interne, envoyer un e-mail peut être une bonne idée. Il devra comporter plusieurs informations : le nom et le prénom du futur employé, le contexte de son recrutement, les missions qui lui seront confiées, le poste qu’il occupera, quelques détails concernant son parcours… L’ensemble des personnes présentes dans l’entreprise doivent connaître un minimum d’éléments afin de prévoir le meilleur accueil possible au nouvel arrivant.
💡Bon à savoir : Si ce dernier voit que son arrivée était attendue, il verra qu’on lui porte de l’attention et se sentira considéré. Son intégration sera facilitée et cela sera aussi une source de motivation.
Exemple de mail pour annoncer l’arrivée d’un nouveau collaborateur
Avec tous les détails à intégrer dans le message, on peut le structurer de cette façon :
Mesdames, Messieurs
J’ai le plaisir de vous annoncer l’arrivée dans notre entreprise de Monsieur X. Il viendra renforcer notre équipe d’assistants administratifs et va ainsi pouvoir collaborer avec vous sur le développement des nouveaux projets mis en place au sein de la direction ces dernières semaines.
Monsieur X possède déjà une expérience de plus de dix ans dans ce domaine, et sera donc sans aucun doute rapidement opérationnel auprès de vous.
Je n’en ai aucun doute mais je vous remercie de lui réserver un bon accueil pour que son intégration soit la plus rapide possible. Une réunion de présentation aura lieu mardi à 10h et l’ensemble du personnel y est convié.
Cordialement.
Quels impacts sur la marque employeur ?
Mettre en place des actions pour annoncer l’arrivée d’un nouveau collaborateur permet d’améliorer la marque employeur en renforçant l’image positive de l’entreprise auprès des employés et des candidats potentiels. Cela montre que l’entreprise valorise ses employés et accorde de l’importance à leur intégration. En communiquant sur l’arrivée d’un nouveau collaborateur, elle démontre sa capacité à attirer et à recruter des talents, ce qui renforce sa réputation en tant qu’employeur attractif. En plus de créer un sentiment de dynamisme et de croissance, ce qui peut attirer l’attention des candidats qualifiés et les inciter à postuler.
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