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Comment annoncer l’arrivée d’un collaborateur en interne à ses équipes ?

manager qui annonce l'arrivée d'un collaborateur

L’arrivée d’un collaborateur est un moment important pour une entreprise. L’onboarding, autrement dit le processus d’intégration, est en effet primordial au maintien d’une bonne ambiance de travail au sein de la structure.

Si l’on ne veut pas devoir annoncer le départ d’un collaborateur de façon précipitée, il convient de bien le préparer en amont. Cela passe notamment par la transmission de l’information à l’ensemble du personnel présent dans la structure. De plus, on peut aussi solliciter les manager et responsables de l’entreprise afin de préparer au mieux cette annonce. Voici nos meilleurs conseils pour annoncer l’arrivée d’un nouvel employé dans les règles de l’art.

Annoncer l’arrivée d’un nouveau collaborateur : pourquoi est-ce si important ?

Élément essentiel de l’onboarding, l’annonce de l’arrivée d’un nouveau collaborateur n’est pas juste une simple formalité administrative. Elle répond à plusieurs objectifs qui concernent autant l’entreprise que ses collaborateurs, ainsi que le futur salarié. Il est important de s’y prendre correctement, principalement pour ces deux raisons :

Pour faire en sorte que l’équipe lui réserve un bon accueil

L’équipe doit être informée en amont de l’arrivée du nouvel employé pour comprendre quelles seront ses missions, la façon dont ils vont travailler ensemble, et pour l’accueillir dans de bonnes conditions. Ils pourront alors adapter leur emploi du temps afin de consacrer un peu de leur temps à former le nouvel arrivant. Cela leur permet également de se préparer à l’arrivée du cette nouvelle personne si ce dernier remplace un employé sortant. Enfin, découvrir une arrivée le Jour-J peut révéler chez certains salariés des sentiments de frustration et de rivalité. La qualité de l’accueil du futur employé peut être alors compromise.

Pour faciliter son intégration

Une étude a montré que 4% des nouveaux embauchés quittent leur poste dès le premier jour (source : Compta-Online). Et une autre étude réalisée par l’Observatoire du SIRH en 2013 a révélé que 20% des nouveaux employés ont dit ressentir l’envie de le faire dès le premier jour. Cela peut s’expliquer par diverses raisons, notamment un mauvais accueil “matériel” (un poste de travail mal mis en place, un manque de moyens, de  matériel ou de formation…). Un mauvais accueil de la part de l’équipe fait aussi partie des raisons qui peuvent pousser un nouveau collaborateur à partir (l’équipe qui n’était pas averti de l’embauche, un mauvais rapport avec certains membres du personnel etc.). C’est ce qui explique l’importance que l’ensemble des membres de l’équipe soient tenus au courant l’arrivée du nouvel employé .

Il est nécessaire d’annoncer l’entrée du nouveau collaborateur dans la structure. Si ce dernier voit que son arrivée était attendue, il verra qu’on lui porte de l’attention et se sentira considéré. Son intégration sera facilitée, et cela sera aussi motivant pour ce dernier.

Comment et à quel moment faut-il communiquer à ce sujet ?

La communication ne doit pas attendre l’arrivée du collaborateur. Il faut préparer l’entrée du nouveau salarié dans l’entreprise à tous les niveaux.

Auprès des membres de l’équipe

Il convient d’informer les membres de l’équipe en amont, dès lors que l’embauche est signée. Il est possible de le faire lors d’une réunion hebdomadaire, par exemple. Il faut réunir l’ensemble de l’équipe et détailler les raisons de l’embauche du nouvel employé : le rôle qu’il adoptera dans l’entreprise, les critères qui l’ont amenés à être engagé. Cette mission peut être faite soit par le manager, soit par une personne du service RH, ou même par le dirigeant lorsqu’il s’agit d’une petite entreprise. 

Auprès de tous les collaborateurs

Tous les collaborateurs doivent aussi être prévenus en interne. Cela peut se faire par plusieurs canaux : par le biais d’un e-mail, du journal interne ou d’un autre outil de communication interne. Il reste tout de même préférable d’en informer les équipes de vive-voix, en toute transparence, avant une toute autre communication.

Dans l’annonce, il est important de mentionner le nom, prénom, la date d’arrivée du nouveau talent, ainsi que le poste / service qui lui sera confié.

Auprès du nouvel arrivant

Il peut être intéressant d’organiser un événement de pré-boarding pour que le nouveau collaborateur rencontre sa future équipe avant son arrivée. Cela permettrait, pour lui, de moins appréhender son premier jour et de se faire une première idée de l’environnement dans lequel il évoluera professionnellement. C’est aussi un moyen pour les salariés déjà présents dans l’entreprise d’avoir un premier contact avec leur futur collègue, et de ne pas être “pris par surprise”.

De quelles manières structurer le message ?

Pour informer tous les collaborateurs en interne, envoyer un e-mail peut être une bonne idée. Il devra comporter plusieurs informations : le nom et le prénom du futur employé, le contexte de son recrutement, les missions qui lui seront confiées, le poste qu’il occupera, quelques détails concernant son parcours… L’ensemble des personnes présentes dans l’entreprise doivent connaître un minimum d’éléments sur cette nouvelle arrivée,  afin de prévoir le meilleur accueil possible à ce dernier.

Exemple d’e-mail pour annoncer l’arrivée d’un nouveau collaborateur

Avec tous les détails à intégrer dans le message, on peut le structurer de cette façon :

Mesdames, Messieurs

J’ai le plaisir de vous annoncer l’arrivée dans notre entreprise de Monsieur X.  Il viendra renforcer notre équipe d’assistants administratifs et va ainsi pouvoir collaborer avec vous sur le développement des nouveaux projets mis en place au sein de la direction ces dernières semaines.

Monsieur X possède déjà une expérience de plus de dix ans dans ce domaine, et sera donc sans aucun doute rapidement opérationnel auprès de vous.

Je n’en ai aucun doute mais je vous remercie de lui réserver un bon accueil pour que son intégration soit la plus rapide possible. Une réunion de présentation aura lieu mardi à 10h et l’ensemble du personnel y est convié.

Cordialement.

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