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Cahier des charges du logiciel rh : Pourquoi et comment le faire ?

rédiger un cahier des charges sirh

Face à l’offre pléthorique d’éditeurs de sirh, il n’est pas facile de faire son choix. La rédaction d’un cahier des charges sirh est alors une étape indispensable pour définir en amont tous vos besoins et trouver ainsi le prestataire qui saura parfaitement y répondre. 

Pourquoi faire un cahier des charges pour son projet d’équipement SIRH ?

Quand on se décide à passer à la digitalisation des tâches RH, le choix du sirh se pose. Face aux différents éditeurs du marché et à tous les types de logiciels rh, difficile parfois de trouver l’interlocuteur idéal. La solution pour y voir plus clair ?  la rédaction d’un cahier des charges sirh !

Pourquoi ce cahier des charges est-il aussi important ? Parce qu’il va vous permettre : 

  • de définir tous vos besoins en gestion du personnel
  • de les hiérarchiser en fonction de leur importance pour vous
  • de lister vos attentes en matière de fonctionnalité, d’évolution et de qualité des solutions recherchées
  • de présenter précisément aux fournisseurs de solutions sirh vos exigences, afin qu’ils vous proposent la solution la plus adéquate
  • de vérifier facilement  l’adaptation des solutions SIRH du marché à votre entreprise

Avant la rédaction de son cahier des charges sirh, il faut être au clair sur :

Les enjeux de la mise en place de logiciels rh

Faites, si besoin, un audit du fonctionnement actuel de vos process et outils RH. Quels sont vos points forts, sur lesquels vous appuyer (si vous avez un logiciel de gestion de paie qui fonctionne parfaitement, par exemple, intégrez le aux choses à ne pas modifier) ? Et quels sont vos points faibles : sur quoi devez-vous gagner en temps, en argent, en collaboration, en organisation ? Avez-vous besoin de plus de centralisation ? De plus de sécurité de vos données ? De plus de digitalisation de vos outils ? De plus de liberté d’accès (une solution sirh saas en ligne sera alors privilégiée). 

Les contraintes techniques

Pour cette partie de l’audit de l’existant, l’aide de votre DSI ou service informatique est indispensable. Il est nécessaire de faire l’état des lieux de votre système d’information et de votre environnement technique actuel concernant les solutions RH. Vos ressources techniques vont alors conditionner la mise en œuvre de la solution sirh choisie. Cette partie de l’audit est primordiale pour déployer votre logiciel rh.

Les besoins fonctionnels indispensables et secondaires

Ici, l’audit va se tourner vers vos collaborateurs et les utilisateurs finaux de la solution sirh à venir : quels sont les outils qui leur manquent ? Quels sont ceux qu’ils maîtrisent déjà bien ? Quels sont ceux qui pourraient améliorer leur quotidien au travail ? Et comment appréhendent-ils l’environnement technique (indispensable pour savoir si vous aurez besoin ou pas d’un formateur spécialisé dans le logiciel rh.

Les bonnes personnes pour mener à bien le projet d’équipement sirh

Il peut s’avérer utile de constituer une véritable équipe en charge du projet sirh. Cela permet de cadrer votre projet et cela permet de faciliter la communication. Il faut alors réfléchir à choisir un chef de projets, des experts métiers, techniques et des utilisateurs finaux. 

Votre budget et votre calendrier pour ce projet sirh

Ici, l’audit doit concerner les équipes dirigeantes et le DAF : quelle est l’enveloppe budgétaire pour ce projet ? Et sous quel délai chaque étape de la mise en oeuvre (le choix du prestataire, les formations aux collaborateurs, la mise en place du sirh…) doivent être décidées ? 

Les éléments à mettre dans son cahier des charges de projet d’équipement de logiciel rh

Une présentation de l’entreprise, du service RH et des process RH déjà en place 

Pour cette première partie, il est important de détailler l’existant, afin que l’éditeur sirh comprenne bien le contexte du projet au sein de votre entreprise. Présentez ici l’entreprise, sa stratégie globale, son organisation mais aussi le service RH, sa structure, son fonctionnement actuel, ses métiers, les outils RH actuels, les contrats (type, volume traité…).

Les objectifs du projets RH par fonctions RH

Détaillez les objectifs de votre projet en fonction des fonctions RH : l’organisation du travail, la paie, le recrutement, la formation, la QVT… Déterminer de grandes familles et listez quels enjeux y sont liés. Pour exemple : 

  • En gestion de la paie : faciliter l’échange de documents professionnels, améliorer l’accès à ces documents par les collaborateurs, réduire les erreurs…
  • En organisation du travail : optimiser la gestion du télétravail, améliorer le suivi des heures travaillées, permettre aux collaborateurs de gérer plus facilement leurs congés…
  • En recrutement : gérer le dossier candidat sur une seule plateforme, améliorer le processus d’onboarding…

La description des besoins fonctionnels et du périmètre d’intervention

Quand les objectifs du projet sont bien définis, il est alors possible de se pencher sur les besoins fonctionnels. Pour faciliter la tâche de l’éditeur sirh et vous permettre de faire un choix plus clair, vous pouvez créer une liste des fonctionnalités sirh désirées avec un classement précis : urgent, prioritaire, accessoire, long terme, facultatif…

Parmi les besoins fonctionnels, l’on peut trouver : 

  • gestion de la paie
  • gestion du recrutement
  • gestion du dossier collaborateur
  • gestion de l’onboarding
  • gestion des notes de frais
  • gestion des temps de travail

Les contraintes techniques et de reprise des données

Les contraintes techniques doivent, elles aussi, être précisément listées. L’audit fait avec le DSI (cf précédemment) peut grandement vous y aider. Pensez bien à préciser alors quelles données devront être reprises, digitalisées et conserver, comment gérer l’interopérabilité avec vos autres logiciels, quelles exigences légales doivent être respectées (exemple : RGPD), quel mode de fonctionnement vous souhaitez privilégier (licence, cloud, SaaS…), quelles fonctionnalités vous avez besoin d’intégrer en premier… 

La mise en œuvre du projet SIRH : budget, calendrier, livrables attendus, formation et accompagnement attendus…

En termes de budget, précisez bien l’enveloppe budgétaire exacte et le mode de financement. Le calendrier doit bénéficier de la même précision, avec les différentes étapes de mise en oeuvre et les deadlines précises (choix de l’éditeur sirh, formations, mise en place technique par paliers). Indiquez également aux éditeurs sirh, quels sont les livrables attendus et ce que vous imaginez en termes d’accompagnement technique et de formation au sirh. 

Les aspects techniques pour déployer votre logiciel rh 

Afin de déployer au mieux votre sirh, il vous faudra définir trés précisément les prérequis techniques. Si vous avez les logiciels RH déjà installés et que vous souhaitez conserver, listez-les afin que l’éditeur sirh prévoit l’interface à mettre en place pour la reprise des données. 

Vous allez également devoir choisir le mode d’installation : sous licence, en Saas, cloud, logiciel libre… Ce critère va conditionner le choix de votre éditeur sirh. Pensez également à noter le mode d’accès au sirh : sur site seulement, en ligne, sur application via des tablettes et smartphones, sous IOS ou sous Android…

Un exemple de cahier des charges sirh et de son sommaire

Vous trouverez sur internet de nombreux exemples de cahier des charges sirh. EnjeuxRH par exemple vous propose de télécharger un cahier des charges très fonctionnel avec le sommaire suivant : 

1 – Contexte et objectifs du projet

  • 1.1. Périmètre et objectifs du projet
  • 1.2. Contexte technique

2 – Couverture fonctionnelle 

  • 2.1. Gestion du personnel 
  • 2.2. Gestion de la paie
  • 2.3. Gestion de la masse salariale
  • 2.4. Gestion des recrutements
  • 2.5. Gestion des carrières et des compétences
  • 2.6. Gestion des formations
  • 2.7. Gestion des absences
  • 2.8. Gestion des frais

3 – Portail self-service 

4 – Gestion des utilisateurs 

5 – Reporting et tableaux de bord 

6 – Infrastructure et technologies de la solution

  • 6.1. Architecture 
  • 6.2. Tables et modèles de données 
  • 6.3. Gestion des imports/exports de base 
  • 6.4. Intégration avec les outils et applications informatiques 
  • 6.5. Administration de la sécurité 
  • 6.6. Sauvegardes 
  • 6.7. Aide en ligne

On vous invite d’ailleurs à aller consulter ce webinar sur la rédaction de cahier des charges pour votre sirh :

Et une fois le cahier des charges rédigé ? 

Faire appel à un formateur spécialisé dans le logiciel rh

Votre cahier des charges est un outil que vous allez envoyer aux éditeurs sirh pré-sélectionnés. En fonction de leurs réponses à vos besoins, vous allez pouvoir choisir le sirh qui vous correspond le mieux. Pour cela, vous pouvez demander des démonstrations du logiciel à l’éditeur, qui peut mettre à votre disposition un formateur spécialisé dans le logiciel rh. L’équipe en charge du projet sirh va alors pouvoir essayer chaque solution avec un côté pratique, ce qui facilitera la décision finale. 

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adeline lajoinie

Journaliste et rédactrice depuis 20 ans, Adeline met aujourd’hui sa plume au service du Guide des RH