À l’approche des périodes de vacances, la majorité des salariés partent en congé. Mais si les absences au travail sont mal calculées et mal organisées, elles génèrent des pertes. À cet effet, comment mettre en place une bonne gestion des congés payés et des absences dans votre entreprise ?
Sommaire de l'article
En quoi consiste la gestion des congés payés et absences en entreprise ?
L’une des missions principales de la fonction RH est de gérer les absences et les congés du personnel. Elle se fait en trois étapes : demande de congé, évaluation et réponse (approbation ou refus). Le processus semble simple. En revanche, la réalité est tout autre. En effet, la gestion des congés payés et des absences requiert la considération de plusieurs autres facteurs et paramètres.
Quels en sont les enjeux ?
Les enjeux de la procédure sont importants pour une entreprise car son objectif est de maintenir la performance tout en répondant aux besoins de ses salariés. En d’autres termes, la gestion des congés en entreprise vise à :
- Planifier minutieusement les absences au travail
- Éviter les erreurs de calcul du nombre de jours de congés
- Suivre en permanence les absences au travail de chaque employé au moyen d’un calendrier
La simplification du processus facilite grandement le travail du service RH, mais aussi les étapes de demande du personnel.
Quelles sont les obligations de l’employeur ?
Chaque employé a droit à des congés payés, peu importe son secteur d’activité. Par conséquent, l’employeur est dans l’obligation de les lui accorder. Il se doit aussi de respecter le décompte des jours d’absences et de générer des bulletins de salaire adéquats.
Cependant, le nombre de jours de congé octroyés à un salarié est limité. En général, dans l’année, chaque salarié a le droit à 30 jours ouvrables de congés payés, soit 2,5 jours par mois. Il peut ensuite choisir de prendre un congé principal, d’une durée minimale de 10 jours ouvrable. Ou de prendre jusqu’à 24 jours ouvrables consécutifs. À noter que la période de référence de la prise des congés s’étend du 1ᵉʳ mai au 31 octobre.
Une possibilité de prolongement peut être envisagée en cas de :
- Contraintes géographiques particulières
- Présence d’une personne handicapée dans la famille
- Présence d’une personne âgée en perte d’autonomie
Quelles sont les obligations des salariés ?
Pour qu’un salarié puisse bénéficier de ses congés payés, il doit effectuer une demande au préalable à son employeur. Aucun justificatif n’est alors nécessaire. Cependant, pour des absences, l’employé doit présenter un motif. Aussi, il se doit de prévenir en avance dans un délai de 48 heures.
Si un salarié ne prend pas ses congés payés, ils sont perdus. Toutefois, en tant qu’employé, vous pouvez choisir de les reporter à l’année suivante. Cela, cependant, est uniquement possible dans des cas exceptionnels : maladie, accident de travail, maternité…
Comment (bien) organiser les congés du personnel ?
La gestion des congés au sein d’une entreprise n’est pas une tâche aisée. Avoir une bonne organisation s’avère primordial pour ne pas se perdre, mais surtout, pour éviter les conflits.
Anticiper les demandes de congés
C’est un fait : la majorité des salariés prennent leur congé pendant les fêtes de fin d’année et durant les vacances d’été. Les demandes de congés sont rares avant ces périodes, et les ressources humaines se retrouvent souvent débordées. C’est pour cette raison qu’il est essentiel de se préparer en avance.
- N’attendez pas le dernier moment pour commencer l’organisation des congés de vos employés
- Pour éviter les débordements ou les risques d’avoir trop de salariés absents au travail, incitez-les à faire leur demande plusieurs semaines en avance
Cela évitera également de devoir refuser certaines demandes.
Informer les salariés de la période de prise de congés
Pour mieux organiser les absences au travail, il est crucial de communiquer avec les employés sur les périodes de prise de congés. Cela facilitera l’organisation et vous pourrez mieux prévenir les départs de chacun. Par la même occasion, vous pouvez mieux planifier et répartir les absences.
- Vous pouvez imposer des dates limites de soumission des demandes
- En même temps, incitez vos employés à remplir un formulaire et de vous le soumettre avant les délais prévus
Préparer en avance vos employés leur permet de prendre conscience de l’importance de bien planifier leur départ.
Fixer l’ordre des départs en congés
L’une des missions de la fonction RH est de gérer les départs en congés pour ne pas nuire à la performance de l’entreprise. Mais, les périodes de prises de congés sont souvent les mêmes. Par conséquent, lorsque les employés vont faire leur demande, il est primordial de déterminer un ordre bien défini pour éviter tout conflit.
Vous pouvez, par exemple, donner la priorité aux anciens ou aux services qui sollicitent moins de personnel. Vous pouvez aussi gérer les départs en congés en fonction des situations de chaque employé : mariage, décès, naissance…
Cela évitera que l’entreprise se retrouve sans personnel le moment venu. L’idéal est d’alterner les départs en congés de vos salariés, surtout pour ceux ayant un poste à haute responsabilité. C’est, par exemple, le cas des chefs de services ou des intérims, qui ne peuvent s’absenter en même temps.
Veiller à la prise effective des congés payés
Il est du devoir des RH de s’assurer que les employés jouissent de leurs droits de congés. Le dévouement de ces derniers à leurs tâches augmente certes les chiffres d’affaires. Ils contribuent aussi à la productivité de l’entreprise. Cependant, ils ont parfois besoin de repos. À cet effet :
- Favorisez une culture d’entreprise et incitez vos employés à prendre leurs congés
- Veillez à ce qu’ils en profitent et qu’ils en bénéficient
- Assurez-vous qu’ils respectent les dates prévues
Quel outil choisir pour faciliter la gestion des congés et absences ?
La gestion des congés au sein d’une petite entreprise est simple. Mais, au fur et à mesure que le nombre d’employés augmente, elle devient plus difficile. Utiliser un outil adéquat permet ainsi d’alléger les charges. Par la même occasion, cela aide à mieux gérer les absences au travail.
Utiliser un tableau Excel
Excel est souvent la solution adoptée par de nombreux employeurs. En effet, en raison de sa grande disponibilité, il est accessible à de nombreux utilisateurs. De plus, il est très utilisé dans de nombreuses entreprises. Cela le rend d’autant plus pratique et plus facile à maîtriser.
Cependant, utiliser un tableau Excel dans la gestion des congés et des absences présente des failles :
- La mise en place des feuilles de calcul demande du temps
- Les mises à jour sont souvent manuelles, ce qui engendre des risques d’erreurs
- La saisie des données est manuelle, pouvant entraîner des problèmes de planification et des conflits
Excel présente des avantages considérables au niveau du coût et du niveau d’utilisation. Cependant, il n’est pas toujours efficace lorsque la taille de l’entreprise est importante.
Utiliser un logiciel de gestion des congés
Recourir à un logiciel de gestion des congés est une seconde option pour gérer les absences au travail. Ce type d’outils présente de nombreux avantages, notamment au niveau de la simplicité des demandes. Mais, encore faut-il choisir LE logiciel adapté à votre entreprise. Pour ce faire, il est primordial de vous baser sur des critères essentiels.
Choisissez un logiciel simple à utiliser.
- Nul besoin d’investir dans un outil haut de gamme, mais que vos employés ne peuvent pas maîtriser
- Le plus important est qu’il soit ergonomique et vous fasse gagner du temps.
Optez pour un logiciel multifonction. Ce dernier réduira votre charge de travail et accélèrera la gestion des demandes de congés. Vous pouvez choisir un logiciel qui permet à la fois :
- Le traitement des demandes
- Le suivi des soldes de congés
- La génération de rapports
Enfin, choisissez un logiciel sûr pour protéger les données de tous les employés.
L’équipe de rédaction Des fichiers, une entreprise est composée d’un collectif d’experts des RH : Rédacteurs, Consultants SIRH chez l’éditeur, Consultants RH en cabinet.