En règle générale, pour garantir ce droit au salarié, les congés payés doivent être pris pendant une période définie par l’employeur que l’on appelle période de référence. Cependant, il arrive que tous les congés ne soient pas pris durant cette période. Dans ces cas, diverses obligations incombent à l’employeur, et des questions se posent : les congés payés non pris sont-ils perdus ? Le salarié peut-il demander le paiement de ces congés ? Quelles options s’offrent à l’employeur ?
Sommaire de l'article
Congés payés : règles et principes généraux
Les congés payés représentent les jours de repos accumulés par les salariés en fonction de leur temps de travail effectif. Habituellement, ces congés ne sont pas acquis sur une base annuelle calendaire (du 1ᵉʳ janvier au 31 décembre), mais selon une période de référence courante allant du 1ᵉʳ juin de l’année en cours (N) au 31 mai de l’année suivante (N+1).
Chaque salarié a droit à des congés payés
Selon les dispositions du Code du travail, tout salarié a droit à un congé de 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif chez le même employeur, quelle que soit sa forme de contrat ou son ancienneté. Cela équivaut à 30 jours ouvrables par an (05 semaines).
Les jours de congé doivent être pris pendant la période de référence, en une ou plusieurs fois, avec l’obligation pour l’employeur de garantir ce droit au salarié. Durant cette période, le salarié reçoit une rémunération correspondant à ses congés payés à la date habituelle de versement du salaire. Quant à la question de savoir comment sont calculés les congés payés, le Code du Travail représente le guide à consulter.
Quelles sont les obligations de l’employeur dans la prise de congés ?
En tant que dirigeant ou responsable des ressources humaines (RH), plusieurs obligations vous incombent en matière de gestion des congés payés de vos employés.
- Définir la période des congés : vous devez déterminer la période de congés payés, en vous basant sur la convention collective ou un accord d’entreprise. En l’absence de ces références, vous pouvez fixer les congés après consultation des représentants du personnel.
- Organiser les départs en congé des salariés : vos employés sont tenus de prendre un congé d’au moins 12 jours ouvrables consécutifs (2 semaines) et au maximum 24 jours ouvrables (4 semaines) pendant la période de congés. Ils doivent vous informer de leurs dates de congés choisies. Vous pouvez les accepter ou proposer des alternatives. Vous êtes toutefois tenu de communiquer les dates et l’ordre des départs en congés à chaque salarié, par tous les moyens, au moins un mois à l’avance.
- S’assurer que les congés ont été payés : il est essentiel de vous assurer que tous les congés payés soient pris avant le début de la nouvelle période d’acquisition. Généralement, au 31 mai de chaque année, les congés de l’année précédente doivent être réglés, sauf indication contraire dans l’accord collectif.
Qu’advient-il des congés payés non pris ?
En général, si un salarié n’a pas pris tous ses congés payés à la fin de la période de référence, ils sont perdus, sauf dispositions spécifiques d’un accord d’entreprise ou de la convention collective. Habituellement, ces congés doivent être soldés au 31 mai. Il est donc essentiel de vérifier avec les salariés leur solde de congés. Si vous devez accorder des congés payés, le salarié doit les prendre, sans possibilité de report ou de paiement, excepté dispositions contraires.
Cependant, cela suppose que vous avez défini clairement la période de prise des congés dans votre entreprise. Néanmoins, trois exceptions existent :
- L’autorisation de report par l’employeur à la demande du salarié.
- Une absence pour maladie, congé maternité ou accident du travail.
- La perte des congés due à une faute de l’employeur.
En cas de démission, les congés non pris sont-ils perdus ?
En cas de démission, un salarié a la possibilité de prendre ses jours de congé restants pendant son préavis (période au cours de laquelle le salarié qui a donné sa démission doit continuer de travailler avant de quitter l’entreprise). Mais ces congés payés en cas de démission ne sont pas intégrés au préavis. En tant qu’employeur, vous n’avez pas le droit d’imposer des congés au salarié durant le préavis, mais il peut choisir de suspendre le préavis de sa propre initiative.
L’employeur doit-il indemniser les congés payés non pris ?
En principe, vous n’êtes pas tenu de rémunérer les congés payés non pris, sauf en cas de faute de votre part. Cependant, si vous empêchez la prise des congés, le salarié peut demander leur paiement via une lettre. De plus, à la fin du contrat de travail, vous devez verser une indemnité compensatrice de congés payés, quel que soit le type de contrat, pour les congés non pris. Cette indemnité est versée au départ du salarié de l’entreprise, qu’il soit en CDI ou en CDD.
Un salarié peut-il reporter ses jours de congés non pris sur l’année suivante ?
Comme expliqué, le report des jours de congé non pris à l’année suivante n’est pas possible. Toutefois, certains cas offrent cette possibilité.
En cas d’accord entre l’employeur et le salarié
La décision de reporter les congés payés non pris repose sur une collaboration entre votre salarié et vous, sous réserve d’un accord mutuel ou d’une pratique établie dans l’entreprise. Si un tel accord ou une telle pratique existe, vous êtes alors dans l’obligation d’accepter la demande de report du salarié.
En cas d’absence du salarié
Dans des circonstances spécifiques telles qu’un accident de travail, une maladie professionnelle, un congé maternité ou d’adoption, le salarié a le droit de reporter ses congés non pris. Par exemple, cn cas de maladie avant la période de congé, les jours non pris peuvent être décalés après le retour au travail. Si la maladie de nature non professionnelle survient pendant les congés, le salarié ne peut prolonger ses jours de congé, sauf accord d’entreprise ou convention collective.
Bon à savoir : Alors que la Cour de Justice de l’Union européenne autorise le report en cas de maladie lors des congés, la position juridique en France demeure incertaine sur ce point.
Si la convention collective le permet
Le report des congés payés non pris est possible si votre convention collective le permet. En effet, le Code du travail ne prévoit pas de report automatique des congés payés non pris à la fin de la période d’acquisition. Seules les dispositions conventionnelles ou d’accords d’entreprise/branche peuvent autoriser ce report.
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