Les congés payés sont un droit fondamental pour tous les employés. C’est aussi une composante essentielle de la législation du travail. En effet, l’article L3141-3 du Code du travail stipule que chaque salarié acquiert 30 jours de congé ouvrables maximum à l’année. Ils leur permettent de se reposer, tout en continuant à recevoir leur rémunération habituelle. Mais comment sont calculés les congés payés ?
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Comment sont calculés les congés payés ?
Les salariés bénéficient tous d’une période d’inactivité mais rémunérée à la charge de l’employeur. Cependant le nombre de jours n’est pas toujours égal à un chiffre décimal. Dans ce cas, le Code du travail prévoit que la durée est portée au nombre entier supérieur. Prenons un exemple calcul de congé payé :
Un salarié a travaillé durant 5 mois, il aura donc droit à 13 jours : 5×2.5 = 12.5 = 13
Combien de jours de congés payés par mois acquiert un salarié ?
Il faut noter que les 30 jours accumulés en 1 an ne s’acquièrent que par période de référence. Cette dernière s’étend du 1ᵉʳ juin de l’année en cours au 31 mai de l’année suivante. Il existe ensuite deux méthodes courantes de calcul :
- Le calcul en jours ouvrables, c’est-à-dire du lundi au samedi, ce qui équivaut à 2.5 jours par mois.
- Le calcul en jours ouvrés, c’est-à-dire du lundi au vendredi, ce qui équivaut à 2.08 jours par mois.
À noter que la période de repos dont bénéficie mensuellement un salarié dépend de plusieurs facteurs :
- La durée de son contrat
- Le nombre de jours travaillés par semaine
- La législation en vigueur
Et un salarié à temps partiel ?
La rémunération du congé payé pour un salarié à mi-temps est calculée en fonction de sa rétribution en horaire ou journalière moyenne. Mais le calcul des congés payés se fait selon le nombre de mois travaillés. En conséquence, le salarié bénéficie également de 5 semaines de repos. Toutefois, ce n’est applicable que s’il travaille toute l’année de référence dans l’entreprise.
Comme ce principe d’égalité est reconnu dans la loi :
- S’il souhaite demander du repos, le salarié ne peut pas poser une demi-journée, mais doit obligatoirement prendre un jour entier.
- De plus, pour chaque mois, il débloque 2,5 jours de congés payés. Qu’il ait travaillé 35 heures ou 45 heures dans la semaine.
- Les heures supplémentaires ne permettent pas de débloquer davantage de congés payés.
- Concernant le calcul des indemnisations, il est identique entre un temps partiel et un temps plein.
Comment calculer l’indemnité de congés payés ?
Quand un salarié décide de profiter de son congé, vous devez lui verser une ICP. Deux méthodes sont utilisées :
- La méthode du « dixième » : L’indemnité est alors égale à 1/10ème de la rémunération brute totale perçue pendant la période de référence.
- La méthode du maintien du salaire : Elle équivaut au salaire que le salarié aurait gagné s’il avait continué à travailler durant ses congés. Il suffit de compter le solde horaire, puis de multiplier ce montant par le nombre d’heures de congé.
Les éléments de rémunération intégrés dans le calcul de l’indemnité de congés payés
Voici la liste des sommes à considérer afin de déterminer l’ICP. En effet, durant l’analyse, on ne prend pas en compte tous les contenus de la rétribution brute. On a donc :
- Salaire de base
- Majoration de salaire (heures supplémentaires, travail de nuit)
- Salaire reconstitué pendant des périodes assimilées à du travail effectif (congé maternité, arrêt de travail pour accident de travail, maladie professionnelle…)
- Indemnité de congés payés de l’année précédente
- Prime d’ancienneté (si elle n’est pas versée pour l’année, périodes de travail et de congés confondues)
- Prime d’assiduité versée mensuellement
- Prime d’astreinte
- Commissions pour les commerciaux
- Prime d’expatriation
- Avantages en nature
- 13ᵉ mois (si la somme n’est pas versée pour l’année, périodes de travail et de congés confondues)
- Activité partielle
- Contrepartie financière au titre de l’obligation de non-concurrence
- Indemnités de fin de contrat à durée déterminée
- Indemnités de fin de mission de contrat d’intérim
Quelle méthode de calcul choisir ?
Comme mentionné plus haut, il existe deux façons pour calculer l’ICP. Toutefois, le calcul doit se faire en comparaison. C’est-à-dire, qu’il faut prendre le montant le plus avantageux pour le verser au salarié. Prenons l’exemple suivant : le salarié perçoit une rémunération de 21 600 euros durant la période de préférence, soit 1800 euros par mois.
Méthode du 1/10
On a donc le calcul suivant : 21600/10 = 2160 euros pour un congé de 25 jours ouvrés.
Pour une fraction de 10 jours de congé, on aura : (21600/10) * (10/25) = 864 euros.
Méthode du maintien de salaire :
Vous devez considérer le nombre d’heures travaillées sur le mois (7 heures par jour) au cours d’un mois qui comporte 21 jours ouvrés. En outre, le nombre réel d’heures ouvrées dans le mois est fixé à 147 heures (21 × 7 = 147). Quant aux heures non travaillées en raison des congés payés, elles sont de 70 heures (7 × 10 = 70). On a donc 1800 x (7×10)/ (7×21) = 857,14€.
Dans ce cas, l’employé aura droit à 864 euros d’ICP.
Les jours de congés non pris par l’employé peuvent-ils être payés par l’employeur ?
En théorie, les congés payés non pris pendant la période de référence sont perdus. Mais des cas particuliers existent. Dans ce cas, le report des jours de congé acquis, non pris, est possible.
- La perte du bénéfice de ces congés est due à une faute de l’employeur.
- L’employeur autorise l’ajournement à la demande du salarié.
- L’agent est en arrêt maladie, congé maternité ou victime d’un accident du travail.
Faciliter le suivi avec un logiciel de gestion des congés
Le processus de calcul est complexe, en particulier pour les entreprises avec de nombreux effectifs. Heureusement, il existe des outils et des ressources disponibles pour simplifier ce processus. Les logiciels de gestion des congés payés sont notamment efficaces pour automatiser :
- L’estimation des congés payés.
- Le suivi de jours de congé pris et non utilisés par les employés.
- La génération des rapports et des relevés pour faciliter la vérification et l’administration des ICP.
L’équipe de rédaction Des fichiers, une entreprise est composée d’un collectif d’experts des RH : Rédacteurs, Consultants SIRH chez l’éditeur, Consultants RH en cabinet.