En tant qu’employeur ou Responsable des ressources humaines, c’est à vous qu’incombe d’assurer la gestion des congés payés au sein de votre entreprise. Dans ce cadre, vous devez savoir comment sont calculés les congés payés des salariés ainsi que les indemnités. Mais aussi comment gérer efficacement les congés. On vous explique.
Sommaire de l'article
Comprendre les congés payés : le cadre de référence
Les congés payés sont un droit accordé à tous les salariés. Ils leur permettent de cesser leur activité professionnelle ou leur travail tout en continuant à percevoir leur salaire. Actuellement, la durée minimale des congés payés est de 25 jours par an pour un salarié à temps plein. À noter que déroger à ce nombre de jours constitue une infraction aux droits du travailleur.
Qui a droit aux congés payés ?
Tout salarié a droit aux congés payés, quel que soit son type de contrat (CDI, CDD, intérim), son statut (temps plein ou temps partiel) et son ancienneté. Dès son embauche, un employé peut bénéficier de congés payés. Cela fait partie de ses droits fondamentaux.
Les obligations de l’employeur
En tant qu’employeur, il est de votre devoir de vous assurer que les salariés prennent effectivement leurs congés payés annuels. À défaut, vous serez tenu responsable de cette omission. Pour cela, il vous incombe donc la responsabilité de :
- Déterminer la période des congés : Selon la convention collective, le responsable d’entreprise ou le service des ressources humaines est chargé de définir les périodes de prise des congés. Il est également possible de se concerter avec le responsable du personnel pour fixer la période des congés.
- Gérer l’organisation des départs en congés : Les salariés doivent planifier une période de prise de congés d’au moins 12 jours ouvrables consécutifs (soit 2 semaines) et jusqu’à un maximum de 24 jours ouvrables (soit 4 semaines). Ils doivent informer leur employeur des dates prévues pour leur congé, et l’employeur peut les accepter ou leur proposer d’autres dates. Au moins un mois à l’avance, l’employeur doit communiquer à chaque salarié les dates et l’ordre de départ en congé, par tout moyen approprié.
- Solder les congés : Il incombe à l’employeur de s’assurer que tous les congés payés soient soldés avant le début de la nouvelle période d’acquisition. Concrètement, avant le 31 mai de chaque année, les congés de l’année précédente doivent être pris.
Comment calculer le nombre de jours de congé ?
Chaque mois de travail effectué permet à un salarié d’acquérir 2,5 jours ouvrables de congé rémunérés. Cependant, la durée totale du congé légal ne peut dépasser 30 jours ouvrables. Afin d’effectuer ce calcul, il est nécessaire de prendre en considération la période de référence et faire la distinction entre jours ouvrés et jours ouvrables. Par conséquent, une compréhension claire de ces termes en amont est essentielle pour un calcul précis des congés de vos employés.
La période de référence : qu’est-ce que c’est ?
La période de référence correspond à la période durant laquelle un salarié doit avoir travaillé un temps minimum pour bénéficier de congés payés. Légalement, cette période de travail s’étend du 1ᵉʳ juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours. Par exemple, pour les congés payés de l’année 2024, la période de référence s’étend du 1ᵉʳ juin 2023 au 31 mai 2024. Toutefois, quelques exceptions subsistent :
- Lors du recrutement d’un nouveau salarié, la période de référence s’étend de la date d’embauche jusqu’au 31 mai suivant.
- En cas de rupture de contrat, la période de référence prend fin à la date de fin du contrat de travail.
- Une autre période de référence peut être établie en dehors des dates légales par le biais d’un accord, d’une convention collective ou d’un accord de branche.
- Dans certains secteurs comme le BTP où les salariés sont tenus de souscrire à une caisse de congés payés, la détermination de la période de référence est effectuée par la caisse. Cette période est généralement définie du 1ᵉʳ avril au 31 mars de l’année qui suit.
Jours ouvrables et jours ouvrés : quelle différence ?
Les jours ouvrables se réfèrent aux jours où le travail est légalement autorisé (du lundi au samedi), excluant ainsi les dimanches et les jours fériés. Quant aux jours ouvrés, ils désignent les jours où l’entreprise est effectivement en activité, habituellement du lundi au vendredi. Les jours ouvrables sont considérés pour le calcul des congés payés.
Bon à savoir : Donc pour déterminer le nombre de jours de congés payés, vous devez d’abord connaître le nombre de mois de travail effectué par le salarié. Ensuite, vous devez intégrer les mois qui correspondent à la période de référence. Il vous suffira de multiplier ce nombre de mois par 2.5 (nombre de jours ouvrables de congé acquis par mois). Cela vous donnera le nombre de jours de congé. Si le résultat est une décimale, arrondissez-le à l’entier supérieur.
Les congés supplémentaires et congés spéciaux
En plus des congés payés annuels, vos salariés peuvent aussi avoir droit à des congés supplémentaires ou des congés spéciaux. Ces congés offrent la possibilité de trouver un équilibre entre vie professionnelle et personnelle, de s’impliquer dans des activités associatives, politiques ou militantes, voire de se lancer dans l’entrepreneuriat.
Tous ces congés, que ce soit des congés pour événements familiaux, d’ordre professionnel, d’ordre personnel ou d’ordre social, sont accordés même si certains ne sont pas rémunérés. C’est le cas du congé parental d’éducation, congé pour une création d’entreprise, congés pour des séminaires ou une formation… par exemple. Parmi les congés supplémentaires et les congés spéciaux qui font l’objet d’une rémunération, vous avez :
- Le congé de mariage ou pacte civil de solidarité (PACS) : Si votre salarié se marie ou signe un PACS, vous pouvez lui accorder un congé payé d’une durée de 4 jours.
- Le congé lié à la naissance ou à l’adoption d’un enfant : Un salarié, indépendamment de son ancienneté, a le droit de solliciter un congé d’une durée de 3 jours ouvrables pour célébrer une naissance ou une adoption d’un enfant. Cette disposition s’applique également au conjoint, au concubin ou au partenaire pacsé. Ce congé spécial est cumulable avec le congé paternité, mais pas avec le congé maternité. Sa date doit être convenue avec l’employeur et être proche de l’événement.
- Les congés pour décès : En cas de décès d’un proche, un salarié peut bénéficier de congés rémunérés. Il bénéficie d’un congé d’une durée de 5 jours s’il s’agit de la perte de son enfant et de 3 jours pour son conjoint et d’autres membres de la famille proche.
- Les congés de fractionnement : Encore appelé jour de fractionnement, ce congé permet au salarié de bénéficier d’un jour de congé payé supplémentaire s’il accepte de ne pas prendre l’intégralité de ses jours congés (25 jours ouvrés) pendant la période conventionnelle. Cette période s’étend généralement entre le 1ᵉʳ mai et le 31 octobre.
La gestion des congés en entreprise : un enjeu RH fort
La gestion des congés payés du personnel est un défi majeur pour les départements des ressources humaines. Elle implique de gérer les congés et les absences des employés en suivant des procédures établies. Cette gestion peut être complexe en raison de la diversité des congés et des raisons d’absence (ordre familial, ordre personnel…), ce qui complique l’affectation des tâches et nuit à la productivité. Cependant, une gestion efficace permet d’anticiper les impacts et de prendre des mesures appropriées. Pour cela, une bonne organisation en plusieurs étapes est nécessaire. Vous devez :
- Prévoir ou anticiper les demandes de congés ou l’absence au travail
- Tenir informé les salariés des périodes de prise de congés
- Établir un ordre de départ pour les congés
- Vous assurer que les congés ont réellement été pris
Heureusement, divers outils sont disponibles pour aider les managers ou dirigeants à mieux gérer les congés ainsi que l’absence. Parmi ces outils, vous avez : Excel, totalement gratuit, ainsi que de nombreux logiciels de gestion de congés gratuits ou payants.
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