Les congés payés sont un droit dont chaque salarié bénéficie dès leur entrée dans l’entreprise, chaque année, quel que soit leur contrat de travail et qu’ils travaillent à temps plein ou à temps partiel. Cependant, pour en bénéficier, ils doivent obtenir l’accord de leur employeur et accomplir un temps minimum de travail dans l’entreprise. Mais alors à quoi fait-on référence lorsque l’on parle de la période de référence ? Comment se calcule-t-elle ? On vous explique.
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Qu’est-ce que la période de référence pour les congés payés ?
Les congés payés annuels sont un droit accordé par l’employeur au sein d’une entreprise à tous les salariés. Cependant, l’employé doit avoir au minimum accompli une période définie de travail. C’est ce qu’on appelle, la période de référence. Cette période est fixée uniquement par le Code du travail, du 1ᵉʳ juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours. Par exemple, la période des congés payés pour l’année 2024 est fixée du 1ᵉʳ juin 2023 au 31 mai de l’année 2024. Ces dates peuvent néanmoins être différentes selon les dispositions conventionnelles et la convention collective de l’entreprise. À noter que :
- Lors d’une nouvelle embauche, cette période va débuter à partir de la date d’entrée en fonction, tout en conservant comme échéance, le 31 mai de l’année en cours.
- En cas de rupture de contrat de travail entre les deux parties (l’entreprise et le salarié), la période de référence des congés payés deviendra la date de rupture de contrat.
Bon à savoir : Les entreprises spécialisées dans le domaine des BTP ou des spectacles sont dans l’obligation de s’affilier à une caisse de congés payés. La période de référence des congés payés est alors fixée du 1ᵉʳ avril de l’année précédente (au lieu du 1ᵉʳ juin) au 31 mars de l’année en cours (au lieu du 31 mai).
Comment la période de référence est-elle calculée ?
Pour cela, il est important de savoir comment sont calculés les congés payés dans une entreprise. Et il existe différentes méthodes de calcul.
Les différentes méthodes de calcul
On peut déjà noter que les congés payés sont un droit pour tout salarié, et ce, peu importe le type de contrat auquel le salarié a souscrit avec son employeur.
- Les salariés ont 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectué pendant la période de référence. Lorsque leur temps de travail ne peut pas être décompté en mois complet, alors, il est possible de le décompter par période de 24 jours, ou bien de quatre semaines.
- Pour les salariés soumis au forfait jour, le calcul des congés payés en forfait jour se fait en décomptant le temps de travail selon les jours de travaillés durant l’année, sans pour cela, suivre un horaire précis.
Méthode du 1ᵉʳ juin au 31 mai
Le calcul des congés payés pour le travail effectué par le salarié selon la méthode du 1ᵉʳ juin au 31 mai s’effectue comme suit : on compte, le 1ᵉʳ juin, les mois de travail que le salarié a effectué au sein de l’entreprise et on les multiplie par 2,5.
Par exemple : Si un salarié commence son travail le 1ᵉʳ mars, alors au 1ᵉʳ juin, il aura accompli 3 mois de travail. Ces derniers seront multipliés par les 2,5 jours de congé auxquels il a droit par mois. Soit 3 mois x 2,5 jours de congé = 7,5 jours de congés payés ouvrables. Généralement, on arrondit à l’unité supérieure, donc à 8.
On les ajoutera ensuite aux autres jours ouvrables de congés payés de chaque mois. Soit 3 mois + 12 mois x 2.5 = 37,5 jours de congés payés ouvrables.
Méthode du 1ᵉʳ janvier au 31 décembre
Si le salarié décide de prendre des congés payés, il a le droit à 30 jours ouvrables, soit cinq semaines pour une année complète de travail.
Par exemple : Si le salarié a travaillé 5 mois durant l’année, alors il a le droit à un congé de 2,5 × 5 = 12,5 jours de congé, mais arrondis à 13 jours de congé ouvrables. S’il a travaillé tous les mois de l’année alors le calcul de congés payés se fera selon la formule : 12 × 2.5 = 30 jours.
Chaque employeur se réserve le droit de calculer les congés payés selon sa méthode. Là aussi, les dates divergent selon la convention collective de l’entreprise, les dispositions de conventions de cette dernière.
Les spécificités de la période de référence
Certains cas exceptionnels peuvent survenir. Il arrive bien souvent que le salarié souhaite reporter son congé, mais également qu’il soit nouvellement embauché ou qu’il soit démissionnaire, voire licencié. Que se passe-t-il dans ces cas-là ?
Le report des congés non pris
Le report des congés payés est possible, mais seulement avec un commun accord entre le salarié et l’employeur. Ce dernier est le seul qui fixe l’ordre des départs en congé du salarié. Néanmoins, si l’employeur refuse de reporter les congés, alors les jours non pris ne seront pas perdus, mais payés comme indemnité. Pour rappel, l’ordre des départs en congé doit être communiqué à tous les salariés, au moins un mois à l’avance.
Le cas particulier des salariés nouvellement embauchés
Dès le premier jour de travail du salarié, celui-ci est considéré comme salarié à part entière au sein de l’entreprise. Le nouveau salarié en CDI peut prétendre à des congés payés CDI la première année. En effet, le nouvel embauché a droit aux jours de congé qu’il a acquis dès les premiers mois de son arrivée dans l’entreprise. La seule condition est que la période de prise des congés doit être ouverte. Par ailleurs, l’ordre des départs fixé par l’employeur doit être respecté.
Le cas particulier des salariés quittant l’entreprise
Si le salarié quitte son employeur sans avoir bénéficié de ses congés, alors il a le droit à une indemnité compensatrice à la fin de son contrat de travail. La somme perçue par le salarié correspond au nombre de jours de congés payés que le salarié n’a pas pris au moment de la rupture du contrat. Cette indemnité est obligatoire.
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