Le rapport d’étonnement en entreprise peut, à première vue, ne pas signifier grand-chose. Pourtant, il a toute son importance au sein de l’entreprise. Il consiste en un outil d’amélioration continue dans la stratégie de pilotage. Ce document doit être rempli par un stagiaire ou par un nouvel employé dans l’entreprise pendant sa période d’intégration. Nous allons, dans cet article, nous pencher sur ce rapport, et notamment sur les étapes de sa préparation, des exemples et des modèles qui vont vous permettre de l’optimiser.
𝑳’𝒂𝒓𝒕𝒊𝒄𝒍𝒆, 𝒓𝒆́𝒔𝒖𝒎𝒆́ 𝒆𝒏 𝒖𝒏𝒆 𝒎𝒊𝒏𝒖𝒕𝒆.
– Le rapport d’étonnement est un outil RH d’amélioration continue : il permet de recueillir le regard neuf d’un nouveau collaborateur sur l’accueil, l’organisation, les outils et la culture d’entreprise.
– Il n’est pas obligatoire légalement, mais c’est une bonne pratique de plus en plus utilisée pour améliorer l’onboarding et détecter rapidement les points de friction.
– Le bon moment pour le demander est rapidement après l’arrivée : idéalement entre la 3ème et la 6ème semaine, voire autour des semaines 3 et 4 selon les pratiques, car attendre trop longtemps fait perdre la fraîcheur du regard.
Le rapport d’étonnement : qu’est-ce que c’est ?
Lors d’un onboarding (voir la définition) d’un nouveau salarié ou d’un stagiaire au sein de l’entreprise, ce dernier doit rédiger un rapport d’étonnement d’entreprise. Alors, en quoi cela consiste exactement ? Ce type de document rassemble des données, mais également des évaluations et des commentaires qui fourniront les nouvelles recrues une fois le processus d’intégration terminé. Ces données sont recueillies sous forme d’un questionnaire mis en place par le département des ressources humaines. Cela va permettre par la suite à la direction générale d’identifier les axes d’amélioration au sein de la société ainsi que les points répertoriés. Le tout, en renforçant le sentiment d’appartenance du nouvel employé.
À quoi sert un rapport d’étonnement pour l’employeur ?
Le rapport d’étonnement en entreprise possède une double utilité : pour l’employeur et pour le salarié. Pour l’employeur, il met en évidence les avantages et les désavantages de l’entreprise en toute neutralité. Ce rapport peut aider à faire émerger des idées neuves, jamais évoquées auparavant et permet de démontrer que l’entreprise prend sérieusement en compte l’avis des collaborateurs. Et aussi permettre une remise en question de son fonctionnement qui va mener à une constante de son organisation et de ses performances.
À quoi sert un rapport d’étonnement pour un salarié ?
Cela fait partie des étapes pour intégrer un nouveau salarié. Le rapport d’étonnement permet de réussir l’accueil d’un stagiaire en entreprise ou d’un salarié et contribue de ce fait à favoriser sa motivation et son investissement personnel au sein de son nouvel environnement. Ce document le pousse à se poser des questions concernant le fonctionnement de l’entreprise et cela titille également sa curiosité. Il valorise le salarié dès son arrivée dans la société, cette dernière prend en compte son besoin de reconnaissance.
À noter : Le rapport d’étonnement n’est pas un document obligatoire au sens du droit du travail ; il s’agit d’une bonne pratique RH facultative, à encadrer dans le respect du RGPD et de la confidentialité interne.
À quel moment est-ce pertinent de l’envoyer à vos collaborateurs ?
Étant donné que le rapport d’étonnement d’entreprise est assimilé dans le parcours d’intégration du salarié ou du stagiaire, il lui sera demandé de le faire dès son arrivée dans la société. Il sera accompagné d’un livret d’accueil. Le moment opportun pour envoyer ce document est idéalement entre la 3ème et la 6ème semaine suivant l’arrivée, et au plus tard avant que le collaborateur ne se soit trop habitué aux pratiques internes. Et pour cause, le nouveau salarié aura eu le temps de prendre ses marques et d’observer attentivement le fonctionnement interne de l’entreprise. Aussi, et il est important de le signaler, il ne doit pas dépasser la date de trois mois maximum. En effet, un délai trop long risque de fausser le document, puisque le salarié peut s’habituer aux pratiques de l’entreprise et va perdre, de ce fait, un regard neuf. Or, c’est le but du rapport d’étonnement en entreprise. En apportant un nouveau regard sur cette dernière, les points à changer et les atouts sont nettement plus visibles.
| Sujet | À retenir | Mise à jour / précision |
| Cadre légal | Aucun texte n’impose le rapport d’étonnement | Ce n’est pas une obligation légale ; aucune disposition spécifique du Code du travail ne le prévoit. |
| Moment idéal | Rapidement après l’arrivée | Viser la 3ème à la 6ème semaine plutôt que d’attendre 3 mois, pour conserver un regard neuf. |
| Confidentialité / données | Le document doit être encadré | Si des données personnelles sont collectées, il faut une finalité claire, une collecte minimale et une durée de conservation proportionnée au titre du RGPD. |
| Utilité RH | Amélioration continue de l’onboarding | L’outil aide à repérer les écarts entre promesse et réalité, et à améliorer l’expérience collaborateur. |
Quels sont les avantages de ce document ?
Le rapport d’étonnement en entreprise, s’il est bien utilisé, peut offrir des informations indispensables sur le fonctionnement de l’entreprise. Aussi, il permet de faire un état des lieux sur l’onboarding afin d’identifier rapidement les axes d’amélioration. Toutefois, n’oubliez pas que la valorisation des idées au sein de l’environnement va favoriser la créativité de l’entreprise et apporter des idées innovantes et uniques. Dans les deux cas, l’entreprise a tout à gagner et le salarié aussi, puisqu’un employé écouté va s’intégrer plus facilement dans l’entreprise. Cela va lui permettre de rester motivé à long terme et de remporter de nouveaux challenges bénéfiques pour la société.
Comment rédiger un rapport d’étonnement en entreprise ?
Nous voici venus au cœur du sujet de cet article : comment préparer un rapport d’étonnement en entreprise ? La structure compte énormément afin que cet outil stratégique des RH puisse développer tout son potentiel. En vérité, c’est comme un journal de bord, il doit être bien concis. Si vos nouvelles recrues sont un peu perdues, pensez à leur proposer un exemple de rapport d’étonnement entreprise. Cela leur permettra de les guider dans leur tâche et de mener à bien leur mission.
Quelles questions poser dans un rapport d’étonnement ?
Voici quelques questions qui peuvent être posées dans ce type de rapport :
- L’accueil des nouveaux salariés
- Les conditions de travail et la qualité de l’environnement
- Les outils de collaboration mis en place dans l’entreprise
- Les points positifs et les dysfonctionnements observés
- Les points de suggestions dans divers domaines
- La culture de l’entreprise en question
- Le parcours d’intégration
- La qualité de la relation entre la communication internet et l’ensemble des collaborateurs
- Le process de recrutement de manière générale.
Par ailleurs, le rapport doit comporter les coordonnées et la situation du salarié telles que le type de contrat, sa date d’arrivée et le poste occupé. Aussi, il doit comporter ses premières impressions dès son arrivée dans l’entreprise. Tout cela sera sérieusement pris en compte dans un souci d’amélioration de l’entreprise. Autre point très important, il est essentiel de mentionner que le rapport restera confidentiel, en gage de sérieux pour l’entreprise.
Modèle et exemple de trame de rapport d’étonnement
Voici un exemple de rapport d’étonnement d’entreprise pour mieux comprendre. D’abord, identifier la personne qui rédige le rapport. On pourrait avoir les données suivantes : “Ce rapport a été rédigé par Marie Bernard, nouvellement embauchée comme chef de projet en communication. Toutes les observations ont été notées pendant une période de trois mois dans le respect de la confidentialité de toutes les parties impliquées.”
On commence donc par le contexte en le présentant de manière objective, en ajoutant les objectifs du rapport ainsi que les modalités de collecte et le respect de la confidentialité. Ensuite, pensez à expliquer sous chaque catégorie :
- Ce qui était conforme à vos attentes : “Le projet est ambitieux.”
- Ce qui a dépassé vos attentes : “La créativité du projet a dépassé mes attentes.”
- Ce qui vous a étonné : “Les difficultés rencontrées lors de la mise en place de ce projet m’ont surprise.”
- Les idées pour des améliorations : “Il serait bon de planifier en détail et de communiquer aisément pour améliorer le déroulement du projet.”
Déroulez ensuite et faites de même pour :
- Le recrutement.
- L’intégration dans l’équipe.
- Les valeurs et la culture de l’entreprise.
- Le projet.
- Les relations que vous avez eues avec vos managers et vos supérieurs.
- La mission que l’on vous a confiée.
Et ainsi de suite… Pour aller plus loin, vous pourrez trouver sur Internet des exemples de rapport d’étonnement entreprise prêts à être téléchargés.
Comment analyser le rapport d’étonnement ?
Pour analyser un rapport d’étonnement, soyez objectif et prenez du recul en ce qui concerne les points négatifs. Cela est important, car il vous apporte un autre regard sur l’entreprise. Il est également essentiel de tenir compte des tendances majeures et d’identifier les points communs entre les différents retours. Cela permettra de détecter les axes d’amélioration clairs. Les résultats seront analysés à différents niveaux : les aspects positifs, les aspects négatifs et les attentes.
Prévoir un entretien de débrief.
Une fois le rapport terminé, convoquer le nouveau salarié ou le stagiaire pour un entretien de débrief afin de proposer des actions concrètes. À partir de cela, il y aura un résultat sur le long terme, comme l’optimisation de votre taux de rétention des employés, voire la création d’une culture d’entreprise inclusive. Les principaux points seront abordés en rappelant l’objectif comme une suite. À la fin de l’entretien, formalisez un plan d’action ainsi qu’un suivi.
Déterminer les axes d’amélioration potentiels
L’entretien va permettre d’améliorer toutes les problématiques relevées. Ainsi, on peut, par exemple, clarifier les processus internes, au cas où plusieurs collaborateurs souligneraient des ambiguïtés dans les procédures. On peut aussi renforcer l’accueil et l’intégration des nouvelles recrues si le feedback évoque un manque de suivi ou d’accompagnement.
FAQ
Oui, c’est possible dans l’organisation du dispositif, mais ce n’est pas une obligation spécifique. Si l’objectif est de faire un suivi ou un débrief, il est souvent plus utile d’identifier le répondant en interne, tout en limitant strictement l’accès au document et les données collectées.
Oui. Ce dispositif peut aussi être pertinent lors d’une mobilité interne, d’un changement de poste ou d’une réorganisation, car le collaborateur garde un regard suffisamment neuf sur les processus et les habitudes de l’équipe.
Il n’existe pas de durée unique imposée. En revanche, si le document contient des données personnelles, l’entreprise doit définir une durée de conservation claire et proportionnée à la finalité du traitement, conformément au RGPD.
L’équipe de rédaction Des fichiers, une entreprise est composée d’un collectif d’experts des RH : Rédacteurs, Consultants SIRH chez l’éditeur, Consultants RH en cabinet.