Démission dès la première année de contrat, manque d’engagement et de motivation, environnement de travail toxique…Et ce ne sont que quelques exemples des conséquences négatives issues de l’absence d’un processus d’onboarding bien défini. Mais l’onboarding RH, c’est quoi au juste ? Pourquoi est-elle indispensable pour une entreprise ? Quelles sont ses étapes clés ? Dans cet article, les réponses à vos questions.
Sommaire de l'article
L’onboarding RH : de quoi parle-t-on ?
L’onboarding RH peut être résumé en une seule et courte phrase : accueil et intégration des nouveaux salariés. Clair et simple à décrire sur le papier ? En réalité, cette approche exige une organisation minutieuse sur plusieurs plans (administration, formation, suivi…). Le processus s’enclenche dès la signature du contrat. Et il dure environ 3 à 6 mois, parfois jusqu’à 1 an (sauf cas de démission ou de renvoi prématuré). Mais quelles sont les étapes à suivre pour mettre en place cette méthode d’intégration dans son entreprise ?
Quelle différence entre un préboarding et un onboarding ?
Le préboarding est juste la première phase de l’onboarding RH. Il englobe toutes les actions à mener pour fidéliser le collaborateur, entre son embauche jusqu’à son arrivée au travail. C’est une étape très importante. En effet, pendant cette phase, le collaborateur est encore sur le qui-vive et à l’affût d’autres opportunités plus intéressantes. C’est d’ailleurs pourquoi certains candidats disparaissent parfois sans prévenir. Pour anticiper le ghosting et favoriser un meilleur engagement, le préboarding doit prévoir plusieurs actions destinées à :
- Attiser la curiosité du salarié : le salarié doit avoir envie d’intégrer l’équipe (grâce au partage de diverses informations fournies sur son équipe, les locaux, les valeurs…).
- Tisser des liens avec le collaborateur : se sentir à l’aise avec ses futurs collègues. Ceci grâce à des échanges avec les autres employés. En fonction des entreprises, des déjeuners, ou des afterwork sont organisés. Pour d’autres, des e-mails suffisent.
- Mettre en confiance : fournir des indications exactes sur les lieux où l’employé doit se rendre le jour J, diverses informations sur son poste, accès…
Outre cela, cette phase constitue une occasion pour obtenir des informations personnelles sur le salarié. Des renseignements destinés à l’administration qui vont permettre d’accélérer le processus d’intégration.
Les étapes clés de l’onboarding
En dehors du préboarding, l’onboarding comprend également d’autres phases.
La première journée
Pour la plupart des nouveaux employés, travailler dans un nouvel environnement constitue une véritable source de stress. Cette seconde phase de l’onboarding a donc pour objectif de : mettre à l’aise et de familiariser. Afin d’aider les collaborateurs à se sentir plus en confiance pour leur prise de poste, voici plusieurs actions à mener : échanges informels entre collègues, visite guidée des locaux, présentation avec les diverses équipes, fournir le matériel, entretien avec le manager et la présentation des missions. Chaque étape doit être minutieusement organisée à l’avance. Les improvisations sont à bannir afin d’éviter les imprévus (manque de matériel, perte d’un badge…). De plus, ils renforcent le sentiment de ne pas être valorisé. En fin de journée, le collaborateur doit se sentir le bienvenu et plus en confiance. Renforcez ce sentiment avec un welcome pack (mug, stylo avec le logo de l’entreprise…).
Formation et suivi
Cette dernière étape est la plus longue. Elle peut durer plusieurs jours jusqu’à un an. L’objectif ? S’assurer que le collaborateur puisse s’occuper des tâches et des responsabilités qui lui incombent, rapidement et sans trop grandes difficultés. C’est pourquoi la formation doit inclure plusieurs éléments clés :
- Culture d’entreprise : les valeurs et la vision qui définissent la société.
- Acquisition de compétences : apprentissage du fonctionnement des outils et maîtrise du travail.
- Familiarisation avec le processus de travail interne : le flux et les procédures opérationnelles internes.
Pour former les nouveaux arrivants, l’entreprise a le choix entre plusieurs formats et options : e-learning, documents, sessions de formation présentielle ou mentorat.
Quels sont les objectifs principaux de l’onboarding RH ?
Pourquoi organiser l’intégration des nouveaux arrivants ? Pourquoi ne pas juste laisser les employés se noyer dans la masse ?
Faciliter l’intégration des nouveaux employés
Concevoir un plan d’onboarding bien défini permet de fournir un plan clair à suivre pour le nouvel employé tout au long de son intégration. Grâce à cette méthode, ce dernier peut rapidement prendre ses marques.
Fidélisation des talents avec une expérience positive
Certaines études ont démontré que plus de 20% des salariés démissionnent dans les 45 jours qui suivent leur embauche. La principale cause ? Un mauvais accueil. Un onboarding réussi, c’est le gage d’une expérience collaborateur positive. Il contribue à fidéliser les talents, véritables atouts pour la société.
Optimiser la productivité et la montée en compétences
Grâce à un onboarding RH réussi, l’entreprise favorise :
- Un environnement de travail agréable : ce qui tend à motiver les salariés.
- Un meilleur engagement : si ralliés à la cause de l’entreprise, les collaborateurs tendent à fournir plus d’efforts pour mettre une pierre à l’édifice.
- Une formation et un suivi de qualité : une formation structurée et un suivi régulier garantissent une maîtrise rapide des compétences indispensables au poste.
Pourquoi mettre en place un processus d’onboarding est indispensable ?
Pour l’entreprise aussi bien que pour les collaborateurs, un processus d’onboarding réussi comporte de nombreux avantages. Les voici.
Pour l’entreprise
Du côté de l’entreprise, l’onboarding RH permet un gain de temps substantiel. En effet, les nouveaux arrivants peuvent rapidement s’acquitter de leur tâche de manière efficace. Mais ce n’est pas le seul avantage de la mise en place de ce processus. Cette méthode contribue également à : une meilleure cohésion d’équipe, une ambiance positive, moins de conflits ainsi qu’une excellente rétention de collaborateurs. Sur le long terme, cela réduit le taux de turnover. Ainsi, les dépenses en recrutement s’en trouvent minimisées.
Pour les collaborateurs
Pourquoi faire un onboarding constitue une source d’engagement et de motivation pour les collaborations ?
- Les attentes des supérieurs sont claires : grâce à un plan d’onboarding bien défini, les collaborateurs prennent connaissance de leur rôle, des objectifs, des méthodes à employer…Pour faire simple, ils savent donc dans quoi ils « s’embarquent ».
- La formation est parfaitement adaptée : les nouveaux collaborateurs bénéficient de toutes les informations dont ils ont besoin pour maîtriser rapidement leur travail.
- Un sentiment d’appartenance : des interactions et un accueil chaleureux aident à dissiper la gêne rapidement. Et les nouveaux employés peuvent aisément se sentir à l’aise avec leur nouveau groupe de travail.
Quels outils utiliser pour mettre en place un processus d’onboarding ?
Comme nous l’avons mentionné plus haut, l’onboarding exige une organisation minutieuse de nombreux détails. Forcément, la mise en place d’un tel processus exige d’utiliser des outils RH.
S’équiper d’un logiciel dédié
Cette nouvelle approche d’intégration se fait en deux dimensions : administrative et relationnelle. Pour réussir les deux haut la main, un logiciel dédié constitue un véritable atout. Comment ? Il va permettre de digitaliser le processus d’onboarding. Grâce à cette technologie, le RH peut rationaliser diverses opérations en lien avec l’intégration sans perdre du temps (collecte et le partage de fichiers administratifs, guide pour les nouveaux salariés, partage de diverses informations sur l’entreprise…).
Proposer des contenus interactifs
Pour susciter l’intérêt et faciliter la formation, rien de mieux que des contenus interactifs. Le RH a le choix entre plusieurs formats selon le besoin : vidéos interactives, quiz gamifié ou encore une simulation de scénario, les options sont multiples. Ce type d’outils va rendre les informations facilement digestes. Car, souvent, les collaborateurs doivent assimiler rapidement une importante quantité de données dès leur prise de poste.
Utiliser des outils collaboratifs
Les avantages à utiliser un outil collaboratif sont multiples. Ils permettent de centraliser ou structurer des informations, valoriser les points de vue ou encore faciliter la collaboration. De plus, l’entreprise est libre de choisir le type de logiciel à utiliser en fonction de ses besoins. Et ce, que ce soit un réseau social d’entreprise, une vidéoconférence ou encore un outil de partage de fichier.
L’équipe de rédaction Des fichiers, une entreprise est composée d’un collectif d’experts des RH : Rédacteurs, Consultants SIRH chez l’éditeur, Consultants RH en cabinet.