Un grand nombre d’entreprises optent pour une fermeture temporaire de leurs locaux en période estivale. Cette décision est toutefois soumise à diverses règles et obligations que les dirigeants et les responsables des ressources humaines doivent respecter. Car oui, une fermeture prolongée sur plusieurs semaines nécessite de suivre plusieurs formalités. Voici un aperçu des exigences à prendre en compte pour assurer le succès de l’arrêt estival de votre structure.
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Est-il possible de fermer son entreprise en été ?
La loi autorise la fermeture d’une entreprise en été, mais encadre cette pratique. En effet, la cessation estivale de la structure implique une prise de congés des salariés durant la période de cessation d’activité. Il est donc primordial d’anticiper et de veiller à certaines formalités légales. Parmi les conditions les plus importantes à prendre en compte, il y a :
- La période de fermeture qui ne doit pas excéder 24 jours ouvrables consécutifs (Article L3141-17 du Code du travail). Cette limite peut être augmentée par convention collective ou accord de branche.
- Les jours de congé payé de vos salariés d’une durée de 12 jours ouvrables minimum au cours de la période (Article L3141-16 du Code du travail).
- La consultation du comité social et économique (CSE) de votre entreprise sur l’arrêt en été.
- La notification à vos employés de la fermeture de la société par écrit.
- Le dépôt d’une déclaration auprès de la direction départementale du travail et de l’emploi (DDTE).
Comment (bien) préparer la fermeture estivale de l’entreprise ?
En plus de notifier à vos employés l’arrêt des activités, vous devez également respecter d’autres formalités.
Consulter les représentants du personnel
La fermeture estivale de votre structure pour congés force tous vos employés à prendre des congés rémunérés pendant cette période. Avant toute décision, vous devez donc en tant que dirigeant ou responsable RH consulter le Comité social et économique (CSE) de l’entreprise concernant cet arrêt.
En outre, une convention collective ou un accord collectif peut imposer une date précise pour cet arrêt en été, établissant ainsi les règles et les formalités à suivre. En l’absence d’un accord préalable, vous avez la possibilité de décider unilatéralement de la fermeture de l’entreprise. Dans cette situation, il n’est pas nécessaire d’obtenir l’approbation des salariés, mais vous avez l’obligation de respecter le délai de prévenance ainsi que la durée de la cessation.
Fixer les dates d’arrêt en été selon les textes en vigueur
En fonction du type de structure dont vous disposez, les règles pour fixer les dates de fermeture en été peuvent changer.
- Lorsque vous dirigez une grande entité par exemple, vous êtes tenu de vous conformer à une convention collective ou à un accord d’entreprise. Ces accords déterminent diverses conditions, notamment la période de congés pour les salariés, qu’elle soit estivale ou en dehors de la saison estivale.
- Pour une entreprise comptant plus de 11 salariés, la loi impose de créer un comité social et économique (CSE). Ce comité, représentatif du personnel, est consulté sur une variété de sujets relatifs aux droits des salariés. Parmi ses missions, le CSE donne son avis sur les périodes d’arrêt de la structure en été.
- En ce qui concerne les petites structures (TPE) de moins de 11 employés, le dirigeant peut fixer les périodes de congés de façon unilatérale. Il devra néanmoins tenir informés les employés dans les délais prévus.
Informer les salariés dans un temps raisonnable
En tant qu’employeur, il est impératif de respecter le délai de prévenance avant l’arrêt des activités en été. Selon le Code du travail, les dates de congés payés doivent être notifiées aux salariés au moins 2 mois avant ladite fermeture. De plus, la date exacte de l’arrêt doit être communiquée aux salariés au moins 1 mois à l’avance. Par conséquent, l’ordre de départ en congés doit également être transmis 1 mois avant cette date.
Respecter la durée de fermeture
L’arrêt annuel d’une société est généralement limité à 24 jours ouvrables consécutifs, équivalant à 4 semaines. De plus, les salariés doivent bénéficier d’au moins 12 jours consécutifs de congés payés pendant la période estivale. Toutefois, si vous décidez de fermer l’entreprise pour une période dépassant 30 jours ouvrables, vous devez alors verser une indemnité à vos salariés pour chaque jour ouvrable excédant ce temps.
Bon à savoir : En cas de fractionnement des congés, l’accord des salariés n’est pas requis.
Quel impact sur les congés payés des salariés ?
Durant la période d’arrêt des activités en été, différents cas de figure peuvent se produire concernant la gestion des congés payés des salariés.
Pour les salariés n’ayant pas acquis assez de congés payés
Si la durée de la fermeture estivale excède les jours de congés payés accumulés par le salarié, il ne peut pas prétendre à une indemnisation pour la totalité de cette période. Afin de compenser le manque, vous pouvez :
- Proposer à votre salarié d’envisager une assistance auprès de Pôle Emploi. Sous certaines conditions, il peut bénéficier de l’ARE (Allocation d’Aide au Retour à l’Emploi) ou de l’ASS (Allocation de Solidarité Spécifique). Le montant de cette aide financière est calculé en proportion de l’indemnité de congés payés.
- Demander à l’employé d’opter pour des congés par anticipation qui sont indemnisés comme les congés payés ou la réduction du temps de travail (RTT). Notez que votre employeur est libre d’accepter ou non cette proposition. En cas de refus, un congé sans solde sera nécessaire.
Pour les salariés en période d’essai ou CDD
Lorsque l’arrêt des activités coïncide avec la période d’essai d’un salarié, cette dernière est prolongée d’une durée égale à celle de la fermeture. Cela indépendamment de la prise de congés payés ou de congés sans solde. Et pour les salariés en CDD ou contrat temporaire, aucune disposition légale n’interdit l’ajout d’une clause de suspension du contrat pendant la fermeture pour congés payés. Cependant, il est crucial que le contrat spécifie explicitement cette interruption temporaire dès sa conclusion afin de mieux éclairer le salarié.
Pour les salariés ayant acquis un nombre suffisant de jours de congé payé
Dans ce cas, qui englobe la majorité des salariés de l’entreprise, le calcul de l’indemnité de congés payés est effectué selon les modalités habituelles.
Bon à savoir : Un employeur peut-il imposer des congés ? En cas d’arrêt des activités pour congés annuels, l’employeur peut enjoindre des congés aux salariés pendant cette période. Par ailleurs, si un accord collectif ou une convention de branche le prévoit, vous pouvez aussi exiger un congé.
La fermeture estivale de l’entreprise est une pratique courante soumise à des conditions et des obligations légales que l’employeur doit respecter. Ces obligations incluent généralement le respect des droits des salariés en matière de congés payés, les durées maximales d’arrêt, etc. En respectant ces règles vous pouvez, en tant qu’employeur ou dirigeant, garantir une fermeture estivale sereine et conforme à la loi. Et si vous souhaitez en savoir plus sur la gestion des congés, on vous invite à lire notre article à ce sujet.
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