Les congés constituent un dispositif indispensable dans le fonctionnement d’une entreprise. Si les salariés savent que c’est un droit, les modalités, elles, sont souvent méconnues. Cet article vous aidera à poser les bases et à vous organiser, notamment à l’approche des vacances d’hiver ou de la période estivale.
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Congés payés : posons les bases
Selon l’article L3141-1 du Code du Travail, chaque salarié a le droit de bénéficier de congés payés, quel que soit son contrat, son emploi, son ou ses temps de travail. Et d’un total de 30 jours ouvrables par année complète de travail. Ce qui correspond à 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif auprès du même employeur.
Par exemple : Un salarié qui travaille durant 5 mois au cours de l’année pourrait bénéficier d’un congé payé de 12,5 jours, soit 2,5 x 5. Dans ce dernier cas, le nombre de jours de congé acquis va être arrondi à 13 jours comme il est de coutume.
Il n’est pas possible pour l’employé de prendre des congés par anticipation. Ce dernier doit d’abord en obtenir l’acquisition par un travail effectif sur une période donnée. Mais d’où vient (vraiment) la décision de la date des congés payés ?
Qui décide de la date des congés payés ?
L’employeur est celui qui décide de la date des congés payés et cette décision survient le plus souvent en cas de fermeture temporaire de l’entreprise. Il a en effet le pouvoir d’imposer une période de congés, une période de fermeture, l’ordre des départs en congé et l’ordre de la reprise.
Cette date n’est pas modifiable après son accord. Sauf en cas de situations exceptionnelles où, par exemple, l’entreprise doit faire face à une urgence. Aussi faut-il souligner que l’ordre des départs en congé est fixé selon certains critères, dont généralement :
- La situation matrimoniale du bénéficiaire ;
- La durée de service chez le même employeur ;
- L’activité du salarié chez d’autres employeurs, le cas échéant.
Tenant compte de ces facteurs, les salariés mariés – ou liés par un pacs – évoluant dans une même entreprise ont droit à des congés simultanés si les conditions sont réunies. Par ailleurs, la date des prises de congés peut aussi être fixée par la convention collective ou un accord d’entreprise.
Pour quels motifs l’employeur peut-il imposer ou refuser une demande de congés payés ?
Pour faciliter l’organisation au sein de l’entreprise, l’employeur peut imposer une période pendant laquelle les salariés pourront poser leurs congés et/ou refuser une demande de congés. Comme notifié précédemment, ces situations peuvent survenir en cas d’urgence, notamment en cas de forte activité où il est nécessaire d’assurer la continuité des activités.
De même, l’employeur peut accorder des congés pour des raisons de contraintes géographiques ou d’obligation pour le salarié de s’occuper d’une personne handicapée. De pareilles situations ne manquent pas, d’où l’importance pour l’entreprise de prendre les bonnes dispositions au préalable.
Quel est le délai de prévenance pour imposer des congés payés ?
Il faut prévenir chaque salarié au moins 2 mois avant le début de la période concernée par voie d’affichage ou note de service. Cette démarche permet justement d’éviter les mauvaises surprises et surtout de les corriger en cas de survenance.
La période légale des congés payés allant du 1er mai au 31 octobre, le salarié doit être prévenu au moins 8 semaines avant une décision de départ en congé. Aussi, les départs doivent être annoncés à chaque bénéficiaire 1 mois à l’avance. Même échéance pour les reports.
Bon à savoir : La période de référence pour déterminer le nombre de jours de congés payés s’étend du 1er juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours. Toutefois, selon qu’elle est fixée par la convention collective ou l’accord collectif d’entreprise, différentes dates peuvent s’appliquer.
Concernant le délai d’acceptation des congés payés demandés par les salariés, l’employeur a l’obligation de répondre à une demande de congés payés de ses salariés au moins un mois avant la date prévue de départ en congé.
Si l’employeur ne répond pas dans le délai d’un mois, la demande de congés payés est considérée comme acceptée. Si l’employeur souhaite refuser la demande, il doit motiver sa décision par écrit et informer le salarié de la possibilité de contester cette décision.
Un salarié peut-il refuser les congés payés imposés ?
Un salarié ne peut pas refuser les congés payés imposés, sauf si les règles d’informations prévues par la loi n’ont pas été respectées. En général, si son refus est motivé par un intérêt personnel, il peut encourir une sanction, à savoir une perte de ses congés si l’employeur n’accepte pas le report.
Dans d’autres contextes, si malgré les avertissements de l’entreprise, le salarié refuse ses congés, il peut s’exposer à un licenciement. En outre, pour ses jours de congé non encore acquis, un report est possible dans deux cas : en cas d’accord entre lui et son employeur ou en cas d’accord collectif. Ces deux accords peuvent prévoir des reports selon l’aménagement annuel de la durée du travail préalablement défini par l’entreprise ou le collectif.
À l’opposé, l’employeur peut refuser des congés demandés par le salarié. Mais il est tenu d’émettre ses refus dans le respect des dispositions conventionnelles existantes.
Que se passe-t-il si le salarié n’a pas acquis assez de congés ?
Lorsque le salarié n’a pas acquis assez de congés, son employeur peut lui proposer des congés par anticipation ou un congé sans solde. En effet, les congés par anticipation interviennent avant la fin de la période de référence d’acquisition qui s’étend du 1er juin au 31 mai. Ils s’acquièrent selon le travail effectué et peuvent permettre au salarié de toucher normalement son salaire.
En ce qui concerne le congé sans solde, il correspond à un congé non rémunéré qui peut être pris pour convenances personnelles. Durant ce congé, le salarié n’a pas droit à sa rémunération. En règle générale, l’employeur n’a pas l’obligation légale d’accorder ce type de congé.
Par ailleurs, le salarié peut bénéficier d’une aide financière de Pôle emploi lorsqu’il n’a pas totalisé assez de jours de congés payés. Cette aide peut être versée si la personne bénéficiait de l’allocation de solidarité spécifique (ASS) ou de l’allocation d’aide au retour à l’emploi (ARE) avant son embauche.
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