Depuis l’été 2019, les entreprises ne sont plus tenues de conserver leurs justificatifs de notes de frais au format papier. Ce changement législatif est une véritable aubaine, compte tenu des difficultés liées à cette comptabilité fastidieuse. En effet, archiver les factures professionnelles est non seulement une activité chronophage, mais cela entraîne également souvent des pertes de justificatifs et d’autres désagréments. La numérisation de ces documents se présente donc comme une solution alternative efficace aux problèmes liés aux factures papier.
Alors quels sont les changements concrets que l’on peut attendre de la dématérialisation des notes de frais ? La gestion numérique des dépenses professionnelles offre de nombreux avantages. Tout d’abord, elle permet de gagner un temps précieux, ce qui se traduit par des économies financières. Elle permet aussi un meilleur suivi des données, réduisant ainsi les risques d’erreurs humaines et de fraudes.
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Pourquoi faut-il en finir avec les notes de frais papier ?
Pendant longtemps, les justificatifs papier étaient obligatoires, mais ils présentent de nombreux désavantages. Les erreurs de saisie sont fréquentes, surtout si l’entreprise ne dispose pas d’un formulaire de remboursement standardisé. Selon le cabinet d’expertise comptable Wity, environ 20% des frais professionnels contiennent des erreurs ou des fraudes. De plus, il est courant qu’un employé perde une facture ou un justificatif, ce qui crée souvent des tensions entre le salarié et son responsable.
Une autre problématique des entreprises concerne le temps de traitement des notes de frais et les retards éventuels. Même si certaines sociétés imposent des délais de soumission des factures, cela ne suffit généralement pas à optimiser le processus de remboursement. Cela devient alors une course contre la montre pour que les montants apparaissent dans les comptes de l’entreprise avant leur clôture. Enfin, le suivi des dépenses professionnelles est rarement efficace. Les salariés transmettent leurs documents de manière échelonnée, ce qui rend impossible une analyse des dépenses et, par conséquent, une optimisation de celles-ci.
Quels bénéfices offre la numérisation des notes de frais ?
Pour commencer, se lancer dans la numérisation des notes de frais permet de réaliser des économies. En automatisant la facturation et en améliorant le suivi, les coûts de traitement des documents sont réduits. On estime qu’une facture papier coûte en moyenne entre 5 et 10€ au fournisseur. Du côté du client, la fourchette se situe entre 15 et 20€, mais parfois même plus élevée. En revanche, la dématérialisation des notes de frais permettrait d’économiser entre 50 et 75%. Selon une étude de l’IDC (International Data Corporation), environ 30% du temps de travail d’un service comptable est consacré à la saisie manuelle des factures fournisseurs. Une gestion numérique supprime cette tache à faible valeur ajoutée et offre un gain de temps précieux. Comme mentionné précédemment, il devient également possible d’améliorer la gestion de la trésorerie. Grâce au temps économisé et à une simplification du suivi des données, les entreprises peuvent analyser plus en profondeur les informations fournies par chaque employé. Il est alors plus facile de prévoir les dépenses pour un meilleur contrôle budgétaire. Enfin, se débarrasser du papier permet de réduire considérablement l’empreinte écologique de l’entreprise.
Quelles sont les distinctions entre la gestion traditionnelle et la gestion numérique des notes de frais ?
Méthode traditionnelle :
Prenons un exemple concret. Les employés de votre entreprise doivent se rendre à un séminaire en voiture. Pour se faire rembourser leurs frais, ils doivent remplir deux formulaires :
- Un formulaire pour les frais kilométriques ;
- Un autre formulaire pour les frais de stationnement et de péage.
La collecte des justificatifs prend plusieurs semaines. Certains déclarent avoir effectué le trajet en voiture alors qu’ils ont en réalité covoituré avec des collègues. De plus, trois d’entre eux ont égaré leur ticket d’autoroute. Dans cette situation, vous disposez de deux choix possibles :
- Leur demander une déclaration sur l’honneur et accepter leur demande de remboursement ;
- Refuser de les rembourser.
Cependant, aucune solution n’est satisfaisante pour les deux parties. Finalement, une fois tous les documents rassemblés, vous les stockez dans une salle d’archives où ils risquent de se perdre ou de s’endommager.
Méthode numérique :
Cette fois-ci, vos employés numérisent chaque justificatif à l’aide de leur téléphone avant même de rentrer. L’application GED (Gestion Électronique des Documents) collecte automatiquement toutes les données pertinentes et archive chaque dépense en fonction de sa nature. Les notes de frais professionnelles sont créées et classées automatiquement selon leur nature. Aucune erreur de saisie n’est possible, ce qui ravit à la fois les gestionnaires et les employés, qui sont remboursés plus rapidement.
Les règles de la dématérialisation des notes de frais selon la loi
La loi fixe certaines règles à respecter pour la numérisation des notes de frais. Si ces règles ne sont pas respectées, la note de frais n’a pas de valeur fiscale et l’original doit être présenté sous forme papier, conformément à l’arrêté du 23 mai 2019. Voici les différentes conditions à respecter pour valider l’intégrité et la sécurité d’une facture au format électronique :
- Elle doit être une copie conforme de l’originale, tant au niveau de l’image que du contenu.
- L’utilisation de logiciels de manipulation d’image est strictement interdite.
- Si le fichier est compressé, cela doit être fait sans perte.
- La facture doit être enregistrée au format PDF ou PDF A/3 (ISO 19005-3).
De plus, le document dématérialisé doit également posséder :
- Une empreinte numérique.
- Une signature numérique authentifiée par un certificat conforme (RGS 1 étoile ou supérieur).
- Un cachet électronique provenant d’un certificat conforme (RGS 1 étoile ou supérieur).
- Ou un dispositif sécurisé équivalent basé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).
Il est important de noter que les justificatifs papier datant d’avant le 1er juillet 2019 doivent être conservés.
Contrôle de l’URSSAF ou des impôts : que se passe-t-il ?
Il existe de nombreuses conditions à respecter pour que le format PDF d’un document ait une réelle valeur juridique. Il convient de souligner qu’en cas de non-respect d’une de ces règles, il sera nécessaire de présenter la note de frais originale lors d’un contrôle. Si celle-ci a été jetée ou perdue, l’agent de l’URSSAF considérera qu’il n’y a pas de pièces justificatives. Dans ce cas, une régularisation sera effectuée par taxation forfaitaire. Les autorités fiscales ont les mêmes exigences en ce qui concerne la récupération de la TVA et la déductibilité des charges. C’est pourquoi certains cabinets recommandent de conserver tous les justificatifs de notes de frais.
Cependant, si toutes les normes ont été respectées, il n’y a aucune raison de s’inquiéter. Le fait que tous les justificatifs soient archivés au même endroit facilite grandement le travail de vérification de l’agent de contrôle. De plus, il n’y a aucun risque de détérioration d’un fichier électronique, contrairement à un document papier. Résultat : la procédure est rapide, moins stressante et la récupération de la TVA se déroule comme prévu !
Comment passer à la dématérialisation des notes de frais ?
Afin qu’une note de frais numérique soit considérée comme une preuve valable par l’administration, il est important de suivre chaque étape.
1 — Numériser le justificatif
L’image scannée doit être une copie exacte de l’original, nette, sans retouche et avec des couleurs fidèles.
2 — Sauvegarder le document au format PDF
Cette standardisation garantit son intégrité, sa durabilité et l’interopérabilité des systèmes.
3 — Effectuer une signature électronique et l’horodater
Il est nécessaire de recourir à une autorité de certification habilitée à délivrer des certificats électroniques pour ajouter une signature électronique et une date et heure de certification. Pour les entités morales, le cachet serveur peut constituer une alternative à la signature électronique.
4 — Archiver la note de frais
L’archivage peut être effectué par le contribuable lui-même ou par un tiers. Les fichiers doivent être accessibles à tout moment pendant la période légale de conservation de 10 ans et doivent être sauvegardés dans un espace sécurisé prévu à cet effet.
La dématérialisation des notes de frais doit s’accompagner d’une organisation documentée et être soumise à des contrôles internes. Bien que l’application de la loi puisse sembler complexe, il existe de nombreuses solutions de gestion électronique des documents (GED) et de logiciels de gestion pour faciliter ce processus.
L’équipe de rédaction Des fichiers, une entreprise est composée d’un collectif d’experts des RH : Rédacteurs, Consultants SIRH chez l’éditeur, Consultants RH en cabinet.