Le dossier du personnel, également connu sous le dossier du salarié, constitue un outil indispensable pour le service des ressources humaines permettant de faire le suivi du salarié au sein de l’entreprise. Une gestion adéquate des dossiers du personnel est vivement conseillée afin de collecter, d’archiver et de classer sur papier ou sur ordinateur toutes les informations qui lui sont relatives. Mais est-elle réellement nécessaire ? Et si oui, comment mettre en place une bonne gestion de ces derniers ? Nous vous expliquons tout ce qu’il faut savoir à propos de ce type de dossier dans cet article.
Sommaire de l'article
Le dossier du personnel : à quoi sert-il ?
Le dossier du personnel est une pièce essentielle pour toutes les entreprises et sociétés, quels que soient leur taille ou leur secteur d’activité. Il s’agit d’un ensemble de documents contenant des informations essentielles sur chaque salarié et collaborateur.
Parmi lesquelles : leurs coordonnées, leurs qualifications, leurs compétences, les antécédents professionnels des employés, leurs évaluations de performance au sein de l’entreprise ou encore leurs absences et autres informations personnelles ou professionnelles.
La gestion des dossiers du personnel : à quoi sert-elle ?
La gestion des dossiers du personnel est un processus visant à organiser et à gérer les informations et les documents liés aux employés d’une entreprise. Elle comprend notamment la collecte et l’archivage de différentes données relatives aux employés. Il faut aussi y intégrer la mise à jour et la sécurisation de toutes les informations d’ordre personnel, administratif et professionnel de l’ensemble des employés de l’entreprise.
Une gestion efficace des dossiers du personnel est cruciale, déjà pour respecter la législation. C’est aussi un élément essentiel pour que les services des ressources humaines et l’employeur aient une connaissance approfondie des employés. Grâce à ce dossier, l’employeur peut en effet suivre l’évolution de la carrière de l’ensemble des salariés, du début de leur recrutement à leur départ de l’entreprise. Une bonne organisation et mise à jour de ces documents sont indispensables pour simplifier les processus de recrutement, de promotion, de formation, d’évaluation de la performance, de la prise de décisions stratégiques pour l’entreprise.
Obligation légale et outils
La gestion du dossier du personnel est une tâche effectuée par le service des ressources humaines. Pour ce faire, des outils efficaces comme des logiciels de gestion du personnel sont utilisés. Ces derniers apportent une aide précieuse aux assistants et directeurs des RH. Ils sont utiles pour dématérialiser les données et les différents documents. Ils permettent aussi de gagner un temps précieux.
La gestion des dossiers du personnel n’est pas une obligation légale, mais constitue un élément clé dans la gestion administrative. Elle demeure essentielle pour garantir la conformité aux réglementations légales, ainsi que pour faciliter la prise de décision et l’analyse des données liées aux ressources humaines. Elle peut également contribuer à améliorer l’efficacité opérationnelle grâce au temps et aux coûts associés à la gestion des données et des informations des employés.
Par qui peut-il être consulté ?
Des informations aussi importantes sur les employés et collaborateurs de l’entreprise ne peuvent, en aucun cas, être consultées par X ou Y. Elles sont hautement confidentielles et relèvent du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Seuls le salarié, l’employeur et le responsable des ressources humaines ont le droit d’y accéder et de le consulter.
De plus, l’employeur n’a aucun droit de dévoiler le contenu du dossier d’un salarié à une personne tierce. Il en est de même pour l’employé qui doit garder son dossier strictement confidentiel. Cependant, le RGPD donne le droit à toute personne de demander directement à un organisme d’accéder aux données personnelles qui la concernent : c’est le droit d’accès direct.
Le dossier du personnel : quand et pourquoi faut-il le constituer ?
La constitution du dossier du personnel se fait généralement le jour de l’entrée de l’employé dans l’entreprise. En réalité, ce dernier peut être constitué à n’importe quel moment durant la vie de l’employé au sein de l’entreprise. Mais il est plus logique de la créer dès l’arrivée du salarié.
Pourquoi constituer un dossier du personnel ?
Il existe de multiples raisons qui rendent la constitution de ce dossier prioritaire. Voici les principales :
- La vérification de la conformité du dossier du salarié
- Le rassemblement des documents personnels dans un même lieu
- L’accès rapide aux diverses informations pour la gestion du personnel (congé, absence, formation…).
Il existe divers exemples de classement de dossiers du personnel comme le classement sur papier ou sur un logiciel informatique dédié.
Un support clé au moment de l’onboarding
Intégrer un nouveau salarié au sein de l’entreprise est un moment important. Des étapes sont mises en place pour que le nouvel employé soit accueilli dans son nouvel environnement et comprenne les rouages de l’entreprise, son fonctionnement et les règles intérieures. Tout ce processus s’appelle l’onboarding.
Les informations des dossiers du personnel constituent une étape administrative non négligeable qui doit être constituée dès l’arrivée de l’employé, au moment de son onboarding. Le dossier du personnel va, par la suite, servir de support au fil des différentes étapes de son parcours dans l’entreprise.
Quelles sont les informations contenues dans le dossier du personnel ?
Le dossier du personnel est composé de données importantes telles que les données personnelles et professionnelles de l’ensemble du personnel. Voici une liste des différentes données.
Les informations personnelles
Ces dernières contiennent entre autres des données sur les salariés :
- Leur nom et leur prénom
- Leur sexe
- Leur nationalité
- Leurs coordonnées
- Une copie de la pièce d’identité
- Une copie de la carte vitale du salarié
- Le RIB pour effectuer le paiement du salaire
- Les bulletins de paie
Bon à savoir : il est interdit de mentionner des informations à caractère discriminatoire et s’apparentant à un fichage personnel.
Les informations professionnelles
Ici les documents professionnels des salariés sont constitués d’informations spécifiquement salariales comme :
- La copie de la lettre d’embauche
- Le contrat de travail des salariés
- Les documents d’offboarding
- Les certificats de formation
- Les données relatives aux entretiens annuels des salariés dans l’entreprise
- Les données relatives aux objectifs fixés
Ces deux listes constituent les documents et dossiers du personnel de l’entreprise. Ces éléments nécessitent un archivage de la part des dirigeants des ressources humaines. La gestion doit se faire de manière récurrente, comme une mise à jour, d’ajout de dossiers et de divers documents relatifs au salarié.
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