Dans les entreprises, les dossiers du personnel sont considérés comme l’un des outils efficaces pour garantir le suivi des salariés. Bien les classer offre plusieurs avantages. D’abord, un gain de temps considérable. Ensuite, la possibilité de traiter et d’archiver tous les dossiers en entreprise, ce qui permet de les retrouver plus facilement. Voici quelques exemples et bonnes pratiques pour un meilleur classement des dossiers du personnel.
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4 idées de classements pour un archivage physique
Aujourd’hui, le rangement des documents sous format papier doit être fait minutieusement. On sait tous que les feuilles volantes, quand elles ne sont pas bien classées, finissent pas s’envoler. Voici 4 idées de classement pour mieux archiver les documents papier.
Par ordre alphabétique
Le classement des documents administratifs par ordre alphabétique se présente comme une solution assez judicieuse. Pour y parvenir, référez-vous explicitement à la suite logique des lettres de l’alphabet. Cela vous permettra de créer différentes rubriques.
Parfois, il arrive de faire face à des documents qui concernent le nom de personnes pendant l’archivage physique. À ce niveau, veillez à les répertorier en fonction du patronyme. Concernant les prénoms, n’hésitez pas à suivre la même logique des lettres de l’alphabet.
Par fonction
Pour une meilleure gestion du dossier du personnel, vous pouvez opter pour le classement par fonction. À ce niveau, chaque document physique doit être ordonné conformément aux domaines d’activité et aux différentes fonctions. En procédant de cette manière, vous obtiendrez plusieurs divisions et subdivisions au sein desquelles chaque document physique est rangé selon sa fonction. Pour plus d’efficacité, voici un exemple de modèle :
1. Mission
1.1. Fonction
1.1.1. Tâche
Par département
Le classement des documents administratifs peut également être effectué par département. Avec ce plan de classement, les subdivisions doivent correspondre à l’organigramme de l’entreprise. Cela concerne les services, les bureaux, les unités d’organisation, etc. Avec le classement par département, les documents administratifs sont classés par ordre d’un même service ou une même unité. Le nom de chaque département doit être pris en compte et constituer l’entête de classement.
Pour être plus ludique, l’idéal serait d’opter pour un classement par ordre chronologique de réception des documents. À ce niveau, il faut ajouter des libellés à tous les documents devant être classés. Ce type de classement vous permettra de les retrouver rapidement à n’importe quel moment.
Par entité, si l’entreprise compte plusieurs établissements
Aujourd’hui, certaines entreprises possèdent plusieurs établissements divers. Pour réaliser le classement des dossiers administratifs de celles-ci, il est judicieux de tenir compte de chaque entité.
À ce niveau, la répartition des documents pour l’archivage se fera en fonction de certaines informations de chaque établissement. Il s’agit notamment du nom, du numéro SIRET, du numéro SIREN, etc. Les documents administratifs de chaque entité doivent être classés dans la rubrique concernée. Une telle pratique permet d’éviter de consacrer énormément de temps pour trouver un dossier.
L’importance de la protection des données personnelles
Pour le bon fonctionnement d’une entreprise, les employeurs peuvent collecter et traiter les informations relatives à leurs salariés. Cependant, ils ont l’obligation de préserver la confidentialité des données recueillies. De même, les employeurs se doivent de respecter les réglementations mises en place par la CNIL et le RGPD. Voici quelques-unes d’entre elles :
- Le principe de finalité : les employeurs ne peuvent pas enregistrer et utiliser les informations personnelles de leurs employés comme bon leur semble. L’usage doit être fait dans un but précis, légal et légitime.
- Le principe de proportionnalité et de pertinence : toute information enregistrée doit être pertinente. Elle doit également être nécessaire pour le bon fonctionnement de l’entreprise.
- Le principe de sécurité et de confidentialité : les employeurs responsables de la collecte des informations doivent tout mettre en œuvre afin de garantir la sécurité des données personnelles recueillies. De plus, seules les autorités compétentes doivent y avoir accès.
Et si vous passiez à l’archivage numérique ?
Depuis quelques années, la montée en puissance du numérique ne cesse de révolutionner de multiples secteurs d’activité. Ce phénomène a également impacté la classification des documents administratifs des entreprises. Aujourd’hui, les pièces numérisées sont aussi considérées que les papiers. N’hésitez donc pas à passer à l’archivage numérique afin de profiter pleinement des avantages qui en découlent.
Avoir des informations constamment à jour
Avec l’archivage numérique, plus besoin de temps pour rechercher un dossier. Toutes les informations sont disponibles en quelques clics. Il suffit de saisir le nom du document dont vous avez besoin dans la barre de recherche, et vous y aurez accès en quelques secondes. De plus, la mise à jour des données personnelles peut être réalisée en un temps record.
Des données centralisées et sécurisées
Aujourd’hui, la confidentialité des données personnelles des employés reste l’une des priorités de la CNIL et de la RGPD. Or, les fichiers et documents tangibles peuvent tomber entre de mauvaises mains.
Pour ne pas faire face à une telle situation, l’idéal serait d’opter pour l’archivage numérique. Ce dernier vous offre une protection efficace au niveau des données personnelles des employés. De plus, l’ensemble des informations recueillies dans le cadre professionnel est centralisé dans les serveurs de l’entreprise. Chacune d’entre elles peut être protégée par des codes d’accès et d’autres mesures de sécurité.
Une meilleure accessibilité
De nos jours, force est de constater que les employeurs passent énormément de temps à trouver un seul document. C’est l’inconvénient majeur lorsque vous optez pour la méthode physique de classement des dossiers. Pour ne pas se retrouver dans une situation pareille, la meilleure solution serait d’opter pour l’archivage numérique. Ce système est très efficace puisqu’il permet de dénicher n’importe quel document en un temps record. De plus, chaque information, pièce et renseignement peut être retrouvé en quelques clics.
L’équipe de rédaction Des fichiers, une entreprise est composée d’un collectif d’experts des RH : Rédacteurs, Consultants SIRH chez l’éditeur, Consultants RH en cabinet.