L’un de vos salariés s’apprête à partir en vacances, mais sa demande de congé n’a pas encore été acceptée. Avez-vous dépassé le délai d’acceptation des congés payés ? Que se passe-t-il en cas de non-réponse de votre part ? Décryptage.
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Quelles sont les règles à connaître en matière de congés payés ?
Tout salarié a droit à des congés payés. Leur gestion obéit à des règles précises, tant pour les employeurs que pour les employés. D’abord, le salarié doit obligatoirement vous informer de son intention de prendre des congés payés. Il est tenu de fournir les dates de départ et de retour souhaitées. Vous devez alors donner une réponse, qui peut être positive ou négative.
À défaut d’accord collectif, il vous revient d’organiser les congés de vos salariés. Vous devez fixer l’ordre des départs en tenant compte de certains critères. Il s’agit notamment des contraintes liées à l’activité de l’entreprise et des souhaits de chaque employé.
Notez que vos collaborateurs ne peuvent pas tous partir en même temps, sauf en cas de fermeture annuelle de l’entreprise. De plus, vous devez savoir que votre validation n’est pas toujours indispensable. À la suite d’une demande de congés payés restée sans réponse, votre salarié peut considérer votre silence comme une acceptation tacite. Attention, en cas de refus injustifié de la demande de congé, votre salarié peut saisir les prud’hommes pour obtenir gain de cause.
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Quel délai l’employeur a-t-il pour valider les congés ?
Votre décision concernant la demande de congés payés d’un employé doit respecter un délai légal. Vous devez donner votre réponse au salarié au moins un mois avant la date de départ en congé. Ce délai est fixé par l’article L3141-16 du Code du travail. Cependant, il peut être plus long si un accord collectif ou une convention collective le prévoit.
Ce délai s’applique aux demandes de congés de tous les types : congés annuels, congés payés supplémentaires, congés d’ancienneté, etc.
Que se passe-t-il quand une demande de congé est restée sans réponse ?
Si votre réponse n’intervient pas dans les délais légaux, votre salarié peut considérer que sa demande est acceptée. De ce fait, il peut partir en vacances aux dates qu’il a demandées, sans demander votre avis une nouvelle fois. Toutefois, cette acceptation tacite n’est valable que si le règlement intérieur de l’entreprise ne prévoit pas d’accord dans ce sens. Si l’employé est tenu d’obtenir une confirmation pour la prise des congés, alors votre silence ne vaut pas l’acceptation.
Pour éviter tout malentendu, il est recommandé de répondre par écrit, même si vous aviez donné une réponse verbale. Ainsi, vous allez éviter toute contestation ultérieure. Cette confirmation écrite peut être adressée par courrier, par mail ou par tout autre moyen de communication.
Les dates de congés peuvent-elles être modifiées ?
Parfois, des imprévus ou des besoins de l’entreprise peuvent nécessiter de modifier les dates de congés initialement prévues. Vous pouvez modifier les dates de congés que vous avez acceptées sous certaines conditions. Dans tous les cas, il est indispensable de discuter avec le salarié concerné et de trouver un accord commun. Voici les cas de figure dans lesquels les dates de congés peuvent être modifiées :
- En cas d’imprévu : vous pouvez être amené à modifier les dates de congés s’il y a une situation exceptionnelle dans l’entreprise qui nécessite la présence d’un ou de plusieurs salariés.
- En cas d’accord mutuel : votre salarié et vous pouvez convenir d’une modification des dates de congés si cela est possible pour les deux parties.
- En cas de nécessité de service : vous avez aussi la possibilité de modifier les dates de congés si cela est indispensable pour assurer la continuité du service de l’entreprise.
Sous quel délai l’employeur peut-il modifier les dates de congés ?
Si vous souhaitez modifier les dates de congés, vous devez le faire suffisamment tôt pour permettre au salarié de s’organiser. En effet, le Code du travail précise que l’employeur doit informer le salarié de la modification des dates de congés au moins un mois avant la date de départ initialement prévue.
Il est conseillé de prévenir le salarié dès que possible, afin de lui permettre de s’organiser au mieux. En cas de modification de dernière minute, vous risquez de créer une situation difficile pour votre collaborateur.
Si le salarié refuse la modification des dates de congés proposée par le dirigeant, les parties doivent rechercher une solution à l’amiable. Si aucun accord n’est trouvé, l’employeur peut être contraint d’annuler la modification des dates de congés. Dans ce cas, le collaborateur pourra partir en congé aux dates initialement prévues.
Un employeur peut-il imposer des congés ?
En tant qu’employeur, vous pouvez imposer des congés à vos salariés, mais sous certaines conditions. Vous devez vous soumettre aux règles légales en matière de congés payés. L’organisation des départs en vacances doit se faire en concertation avec les salariés. En cas de fermeture annuelle de l’entreprise, vous pouvez imposer des congés à votre personnel. Dernier rappel : lorsqu’un employé demande à prendre un jour de congé le vendredi, vous devez lui compter deux jours ouvrables de congés payés, car le samedi est considéré comme un jour de congé.
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