Les congés payés représentent un droit dont tout salarié dispose, qu’il soit employé dans un service public ou dans le secteur privé. En tant qu’employeur, vous devez veiller à ce que chaque salarié bénéficie de ce droit en toute légalité. À votre disposition ? Un logiciel de gestion des congés qui permet de faciliter et d’automatiser la gestion des congés payés des employés au sein d’une entreprise. Grâce à la mise en place d’un logiciel de gestion de congés conforme au régime légal, vous pourrez gérer les demandes de congés des salariés de manière efficace et transparente, tout en garantissant le respect de la législation en vigueur. Alors quelles sont les meilleures solutions gratuites et payantes ? À qui s’adressent-elles ? Comment bien les choisir ? Quel est leur prix ? On vous explique.
Sommaire de l'article
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des congés ?
Qu’il soit payant ou gratuit, en mode Saas ou en mode Cloud, il permet aux entreprises de bénéficier d’un suivi des mouvements des employés en ce qui concerne les congés. Un logiciel RH de congé va en effet permettre de gérer toutes les absences des salariés : les congés payés et RTT, les congés sans solde mais aussi des arrêts maladie, les congés individuels de formation et les congés pour événements familiaux qui donnent droit à des congés (décès, déménagement…), les jours de chômage partiel… Il offre ainsi de nombreux avantages à un gestionnaire RH ou à un DRH :
- Une transparence des informations : le logiciel RH de congé offre une visibilité complète des informations relatives aux congés et aux absences, ce qui facilite la gestion des demandes et le suivi des congés et des absences.
- Une gestion simplifiée des congés et des absences : les gestionnaires peuvent gérer les absences et les congés de manière plus efficace et plus rapide, en se basant sur des informations précises et à jour.
- Une meilleure planification des effectifs : le logiciel RH offre aux gestionnaires des outils pour planifier les effectifs et les horaires, en fonction des demandes et des absences, et ce de manière plus efficace.
- Une plus grande productivité : les fonctionnalités du logiciel RH de congé permettent aux gestionnaires de réduire le temps consacré à la gestion des congés et des absences, ce qui leur permet de se concentrer sur des tâches plus productives.
- Une conformité aux réglementations : le logiciel RH de congé permet aux gestionnaires de s’assurer que l’entreprise est en conformité avec les lois et réglementations en vigueur concernant les congés et les absences.
Peut-on gérer les congés de ses salariés gratuitement ?
Une gestion des congés et des absences avec Excel
L’utilisation d’un tableau Excel pour gérer les congés et les absences des employés peut sembler une solution simple pour les petites entreprises (TPE). Pour procéder, il est important de créer un tableau clair et bien organisé en incluant les noms des employés, les dates de congés demandées et les dates approuvées ou refusées. Cependant, cette solution peut rapidement devenir complexe à mesure que l’entreprise grandit et que le nombre d’employés augmente. Les limites sont multiples : difficulté à suivre les demandes en temps réel, la gestion des conflits de congés et difficulté à générer des rapports précis sur les absences des employés. Un logiciel RH de gestion des congés peut offrir une solution plus efficace en automatisant le processus de demande de congé et en fournissant des outils de suivi en temps réel.
Et les logiciels de gestion des congés gratuits ?
Posséder une plateforme RH gratuite peut être une alternative pour les entreprises qui ne peuvent pas investir dans un logiciel de gestion de congés haut de gamme. Cela améliore la gestion des effectifs et offre un suivi simple des congés des employés. Cependant, cette solution va souvent être limitée en termes de nombre d’utilisateurs ou de quantité de données à traiter. S’il peut offrir une solution basique pour la gestion des absences, un logiciel gratuit peut manquer de fonctionnalités avancées telles que la gestion des heures supplémentaires, l’intégration de la paie, la planification des ressources et le suivi des évaluations de performance. Ajoutez à cela le peu d’informations disponibles sur l’hébergement des données, ou bien sur la localisation des data centers.
Voici deux solutions de logiciels gratuits qui ont fait leurs preuves :
| Jorani |
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| Ce logiciel open source (logiciel dont le code source est disponible gratuitement) est surtout utilisé par les TPE, les PME et les ETI. Il vous permet de gérer les congés, les absences et les vacances de votre équipe, de même que les heures supplémentaires. Cette version gratuite propose entre autres : des rapports intégrés, des filtres sur vos calendriers, une modélisation de votre organisation. + L’absence de module supplémentaire payant constitue un autre avantage. |
| PhpMyLab |
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| Ce logiciel open source de gestion des congés et des absences est utilisé par les TPE et les PME. Parmi les divers avantages, on compte notamment : la possibilité d’avoir plusieurs vues, un calendrier des déplacements de votre équipe, le planning annuel et des congés, une aide en ligne gratuite via une démonstration du logiciel, une solution modulaire. – Le seul point négatif réside dans le fait que l’interface est peu conviviale. |
Tableau comparatif des logiciels de gestion des congés les plus utilisés
Un logiciel SIRH complet ou un logiciel RH congé payant peut offrir une solution plus complète pour les entreprises souhaitant améliorer la gestion de leurs ressources humaines. Voici un tableau comparatif détaillé pour les différents logiciels de gestion de congés et d’absences.
| Logiciel | Avantages | Fonctionnalités clés | Type d’entreprise concernée | Tarif par mois et par collaborateur |
| Timmi Absences | – Interface simple et facile à utiliser pour les administrateurs et les collaborateurs – Gestion des demandes de congés et d’absences – Possibilité de personnaliser les workflows | – Gestion des congés et des absences – Gestion des congés en jours ouvrés/ouvrables, en jours calendaires et en heures – Gestion des droits acquis en cas d’absence | Startups, PME, ETI et grands comptes | 8,90€ |
| KiwiRH | – Automatisation des processus RH – Gestion des congés et des absences – Suivi des performances – Outils d’analyse, support multilingue, etc. | – Gestion des congés et des absences – Suivi des temps de travail – Gestion de la paie, etc. | PME, startups et associations | 3,50€ |
| Jouroff | – Outil facile à utiliser – Intégration avec les calendriers Google et Outlook – Notifications pour les demandes de congés de votre équipe ou des salariés – Gestion des notes de frais, etc. | – Gestion des congés et des absences – Intégration des calendriers – Notifications pour les demandes de congés – Gestion des notes de frais, etc. | TPE, PME et ETI | 2,50€ |
| Kammi | – Interface intuitive – Gestion des absences et des congés et des vacances en temps réel – Outils de reporting avancés – Intégration avec Slack, etc. | – Gestion des congés et des absences – Suivi en temps réel | Startups, PME, ETI et grands comptes | 2,00€ |
| Manatime | – Intégration avec les systèmes de paie – Gestion des temps de travail | – Suivi des performances | TPE, PME, multinationales | 99,00€ |
| Eurécia | – Gestion des congés et des absences – Intégration avec les calendriers Google et Outlook – Suivi des performances – Outils de reporting avancés – Support multilingue, etc. | – Gestion des congés et des absences – Suivi des temps de travail – Intégration de calendriers | Toutes les entreprises | 79,00€ |
| Factorial | – Gestion des congés et des absences – Suivi des temps de travail de votre équipe – Outils de reporting avancés – Intégration avec les systèmes de paie – Support multilingue | – Gestion des congés et des absences | PME, ETI et grands comptes | 8,00€ |
| Wuro | – Interface intuitive – Simplification de la gestion des demandes de congés et d’absence – Notification immédiate par notifications sur Wuro et par e-mail | – Processus automatisé de la demande à la décision – Facilité d’utilisation pour les collaborateurs | Auto-entrepreneurs, ETI et PME | De 5 à 90€ L’offre colibri est gratuite. |
Lucca Absences
Lucca Absences est très facile d’utilisation et est accessible depuis son smartphone, une tablette, un ordinateur… Le manager est notifié par e-mail de toute demande de congé d’un collaborateur. Le décompte en temps réel de tous les types de congés / absences est d’une grande utilité. Ce logiciel RH très complet peut se mettre en lien direct avec tout logiciel de gestion de paie. Et son planning de congé est également compatible avec les autres agendas partagés (Google, Outlook…). Enfin, Lucca Absences permet entre autres de générer des tableaux de bord de suivi (récupération des justificatifs, absences à justifier, soldes débiteurs anormaux), de gérer les arrêts de travail avec la DSN ou le décompte des tickets-restaurant.
KiwiRH
KiwiRH est un logiciel avancé de gestion de congés, d’absences et de vacances de votre équipe, facile à utiliser et complet. Il permet de visualiser en temps réel les absences, les retards, les maladies et les congés des employés ainsi que l’historique des modifications et des commentaires. Il est idéal pour les entreprises de toutes tailles.
Jouroff
Jouroff permet une gestion optimisée du temps de travail et des activités de votre service en fournissant des indicateurs de temps consommés et un suivi des temps par activité ou projet. Ce logiciel s’adresse particulièrement aux petites entreprises souhaitant digitaliser leur gestion des ressources humaines.
Kammi
Le logiciel de gestion des congés Kammi permet une dématérialisation de la gestion des congés et des absences de votre service. Ce logiciel s’adresse donc aux entreprises qui désirent optimiser leur processus de gestion/planning des congés et des absences, en assurant à tous les utilisateurs de gagner du temps et d’éviter les erreurs de saisie grâce à une solution automatisée.
Manatime
Manatime est un logiciel en ligne qui digitalise la gestion des congés payés pour les entreprises. L’avantage principal de Manatime est la simplification et l’automatisation du processus de gestion des congés. Ce logiciel convient à toutes les entreprises souhaitant digitaliser leur processus de gestion des congés et optimiser leur organisation interne.
Eurecia
Ce logiciel propose des fonctionnalités telles que la planification des congés, l’affectation des congés par profils, la validation des demandes de congés à plusieurs niveaux et la gestion des délégations de signature en cas d’absence du manager. Il évite par ailleurs les doublons et les informations confuses. Le logiciel est adapté à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité.
Factorial
Ce logiciel de gestion des ressources humaines permet de transformer les processus RH répétitifs, manuels et complexes en processus automatisés, centralisés et efficaces. Factorial, il est destiné à tous les types d’infrastructures, des start-up aux grandes entreprises, en passant par les PME et les TPE.
Wuro
Wuro est un logiciel de gestion de congés et d’absences pour les entreprises désireuses de gérer leur planning. Le processus est entièrement automatisé, depuis l’envoi de la demande jusqu’à la notification de la décision. En tant que manager, vous pouvez avoir une vue d’ensemble sur les demandes et gagner du temps dans vos prises de décision.
Une promesse : la possibilité de gérer les congés simplement en ligne
Comme le benchmark le montre, il existe plusieurs acteurs sur le marché possédant chacun ses spécificités. Pour bien choisir celui qui vous correspond, il convient de se poser quelques questions.
À qui s’adressent ces solutions ?
Les logiciels de gestion des congés et des absences s’adressent à toute entreprise souhaitant automatiser la gestion des demandes de congés et des absences de ses employés. Ces logiciels permettent de simplifier les procédures liées aux demandes de congés et de faciliter la planification des absences. Ainsi, elles sont également utilisées par les startups et les TPE. Les professionnels des métiers comme les ressources humaines, la direction et le management sont les utilisateurs les plus concernés, et ce tous services et secteurs confondus.
Quelles questions devez-vous vous poser pour bien le choisir ?
Les logiciels de gestion des congés et des absences sont devenus des outils indispensables pour les entreprises et organisations car ils permettent de simplifier les processus RH lourds et de dématérialiser les demandes de congés et d’absences. Voici quelques critères à prendre en compte pour choisir le bon logiciel pour votre entreprise :
- votre budget
- le type de société
- le nombre de licences logicielles
- les plateformes d’exploitation
- le type d’hébergement de données
La plupart des logiciels de gestion de congés et d’absences proposent une version d’essai gratuite d’une semaine. Vous avez tout votre temps pour tester le logiciel. Ainsi, vous saurez s’il convient à votre entreprise.
Combien coûte un outil de gestion des congés ?
Hormis les logiciels open source, les autres outils de gestion de congé sont payants. Leur prix varie de 1,50€ par mois à 270,00€. Quant au prix moyen par mois et par utilisateur, il est de 51,39€. Sachez que le prix dépend du type de logiciel de gestion de congés payés, du nombre de fonctionnalités et du nombre d’utilisateurs. Les options influent également sur le tarif mensuel.
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