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Gestion des achats : Le guide pour une bonne gestion en entreprise

gestion des achats

La gestion des achats est indispensable au bon fonctionnement d’une entreprise, quel que soit son secteur d’activité. Encore faut-il qu’elle gestion soit efficace pour que les bénéfices soient au rendez-vous : réduire les coûts, permettre un meilleur contrôle des dépenses , améliorer les performances de l’entreprise… Quelles actions mettre en place pour y parvenir ?

Les fondamentaux de la  gestion des achats ?

Les achats couvrent l’ensemble des besoins de l’entreprise, aussi bien les prestations de service (location de véhicule, frais de déplacement des collaborateurs, consulting…) que les consommables (fournitures de bureau…). On retrouve aussi les achats de production que sont les matières premières et autres composants nécessaires à la fabrication des produits finis.

Une gestion optimale des achats passe par une définition précise de sa politique d’achat, , la  recherche de fournisseurs et la cartographie de ses processus .’Objectif: cibler les bons produits et/ou services, négocier les meilleurs prix pour obtenir les meilleurs délais et sécuriser son processus de bout en bout.

Le service achat : une fonction essentielle dans l’entreprise

 A quoi un service achat structuré et organisé ressemble-t-il ?

Quel est le rôle du service achats ?

Le rôle du service achat est de se procurer les biens ou les services indispensables au bon déroulement des activités de l’entreprise.

Ses missions sont variées :

  • Entretenir de bonnes relations avec les fournisseurs, en vue d’une amélioration continue des processus.
  • Éviter les ruptures de stocks, les litiges et autres incidents qui pourraient impacter l’image de marque de l’entreprise.
  • Améliorer les résultats financiers de la société.

Qui compose le service achat ?

Différents postes composent le service achat :

  • Le directeur et les responsables achats supervisent le service et sont chargés d’atteindre les objectifs quantitatifs et qualitatifs fixés par l’entreprise.
  • Les acheteurs examinent les offres, choisissent les produits et/ou les services et négocient les tarifs.
  • Le responsable qualité met en œuvre la politique qualité en faisant appliquer les normes et les méthodes définies.
  • Le développeur fournisseurtransmet les bonnes pratiques aux fournisseurs en vue d’améliorer la qualité globale des échanges.
  • Les contrôleurs de gestionanalysent les stocks (taux de rotation, délais d’approvisionnement, stock tampon…), alimentent la base de données des achats et réalisent les reportings. Sur le terrain, les contrôleurs de gestion doivent être forces de proposition et identifier des mesures correctives.
  • Les responsables méthodesmènent les projets d’amélioration des outils et des processus.

Une partie ou l’intégralité des métiers du service achat peuvent être externalisées. La société partenaire se chargera de réaliser un audit de l’existant, de mettre en place une gestion des achats, d’analyser et de négocier les marges, de gérer les stocks, etc.

Principaux avantages : le gain de temps, de transparence et de sérénité, même si  le soutien d’un support juridique est parfois nécessaire en cas de litige.

Comment mettre en placeune gestion des achats efficaces ?

Trop d’interlocuteurs sont impliqués dans la gestion des achats au sein de votre entreprise ? Vous perdez en visibilité financière ? Certains de vos processus fonctionnent au ralenti ?

Remettre à plat votre gestion commence par la définition d’une politique d’achat en accord avec la politique de votre entreprise. C’est d’elle que découlent les différentes phases du processus achats : l’analyse des besoins, la recherche des fournisseurs, le lancement d’appel d’offres, l’étude des candidatures, la négociation et la contractualisation. La gestion des achats s’appuie à la fois sur la politique et les processus d’achat définis par l’entreprise.

Quelles sont les bonnes pratiques ?

  • Une connaissance accrue de votre portefeuille d’achat, basée sur des données précises et mesurables. Une étude de l’existant est indispensable.
  • Un regroupement de vos achats, pour réduire le nombre de commandes et les frais de transport, augmenter votre volume d’achat et négocier de meilleurs tarifs auprès des fournisseurs. L’intérêt est de mutualiser les coûts pour réaliser des économies d’échelles pour toute l’entreprise.
  • Un contrôle rigoureux des stocks, pour éviter les ruptures et autres dépenses imprévues liées à l’entreposage.
  • Une étude régulière des fournisseurs pour vous assurer de leur capacité logistique, de leur pérennité économique, de leur réputation, etc.
  • Une utilisation de KPIs (ou indicateurs de performance) pour identifier des axes d’amélioration, anticiper les risques, éviter les retards de livraison, prévoir la fluctuation des coûts de matière première, etc.
  • Partie comptable ?

Quels sont les outils indispensables à la gestion des achats ?

 Excel permet de créer et de personnaliser des tableaux de suivi : s’il convient aux Très Petites Entreprises, cet outil montre ses limites dès que l’activité augmente.

Le recours à des logiciels spécialisés s’impose via notamment :

  • Le Supplier Relationship Management (SRM) aide l’entreprise à mieux communiquer avec ses fournisseurs. Les informations sont centralisées et partagées avec les collaborateurs concernés : les données circulent rapidement de façon sécurisée.
  • L’Electronic Data Exchange (EDI) permet de dématérialiser et d’échanger des documents électroniques comme les bons de commande, les ordres d’achat, les mandats, les factures, les avis d’expédition, etc.
  • Le Digital Procurement permet au service des achats de s’approvisionner en ligne grâce à des plateformes de e-procurement.

En fonction des outils choisis, vous pouvez :

  • Créer rapidement des appels d’offre,
  • Contrôler l’état des approvisionnements,
  • Évaluer les performances des acheteurs,
  • Identifier les économies réalisées sur les achats effectués,
  • Optimiser la comptabilité liée aux achats (calculer les factures non parvenues, les charges constatées d’avance…),
  • Simplifier les démarches administratives et commerciales.

En plus d’améliorer l’ensemble des processus, vous pourrez automatiser une partie de la gestion de vos achats : sourcing stratégique, confirmation de commandes, rapprochement des factures, paiement, archivage, etc. L’idée est de libérer les collaborateurs des tâches chronophages pour leur confier des missions à plus forte valeur ajoutée et gagner en productivité.

Une gestion des achats optimisée est un levier de performance pour toutes les entreprises. A la base d’une pratique saine : la définition précise des besoins en vue de trouver le bon fournisseur et de négocier les meilleurs prix. Aujourd’hui, le recours à des outils de digitalisation et de dématérialisation est indispensable pour gagner du temps et de l’argent, le poste achat représentant entre 50 et 60% du chiffre d’affaires d’une entreprise.

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L’équipe de rédaction du Guide des RH est composée d’un collectif d’experts des RH : Rédacteurs, consultants SIRH chez l’éditeur, consultant RH en cabinet …