Vous en avez nécessairement entendu parler et même utilisé. L’organigramme d’entreprise est l’un des outils RH les plus utilisés dans les entreprises. Initialement présenté sous forme de tableau graphique, il sert surtout à mettre en relation et à synthétiser diverses données d’une société liées aux ressources humaines. L’organigramme d’entreprise permet ainsi de visualiser en un clin d’œil la configuration des postes des collaborateurs. Cet outil entre dans la catégorie des logiciels de gestion du personnel. La question soulevée aujourd’hui est la suivante : l’organigramme de l’entreprise est-il obligatoire dans l’entreprise ? On vous explique.
Sommaire de l'article
Qu’est-ce qu’un organigramme ?
Cet outil est généralement présenté sous forme de graphique. Son rôle ? Permettre une meilleure organisation et structure le poste de travail occupé des salariés au niveau interne et dans chaque service de l’entreprise. Ces derniers sont reliés entre eux afin de simplifier la relation entre la hiérarchie et les employés. L’organigramme d’entreprise est souvent inclus dans les logiciels Core RH, autre outil indispensable, dont les fonctions ne doivent pas être négligées… bien au contraire.
Quelles sont ses fonctions ?
Cet outil aide à la gestion et à la communication dans la société. Ses fonctions principales sont les suivantes :
- La visualisation rapide de la structure de l’organisation dans l’entreprise.
- Faciliter l’organisation des équipes et des missions.
- Faciliter une prise de décision rapide et efficace, voire stratégique, en identifiant le ou les acteurs concernés.
- Une optimisation de la gestion des services des ressources humaines.
- Faciliter dans l’entreprise l’intégration des nouveaux salariés.
Cet outil est stratégique pour toutes les entreprises, et ce, quelle que soit leur taille. Il est aussi utile même à l’externe car il permet de cerner le fonctionnement de l’entreprise ainsi que de distinguer la personne adaptée en fonction du besoin spécifique des clients et des partenaires.
À qui l’organigramme sert-il ?
Outre son utilité organisationnelle dans l’entreprise, l’organigramme est aussi utilisé par les dirigeants, les équipes des ressources humaines et par les nouveaux collaborateurs. Il sert notamment à identifier les responsabilités des salariés selon leur poste afin de comprendre leur missions et champ d’action.
L’organigramme est-il obligatoire en entreprise ?
La réponse est non ! Bien qu’il soit extrêmement avantageux pour gérer son personnel et la communication interne, la législation française n’impose pas l’utilisation et la création d’un organigramme. Il reste fortement recommandé pour optimiser son efficacité organisationnelle.
Comment réaliser un organigramme d’entreprise ?
Chaque entreprise est libre de réaliser son organigramme comme bon lui semble. C’est pour cela qu’il diffère souvent d’une société à une autre. Ce dernier doit toutefois être clair, précis et synthétique. Mais aussi être facile d’utilisation et parfaitement fonctionnel. Pour ce faire, il est recommandé de suivre dans l’ordre quelques points essentiels :
- L’identification de la structure de l’entreprise ainsi que la répartition globale des postes pourvus (recensement des différents services, des membres et des postes occupés dans l’entreprise).
- La définition de l’objectif de l’organigramme (détermination des personnes amenées à utiliser l’organigramme, nombre de documents à créer…).
- La réunion de toutes les informations à inclure dans le document (nom et prénoms des employés, poste occupé, département, photographie et autres informations personnelles).
- La création de l’organigramme (il existe des outils en ligne gratuits comme Canva ou PowerPoint qui vont permettre de créer le document).
Il convient de le mettre régulièrement à jour dans le cadre de la création de nouveaux postes et de la venue de nouveaux collaborateurs/salariés.
Qui est chargé de le créer et de le mettre à jour ?
Comme l’organigramme d’entreprise est un outil RH, on en déduit que sa prise en charge, sa création et sa mise à jour incombent à une personne avec une vision objective de l’organisation de l’entreprise. Ces personnes sont généralement le chef d’entreprise ou encore, un responsable (ou un membre) du département des ressources humaines.
Bon à savoir : Attention, l’organigramme d’entreprise doit être mis à jour à chaque mouvement de personnel. Le document doit, par ailleurs, comporter une date. Pensez à sauvegarder les anciens documents. L’utilisation d’un organigramme d’entreprise numérique est plus simple qu’un organigramme en version papier.
Quelles informations doivent figurer sur l’organigramme ?
Composé de formes diverses, l’organigramme comprend, entre autres, le nom de l’employé ou du salarié, le poste occupé au sein de l’entreprise et des photographies. Ces renseignements sont, en outre, reliés par des lignes permettant la synthétisation de la relation entre les employés, la hiérarchie et le poste. Les formes carrées, rondes, rectangulaires et les renseignements indiqués sont propres à chaque entreprise.
Quels sont les 4 types d’organigramme ?
La création d’un organigramme dépend du type souhaité. En effet, il existe quatre types d’organigramme.
La forme fonctionnelle
Ce type d’organigramme se présente sous forme pyramidale. Sa fonction est de schématiser une structure simple où l’organisation tourne autour des divers responsables des services ou des départements de l’entreprise. À la tête de la pyramide se trouve un groupe ou une seule personne en charge des départements. Les collaborateurs ayant moins de responsabilités se situent en dessous selon un ordre hiérarchique.
L’organigramme divisionnel
Ce type de document est spécifique aux entreprises diversifiées, là où l’ensemble du personnel collabore et s’organise en groupes autonomes (son propre directeur, budget, communication, voire le recrutement). Il est aussi destiné aux entreprises organisées par zones géographiques ou centres de profit.
Le modèle horizontal ou modèle plat
Ce modèle sert particulièrement aux sociétés ayant une structure d’organisation plate ou bien horizontale avec peu ou sans niveaux hiérarchiques intermédiaires. On note la présence de deux lignes représentées par la direction et par les employés.
La forme matricielle
Enfin, dans ce modèle d’organigramme, les salariés rendent compte à plusieurs responsables au lieu d’un seul responsable. Ici, les compétences sont partagées entre plusieurs départements ou services. Cela va permettre de favoriser une communication transversale.
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