La digitalisation des processus RH est devenue une nécessité, notamment avec l’essor du télétravail et des environnements de travail hybrides. Voici 9 conseils pour réussir la transition vers un onboarding digital et offrir une meilleure expérience à vos nouveaux talents.
Sommaire de l'article
Pourquoi opter pour un onboarding digital ?
Les nouvelles recrues au sein de votre entreprise ont besoin de se sentir à l’aise pour leur intégration. C’est pour cela que mettre en place un processus d’onboarding efficace est crucial. Mais concrètement, c’est quoi un processus d’onboarding ? Tout simplement, il s’agit d’un processus visant à favoriser l’engagement et la rétention des nouveaux collaborateurs. Qu’en sera-t-il lorsqu’il est digitalisé ?
Répondre aux attentes des nouvelles générations
Avec les générations Z et Alpha qui ne pourront plus se séparer des outils numériques, il est essentiel de créer un environnement de travail qui intègre les nouvelles technologies. L’onboarding digital devient alors presque comme une évidence afin de leur offrir un cadre moderne et interactif qui répond à leurs attentes.
Profiter des avantages d’un onboarding digital
Si les nouvelles générations sont les principales cibles de cette solution innovante, il n’en reste pas moins qu’elle profite à tous, y compris les plus âgés dans l’entreprise. En effet, l’onboarding digital :
- Automatise les tâches administratives,
- Améliore le processus d’intégration des nouveaux employés au sein de l’entreprise,
- Réduit les marges d’erreur.
9 conseils pour digitaliser son processus d’onboarding
Mettre en place un processus d’onboarding pour accueillir vos nouvelles recrues est une chose. Faire en sorte qu’il soit efficace et pertinent en est une autre. Voici comment procéder à la digitalisation de cette étape cruciale de la culture d’entreprise :
Analyser votre processus actuel
Savez-vous que tout a un début ? Avant de procéder à la digitalisation de votre processus d’onboarding, faites le point sur celui que vous appliquez actuellement. Cela consiste en effet à :
- Évaluer les points forts et les points faibles du processus,
- Identifier les éléments à corriger,
- Analyser ceux qui peuvent être améliorés grâce à la technologie.
Une fois vos besoins définis, il sera plus simple de créer un processus digital qui réponde à vos attentes.
Choisir les bons outils digitaux
Avant de vous lancer dans le processus de digitalisation proprement dite, encore faut-il choisir le bon outil pour le concrétiser. Plusieurs critères sont alors à prendre en compte : le type de tâches que peut automatiser chaque outil, la facilité d’utilisation et la quantité d’informations que pouvez y intégrer. C’est bien beau de vouloir suivre la tendance actuelle et de vouloir répondre aux besoins des nouvelles générations. Mais avec un outil dépassé par le temps ou inaccessible à bon nombre de vos employés, vos efforts de digitalisation seront vains.
Créer un parcours d’onboarding structuré
La création de votre processus d’onboarding digital implique la création d’un plan clair et précis que tous vos employés pourront comprendre et utiliser. Le but est de faciliter l’adaptation du nouvel employé à son nouvel environnement. Pour cela, veillez à faire véhiculer votre culture d’entreprise, vos valeurs ainsi que vos attentes.
Afin de garantir la réussite de votre processus d’onboarding, vous devez :
- Préparer en amont le poste de travail et se préparer à accueillir un nouvel employé,
- Déterminer les objectifs et les missions à effectuer,
- Investir dans un plan de formation si nécessaire pour ne pas nuire à la productivité de votre entreprise,
- Interagir avec le nouvel arrivant et l’intégrer à vos discussions, vos pauses ou même à vos sorties de groupe.
Pour que votre processus d’onboarding soit un succès, facilitez l’accès aux informations. Avec un parcours défini et clair comme celui-là, les risques de perte pour votre entreprise sont réduits. Car, oui, un processus d’onboarding échoué peut vous faire perdre des milliers d’euros.
Intégrer la marque employeur dans l’onboarding
Le fait de véhiculer seule la culture d’entreprise n’est pas suffisant pour qu’un nouveau talent puisse s’intégrer complètement. En effet, la marque employeur joue également un rôle important dans le processus d’onboarding.Il devient ainsi crucial de prendre soin de son image et de prouver, tant en externe qu’en interne, que vous êtes bel et bien fidèles à vos valeurs. En agissant ainsi, vous renforcez le sentiment d’appartenance de vos collaborateurs. Leur engagement se fera ainsi voir dès le départ. Cela impacte alors positivement non seulement la performance globale de l’entreprise, mais aussi de tout un chacun.
Créer des parcours interactifs
L’intégration dans une nouvelle entreprise n’est pas facile pour tout le monde. Si certains trouvent rapidement une place, d’autres mettent du temps pour s’adapter. C’est pour cela qu’un parcours d’onboarding qui met en avant les interactions entre chaque employé devient intéressant. En digitalisant les informations, les recherches sont simplifiées. Ce qui facilite les entraides entre collaborateurs, par exemple. Aussi, cela peut rapprocher les personnes partageant les mêmes centres d’intérêts.
Personnaliser le contenu selon le poste
Ce qui est bien avec un outil digitalisé, c’est qu’il est personnalisable à souhait. Ainsi, en fonction du poste du nouveau talent, vous pouvez créer des options spécifiques ou ajouter des informations supplémentaires : des formations spéciales sur la façon d’utiliser les outils de l’entreprise ou encore des formations sur les procédures en vigueur dans son secteur d’activité. En personnalisant votre outil digital au poste, vous renvoyez une image soucieuse du bien-être de vos employés. Vous pouvez aussi créer un kit d’intégration ou welcome pack afin d’accueillir comme il se doit chaque nouveau collaborateur.
Intégrer des moments de feedback
Les retours de vos collègues sont d’une importance capitale pour améliorer votre performance au travail. Il n’y a donc pas de raison de ne pas intégrer la possibilité d’émettre des feedbacks dans votre outil de travail. Grâce à ces derniers :
- Vous favorisez une communication transparente entre les nouveaux employés et leurs équipes,
- Vous facilitez l’amélioration et l’ajustement des points cruciaux de votre parcours d’onboarding,
- Vous renforcez le sentiment d’appartenance de vos nouvelles recrues.
Et pour aller plus loin, n’hésitez pas à faire un rapport d’étonnement pour :
- Connaître davantage l’opinion de vos employés quant aux projets en cours,
- Recueillir leurs premières impressions au sein de votre entreprise,
- Avoir une idée sur les ressentis de vos employés sur un sujet en particulier.
Impliquer les managers dans le processus digital
L’arrivée d’un nouveau collaborateur n’est pas toujours aisée. Il est donc important de se tourner vers des personnes compétentes et qualifiées avant de mettre en place votre outil d’onboarding digital. Et qui de mieux que les managers ? Ayant l’habitude de gérer des équipes, ils sont les plus qualifiés au sein de votre entreprise pour favoriser la bonne intégration des nouveaux talents. Ils ont conscience des besoins de chaque partie. Ce qui est essentiel afin de trouver le compromis idéal pour une collaboration à long terme. De plus, avec leur soutien, la confiance entre les salariés ne peut qu’être renforcée.
Mettre à jour régulièrement le contenu
Une entreprise qui triomphe est une entreprise qui évolue. En d’autres termes, il est important de mettre à jour régulièrement le contenu de votre parcours d’onboarding digital. Les facteurs externes sont également variables. Cela implique alors une veille constante pour ne pas se retrouver sur le banc de touche. Entre autres, un changement dans la politique d’entreprise peut entraîner une modification du processus d’onboarding digital. Et d’un point de vue global, certains outils sont dépassés par le temps ou que certaines méthodes ne sont plus appropriées.
Les erreurs à éviter dans la mise en place d’un onboarding digital
Vouloir digitaliser son processus d’onboarding implique de la vigilance. Voici comment favoriser son efficacité sans commettre des erreurs :
Ne pas négliger les interactions humaines
Bien que la digitalisation facilite le processus d’onboarding, il ne faut pas oublier que l’intégration nécessite aussi des contacts humains. Ainsi :
- Favorisez des rencontres entre les employés à travers des séances de regroupement,
- Insistez sur l’importance de créer des liens sociaux avec ses collègues pour le bien de tous,
- Adoptez la culture collaborative au sein des équipes pour que tout le monde puisse participer.
Ne pas privilégier des outils ergonomiques et simples à utiliser
Les nouvelles générations sont les premières cibles d’un processus d’onboarding digital. Cependant, il ne faut pas oublier les seniors d’une autre génération qui peuvent avoir du mal à recourir à ces divers outils. Ainsi, il est fortement conseillé d’opter pour des solutions digitales ergonomiques, faciles à utiliser et adaptées à tous les profils d’employés. De cette manière, les risques d’être retardé à cause d’un outil inadapté peuvent être évités. Aussi, c’est une précaution que vous allez prendre pour enlever les frustrations de vos collaborateurs à cause d’une mauvaise manipulation fréquente.
Ignorer les retours d’expérience des nouveaux recrus
L’un des pièges les plus courants est de ne pas mesurer l’efficacité de l’onboarding en ignorant les retours et la satisfaction des nouveaux employés. Un système de suivi et d’évaluation doit être mis en place pour identifier les points d’amélioration. Utiliser une plateforme digitale intégrant des indicateurs clés permet d’automatiser la collecte de feedbacks et d’ajuster le processus en temps réel. Assurer un onboarding fluide et interactif, par exemple avec la gamification, aide également à fidéliser les nouveaux talents dès leur recrutement.
Surcharge d’informations dès le départ
Un onboarding efficace doit être structuré et simplifié pour éviter une surcharge d’informations dès le début. Un guide interactif, couplé à un système d’apprentissage basé sur la gamification, offre une approche plus pratique et engageante. L’automatisation des tâches administratives libère du temps pour un accompagnement plus humain et personnalisé.
Négliger la culture d’entreprise
Un onboarding ne doit pas être entièrement axé sur les aspects techniques et opérationnels. Il est essentiel d’intégrer la culture d’entreprise. Une plateforme dédiée et un suivi personnalisé assurent une intégration efficace, motivante et à long terme.
L’équipe de rédaction Des fichiers, une entreprise est composée d’un collectif d’experts des RH : Rédacteurs, Consultants SIRH chez l’éditeur, Consultants RH en cabinet.