Saviez-vous que 22% des turnovers ont lieu dans les 45 premiers jours suivant l’embauche ? Une intégration réussie est cruciale afin de fidéliser vos talents dès leur arrivée. Le kit d’intégration nouveau salarié est un outil puissant. Bien plus qu’un simple geste d’accueil, ce pack joue un rôle clé dans l’engagement et la motivation des nouvelles recrues.
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Qu’est-ce que le kit de bienvenue ou welcome pack ?
Dès son premier jour, un nouvel employé doit se sentir attendu et équipé pour briller. Un kit de bienvenue, ou welcome pack, est un ensemble d’outils et de supports fournis à un employé à sa venue dans l’entreprise. Ce kit vise à faciliter son intégration. Il sert à lui offrir un accueil chaleureux. En outre, il lui détaille toutes les informations essentielles pour démarrer dans les meilleures conditions. L’objectif principal est de réduire l’anxiété liée à l’arrivée dans un nouvel environnement et d’accélérer la phase d’ajustement. Selon une étude de Glassdoor, un bon programme d’adaptation peut améliorer la rétention des employés de 82% et accroître leur productivité de 70%.
Que pouvez-vous ajouter dans votre kit de bienvenue ?
Un kit de bienvenue est dit efficace quand il allie : informations primordiales, objets utiles et éléments engageants.
Les indispensables : documents RH, guides d’entreprise
Le kit doit comporter tous les documents administratifs nécessaires. Il doit permettre au nouvel arrivant de comprendre le fonctionnement de la compagnie et ses obligations. Parmi les éléments incontournables, nous avons :
- Le livret d’accueil en entreprise contenant les valeurs, la mission et l’organisation interne.
- La politique de la société.
- Le règlement intérieur et la charte informatique.
- Une checklist des étapes à suivre pour finaliser son intégration.
Les goodies et objets personnalisés
Offrir des objets personnalisés renforce le sentiment d’appartenance et valorise l’image de marque employeur. Voici quelques idées : carnet et stylos à l’effigie de la société, mug, gourde réutilisables ou tote bag, vêtements d’entreprise (t-shirt, sweat, casquette…) ou encore un petit cadeau de bienvenue (chocolat, carte de bienvenue signée par l’équipe).
Les outils de travail et équipements fournis
Pour que le nouveau salarié puisse être opérationnel rapidement, il est important de lui fournir son matériel informatique (ordinateur, clavier, souris, casque audio), les accès aux logiciels et outils collaboratifs et un guide d’utilisation des plateformes internes.
Pourquoi offrir un kit de bienvenue aux nouveaux employés ?
L’intégration d’un nouvel agent ne se limite pas à la signature de son contrat. Elle débute dès son premier jour et conditionne son engagement à long terme.
Un levier pour améliorer l’expérience collaborateur
Un bon onboarding RH commence par une intégration réussie. Un welcome pack entreprise bien pensé, crée une première impression positive. Il montre également au nouvel employé qu’il est valorisé. C’est aussi :
- Un moyen de renforcer la culture d’entreprise : Un kit aligné sur la culture et les valeurs de l’entreprise aide les nouvelles recrues à mieux s’approprier leur environnement de travail. Par exemple, vous pouvez inclure des gadgets high-tech et des jeux de teambuilding dans son pack.
- Un facteur de motivation et d’engagement des nouvelles recrues : Selon une étude de Gallup, les salariés engagés sont 59 % moins susceptibles de chercher un nouveau poste dans les 12 mois suivant leur embauche. Un kit soigneusement conçu montre que l’entreprise investit dans ses employés et leur bien-être.
- Un aide pour faciliter l’intégration et la productivité : Lorsqu’un employé reçoit toutes les informations essentielles dès son arrivée, il gagne en autonomie plus rapidement. Son temps d’adaptation s’en trouve considérablement réduit. Cela se traduit par une montée en compétences et une meilleure productivité.
Quel est le coût moyen d’un kit de bienvenue ?
La valeur d’un kit varie en fonction de plusieurs facteurs, notamment le niveau de personnalisation et la qualité des éléments inclus. Un pack standard avec uniquement des documents RH représente un budget modeste. Il est compris entre 10 et 20€ par employé. En revanche, un kit plus élaboré, intégrant des goodies personnalisés et du matériel de travail, peut coûter entre 100 et 300€ par collaborateur. Chaque entreprise doit ainsi arbitrer entre une approche minimaliste et une version haut de gamme. Cela dépend évidemment de ses ressources.
Astuces pour optimiser son budget sans sacrifier la qualité
En premier, vous devez privilégier les fournisseurs en gros. Cela vous permet de réduire les coûts unitaires tout en maintenant un bon niveau de qualité. Il faut également un équilibre entre supports digitaux (accès à des ressources en ligne) et éléments physiques (goodies). Enfin, vous pouvez impliquer les employés en recueillant leurs retours. Vous pouvez par la suite ajuster le contenu du kit en fonction de leurs attentes réelles. Vous évitez ainsi les dépenses inutiles.
Quelques idées de welcome pack inspirées d’entreprises
Laissez-vous inspirer par ces welcome packs conçus par des entreprises qui savent comment surprendre et fidéliser leurs nouveaux talents.
Les welcome packs originaux de startups innovantes
Les startups rivalisent de créativité pour offrir des packs de bienvenue uniques. Parmi les meilleures idées :
- Un coffret d’expériences (un bon pour un déjeuner avec le CEO, escape game d’intégration).
- Un abonnement à une application de bien-être (yoga, méditation).
- Un kit de télétravail avec tapis de souris ergonomique et carnet de notes.
Les kits d’intégration des grandes entreprises et leurs particularités
Les grandes compagnies bénéficient de budgets plus élevés. Elles proposent souvent un dispositif pour faire un rapport d’étonnement. Ce dernier sert à encourager le feedback des nouvelles recrues. Parmi ces kits, il peut y avoir un programme de mentorat ou une formation dédiée aux valeurs et missions de l’entreprise.
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