Une fiche de poste est un outil essentiel qui permet de répondre à divers enjeux tels que le recrutement, l’identification des besoins en formation ou encore la gestion de la mobilité interne. Alors si vous souhaitez savoir comment bien rédiger une fiche de poste, nous vous livrons des conseils pratiques pour rédiger un document adapté aux besoins de votre entreprise.
Sommaire de l'article
La fiche de poste : qu’est-ce que c’est ?
La fiche de poste est un document clé en ressources humaines qui décrit de manière détaillée les missions et responsabilités d’un collaborateur pour un poste spécifique. Elle précise les compétences requises et les tâches associées, tout en regroupant les informations essentielles pour répondre aux différents besoins de l’entreprise. Elle fait partie des éléments de bonne pratique pour attirer les candidats, notamment lorsqu’elle est accompagnée d’un benchmark de salaires pertinent, afin de garantir une offre compétitive.
Qui doit rédiger la fiche de poste ?
La fiche de poste est généralement rédigée par le responsable RH en collaboration avec le manager direct. Tandis que le responsable RH veille à la conformité et à l’organisation, le manager apporte des informations précises sur les missions, les compétences et les exigences du poste. Parfois, les employés occupant des postes similaires sont consultés pour enrichir le contenu avec leur retour d’expérience, assurant ainsi une fiche complète et adaptée.
Peut-elle être modifiée au cours du processus de recrutement ?
La fiche de poste peut tout à fait être ajustée pendant le recrutement. En fonction des candidatures reçues, des besoins spécifiques peuvent émerger, ce qui rend nécessaire une révision des compétences ou des tâches du poste. Cette souplesse permet de mieux aligner le profil recherché sur les attentes actuelles de l’entreprise, offrant ainsi une approche plus précise et adaptée tout au long du processus de sélection.
Est-elle obligatoire ?
La fiche de poste n’est pas obligatoire légalement, mais elle est fortement conseillée. Elle permet de définir clairement les missions et compétences attendues, ce qui est utile pour le recrutement et la gestion des performances. Elle sert aussi de référence pour les employés et l’employeur. Même si elle n’est pas imposée, elle est un outil précieux pour éviter les malentendus et organiser le travail de manière efficace.
Comment préparer une fiche de poste ?
La préparation d’une fiche de poste est une étape clé pour définir clairement les attentes vis-à-vis d’un poste de travail. Cela permet de faciliter le recrutement, de clarifier les missions pour le salarié et de garantir que les compétences recherchées correspondent aux besoins réels de l’entreprise. Voici les étapes pour bien préparer une fiche de poste.
Lister les besoins
Avant de rédiger la fiche, il est essentiel de bien identifier les besoins du poste. Cela commence par une réflexion sur les missions principales et les objectifs à atteindre. Que doit accomplir la personne qui occupera ce poste ? Quelles sont les responsabilités quotidiennes et les enjeux associés ?
Il est aussi important de déterminer les compétences et qualifications nécessaires pour réussir dans ce rôle. Cela comprend les compétences techniques, mais aussi les qualités personnelles et les expériences préalables requises. En fonction des missions, certains postes exigent des compétences spécifiques, comme la maîtrise de logiciels particuliers ou une expertise dans un domaine précis.
Par ailleurs, vous devez prendre en compte l’évolution possible du poste. Les tâches peuvent changer avec le temps en fonction des projets de l’entreprise ou des nouvelles priorités. Lister ces besoins avec soin permettra d’éviter de manquer des éléments importants lors de la rédaction de la fiche.
Rédiger la fiche de poste
Une fois que les besoins ont été clairement identifiés, il est temps de rédiger la fiche de poste. Celle-ci doit être structurée de manière claire et concise, tout en étant suffisamment détaillée pour couvrir l’ensemble des missions et des compétences recherchées.
Commencez par un intitulé précis du poste, pour éviter toute confusion. Par exemple, plutôt que de dire « Responsable », indiquez clairement « Responsable marketing digital » ou « Chef de projet informatique ». Cela permet de cibler plus précisément les candidats.
Dans la description des missions, soyez spécifique. Au lieu d’écrire simplement « gérer les projets », expliquez les types de projets concernés, le niveau de responsabilité, et les objectifs à atteindre. Plus la description est précise, plus elle aidera à attirer les bons profils.
En ce qui concerne les compétences, faites la différence entre les « indispensables » et les « souhaitables ». Ainsi, vous pourrez attirer des candidats qui remplissent les critères essentiels tout en ouvrant la porte à des talents aux compétences variées. Enfin, n’oubliez pas d’inclure des informations sur le lieu de travail, les horaires, et les avantages, car ces éléments jouent aussi un rôle dans la décision des candidats.
La faire valider avant de la publier
Après la rédaction, il est crucial de la faire valider avant de la rendre publique sur les canaux de recrutement. Cela permet de vérifier que toutes les informations sont correctes et qu’aucun détail important n’a été omis. La validation doit être effectuée par les parties prenantes concernées : le responsable RH, le manager du poste et, si nécessaire, le service juridique pour vérifier la conformité avec les règles en vigueur. Une fois la fiche validée, elle peut être utilisée pour la diffusion de l’offre de recrutement ou pour une réévaluation interne.
La validation garantit également que la fiche de poste est bien alignée sur la stratégie de l’entreprise et les objectifs des départements concernés. Elle assure que les attentes sont réalistes et que le poste est défini de manière cohérente avec le reste des rôles dans l’organisation.
Quels sont les éléments à inclure sur une fiche de poste ?
Pour aider le recruteur à identifier le candidat idéal, la fiche de poste doit inclure plusieurs informations essentielles :
- Intitulé du poste : un titre précis pour éviter toute ambiguïté.
- Département/Service : le service auquel sera rattaché le futur collaborateur.
- Liaisons hiérarchiques : identifier le supérieur direct et s’il a des collaborateurs à encadrer.
- Liaisons fonctionnelles : préciser les relations internes et externes, comme les contacts avec des clients, fournisseurs ou sous-traitants.
- Missions et responsabilités : détailler les principales tâches et objectifs, en indiquant le temps approximatif à allouer à chaque mission.
- Évolution du poste : mentionner les opportunités de développement possibles.
- Spécificités du poste : inclure des informations sur les contraintes horaires ou les particularités liées à l’environnement de travail.
- Compétences requises : lister les savoir-faire et qualités nécessaires pour réussir dans ce rôle.
- Champ de commentaire : un espace utile pour ajouter des informations supplémentaires ou des remarques issues des entretiens d’évaluation.
La fiche doit être bien structurée pour garantir sa clarté et sa lisibilité. Utilisez des rubriques distinctes et des listes à puces pour faciliter la lecture. De plus, il est conseillé d’harmoniser la présentation de toutes les fiches de poste au sein de l’entreprise pour plus de cohérence.
L’équipe de rédaction Des fichiers, une entreprise est composée d’un collectif d’experts des RH : Rédacteurs, Consultants SIRH chez l’éditeur, Consultants RH en cabinet.