Avoir une gestion optimisée des ressources humaines aide à attirer de nouveaux talents, à améliorer l’engagement et l’efficacité des collaborateurs… Mais ce n’est pas tout ! Elle garantit aussi une ambiance positive dans l’établissement tout en augmentant la productivité. Alors comment tirer le meilleur parti de la gestion des ressources humaines ? En mettant en place un système RH à la fois efficace et pertinent ! Voici notre sélection de 12 outils RH qui ont déjà fait leurs preuves.
Sommaire de l'article
Les outils RH de gestion du recrutement
Il existe une multitude d’outils auxquels vous pouvez recourir pour optimiser la gestion des ressources humaines de votre entreprise. Ces solutions sont là pour vous accompagner tout au long du parcours de vos employés. Du processus d’onboarding jusqu’à l’offboarding. Parmi ces dispositifs, certains sont spécialement conçus pour rendre l’accueil des nouvelles recrues plus fluide et agréable.
La fiche de poste
Véritable mine d’informations, la fiche de poste recèle des données détaillées et précises sur chaque poste. Elle vous renseigne sur l’intitulé du métier, les heures de travail, le salaire… Mais plus qu’un simple fichier, c’est un outil RH incontournable qui contribue également à améliorer l’expérience collaborateur. Pour un nouveau salarié, la fiche de poste fait office de mode d’emploi. Elle lui permet de connaître en long et en large le rôle qui lui est attribué. Du côté de l’employeur, cet outil sert, entre autres, à optimiser le processus de recrutement. En effet, ce document fournit des informations utiles sur les conditions et les formations requises pour le poste. Ce qui facilite la sélection des candidats.
L’organigramme
À l’instar de la fiche de poste, l’organigramme facilite l’intégration des nouveaux salariés. Ce document offre, en effet, une vision précise de la hiérarchie et des différents services de l’entreprise. Il donne également de précieuses indications sur l’équipe avec laquelle les nouveaux arrivants seront amenés à travailler directement. Mais la structure d’une entreprise n’est pas statique. Elle peut changer régulièrement. À l’aide d’un logiciel de gestion du personnel, il est possible de mettre à jour et de partager facilement ce document.
Le règlement intérieur
Le règlement intérieur figure sans doute parmi les outils RH les plus importants. Il permet de définir un cadre clair dans lequel chaque salarié va évoluer au travail. Et ce, dès la signature du contrat. Ce document informe les salariés de leurs droits et obligations au sein de l’entreprise. Pour l’employeur, c’est aussi un puissant outil qui permet de :
- Instaurer une ambiance de travail sécurisée et harmonieuse (dynamisme, esprit d’équipe…)
- Faciliter la gestion des conflits
- Sanctionner les mauvais comportements de manière équitable (les absences, les retards…)
- Se conformer aux obligations légales
Le plan d’intégration ou onboarding
Un plan d’intégration, ce sont les étapes à suivre pour intégrer efficacement les nouveaux arrivants au sein d’une entreprise, pendant les 30, 60 et 90 premiers jours. Il doit permettre aux recrues de mieux comprendre le fonctionnement de l’entreprise, de se sentir à l’aise et valorisées dans sa nouvelle équipe… Du côté de l’entreprise, cet outil contribue à gagner du temps et à améliorer l’efficacité. En effet, grâce à des démarches claires et rationalisées, l’intégration des novices prend moins de temps. En outre, cet outil réduit le taux de turnover au minimum. En effet, plus de 29% des salariés démissionnent dès les premiers mois, pour cause de mauvais accueil. À répétition, ce type d’échec peut être coûteux pour l’entreprise.
Le livret d’accueil ou welcome kit
Plus de 80% des entreprises actuelles offrent un livret d’accueil à leurs nouvelles recrues. Ce document renferme des informations sur l’entreprise, l’organigramme, les règles à suivre au travail ainsi que la liste des différents services. C’est un outil utile pour initier les nouveaux collaborateurs à la culture d’entreprise. Il permet aux employés de ne pas se sentir trop étrangers à leur nouvel environnement de travail et à leurs collègues.
Les outils RH de gestion des compétences
Une bonne gestion des ressources humaines ? Cela passe aussi par le suivi des compétences de chaque salarié dans l’entreprise ! Pour rendre ce processus vraiment efficace, voici les outils à considérer :
La cartographie des emplois
La cartographie des emplois est aussi connue sous l’appellation gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC). C’est un processus qui implique de dresser une liste complète et d’analyser tous les métiers exercés au sein de l’entreprise. Cette approche implique de lister les missions et les responsabilités liées à chaque poste. Mais ce n’est pas tout. Elle prend aussi en compte le savoir-faire, le savoir-être indispensable pour chaque emploi ainsi que les dynamiques et interactions avec d’autres fonctions au sein de l’entreprise. Pour une entreprise, c’est un puissant outil pour élaborer une stratégie proactive en vue d’améliorer l’efficacité. En effet, grâce à cette approche, la société est en mesure de :
- Sélectionner le profil idéal pour un poste (durant le recrutement ou une possible progression de carrière)
- Déterminer les formations nécessaires pour occuper le poste
- Assurance d’offrir une rémunération cohérente et équitable
- Une communication efficace pour valoriser et dynamiser les employés
L’entretien professionnel et annuel
L’entretien annuel constitue un outil RH indispensable pour évaluer et aider chaque employé. Il permet d’identifier et de valoriser les points forts, d’améliorer les points faibles ainsi que de parler d’une possible évolution de carrière. Grâce à cette approche, l’entreprise s’assure que l’objectif de chaque collaborateur est bien aligné au sien. Un entretien annuel contribue par la même occasion à optimiser les compétences de ses salariés.
Le plan de formation
Le plan de formation inclut toutes les formations que chaque employé doit suivre durant une période prédéterminée (souvent une année). Ce processus se construit sur diverses bases de données provenant de : l’entretien annuel, la fiche métier, la fiche de poste, la veille de l’évolution technique et technologique, etc. Il peut être utilisé comme un outil RH qui va permettre de :
- Se préparer efficacement au nouveau défi du marché
- Développer les compétences
- Booster la motivation des collaborateurs
- Favoriser l’adaptation des salariés à un nouveau poste
La pyramide des âges
Répartir les effectifs par sexe et par tranche d’âge constitue une démarche indispensable pour préparer les départs en retraite. Cette approche va permettre l’évaluation des lacunes et les besoins en matière de compétences. Elle contribue également à améliorer l’organisation et la préparation aux futurs recrutements. Comment ? Grâce à cet outil, les RH peuvent effectuer une vérification et une analyse rapide sur leur tableau de bord et adopter une stratégie adaptée
Les autres outils RH à avoir
Pour assurer une meilleure gestion des ressources humaines, d’autres outils doivent également être pris en considération.
Le DUERP
Le DUERP (document unique d’évaluation des risques professionnels) est obligatoire pour toute entreprise dès le recrutement du 1er salarié. Il recense tous les risques liés à l’emploi ainsi que les préventions mises en place. Plus qu’un simple document administratif, c’est un outil RH indispensable pour instaurer un environnement de travail sécurisé. Il permet ainsi de :
- Se conformer à la loi
- Limiter les accidents de travail et les arrêts maladie
- Booster la performance de l’entreprise (grâce par exemple à des équipements performants)
Le portail RH
Le portail RH constitue un véritable atout pour chaque entreprise. Les règles, les formations, les postes, les informations personnelles, les démarches administratives, les congés, les absences, le bulletin de paie, etc. Toutes les informations pratiques sont accessibles aux salariés sur une même plateforme. Pour les ressources humaines, ce logiciel constitue un outil RH pratique pour accélérer les processus administratifs, centraliser des informations, faciliter la communication interne et effectuer le suivi de la performance de chaque collaborateur.
Le SIRH
Si le portail RH centralise et recueille toutes les données, le SIRH lui est l’ensemble de plusieurs logiciels utilisés pour :
- La réalisation des tâches répétitives : grâce à l’intelligence artificielle
- Le stockage des données : en utilisant le cloud computing
- Le traitement et l’analyse des informations à partir du big data
Mais les rôles de cet outil s’étendent bien au-delà de ces tâches. En effet, le SIRH s’occupe de la gestion de diverses informations professionnelles sur chaque employé (bulletin de paie, administratif, formation, gestion de données, etc.). En outre, grâce au SIRH, il est possible de créer un portail RH pratique et adapté aux salariés pour une meilleure expérience collaborateur.
Il est évident que le développement et la prospérité d’une entreprise dépendent en grande partie d’une utilisation efficiente de ses ressources humaines. En sachant mettre à profit les outils RH listés dans cet article, votre société séduira facilement des talents et réduira le taux de turnover. Cerise sur le gâteau : la productivité et l’efficacité de vos salariés s’en trouveront améliorées !
L’équipe de rédaction Des fichiers, une entreprise est composée d’un collectif d’experts des RH : Rédacteurs, Consultants SIRH chez l’éditeur, Consultants RH en cabinet.