Si l’onboarding est souvent mis en avant, de nombreuses entreprises tendent à négliger l’offboarding. Et pourtant, ce processus constitue une étape tout aussi importante. Il est synonyme d’une meilleure marque employeur, une amélioration de la rétention de talents, le renforcement de l’engagement des collaborateurs, et plus encore. Il faut savoir que cette démarche RH n’affecte pas uniquement l’employé qui quitte la société, elle a un également un impact important sur la perception des collaborateurs encore présents ainsi que les potentiels candidats de l’entreprise. Mais comment garantir une gestion optimale de ce processus ? Il est d’abord conseillé d’assurer un accès fluide aux informations nécessaires au salarié sortant. Voici quelques conseils pour mener à bien cette mission à la fois délicate et stratégique.
Sommaire de l'article
Offboarding RH : de quoi parle-t-on ?
L’offboarding fait référence à l’ensemble des démarches et des actions engagées par une entreprise lors du départ d’un collaborateur. Et ce, dès l’annonce du départ ou de la démission de l’employé jusqu’à la passation. Cette pratique garantit non seulement une transition fluide, mais aide aussi à maintenir une relation positive avec le salarié sortant.
Dûment exécuté, l’offboarding permet d’insuffler une bonne ambiance au sein de l’entreprise et d’assurer la continuité des projets sans problème. Suivre un processus structuré et utiliser des outils de gestion de ressources humaines adaptés aide l’entreprise à faciliter le départ du collaborateur. Cette approche proactive minimise les interruptions d’activité et assure une expérience collaborateur positive.
Quelle différence y a-t-il entre l’onboarding et l’offboarding ?
L’onboarding se concentre sur l’intégration des nouveaux employés au sein de l’entreprise, en leur offrant une expérience accueillante et structurée. Ce processus comporte plusieurs étapes, dont :
- La planification de l’intégration,
- Aménagement de l’espace de travail,
- Définition des objectifs pour la période d’onboarding,
- La formation,
- Le mentorat.
En revanche, l’offboarding traite du départ des collaborateurs. Il vise surtout à organiser et planifier une séparation harmonieuse. Les démarches à suivre pour réussir cette opération incluent :
- Annonce du départ,
- Planification du départ,
- Gestion des formalités administratives,
- Transfert de compétences,
- Passation de dossiers, et bien d’autres encore.
On peut donc résumer que l’objectif majeur de l’offboarding RH consiste à maintenir une relation positive avec le salarié sortant, préserver l’image de l’entreprise et garantir la continuité des projets.
Pourquoi avoir un processus d’offboarding est crucial ?
Quels sont les avantages de l’implémentation d’un processus d’offboarding bien structuré ? Découvrez dans les prochains paragraphes les raisons d’optimiser cette démarche au sein de votre organisation.
Pour préserver la marque employeur
La marque employeur, c’est l’image que projette une entreprise auprès de ses collaborateurs et des salariés potentiels. L’offboarding contribue à dorer ou à ternir cette image. En effet, les employés sont toujours susceptibles de partager leur expérience, bonne ou mauvaise. Et ce, que ce soit par le traditionnel bouche-à-oreille ou sur les réseaux sociaux. Ainsi, la société a tout à gagner à laisser une impression positive auprès des ex-collaborateurs. Car soigner cette démarche, c’est aussi clamer que l’entreprise valorise ses employés, même lorsqu’ils la quittent. Pour toutes ces raisons, la société doit gérer les départs de manière respectueuse et professionnelle.
Pour conserver une image positive de l’entreprise
Une gestion professionnelle et respectueuse des départs reflète une culture d’entreprise positive et tout simplement humaine. Et cela ne bénéficie pas uniquement aux collaborateurs qui quittent la société. Les employés actuels observent tout le processus d’offboarding. Un départ fait dans la dignité et le respect va contribuer à les rassurer. C’est une approche proactive qui renforce la confiance et l’engagement des salariés encore présents. Ainsi, en soignant chaque départ, l’entreprise assure une continuité dans les relations et garantit une image positive auprès de l’ensemble de ses employés, passés, présents et futurs. Cette démarche se traduit par un climat de travail harmonieux et une réputation solide.
Pour faire des anciens employés des ambassadeurs
Les anciens employés peuvent devenir de véritables ambassadeurs de l’entreprise, en partageant leur expérience positive avec leur entourage et leur réseau professionnel. Lorsqu’un collaborateur quitte l’entreprise sur une note positive, il en parle naturellement autour de lui. Cette diffusion de témoignages positifs renforce l’image de marque et attire de nouveaux talents.
Cela signifie que maintenir une relation positive avec les anciens employés ouvre la porte à de futures collaborations et à un réseau professionnel solide. Cette dynamique bénéficie à la fois à l’entreprise et aux anciens collaborateurs, créant un cercle vertueux de partage et de soutien mutuel. Valoriser les départs des collaborateurs au travers d’un offboarding structuré avec soin vous permet ainsi de vous construire un réseau d’ambassadeurs fidèles et engagés.
Pour assurer la bonne continuité des activités
La réussite d’un processus d’offboarding repose en grande partie sur la capacité à assurer une transition fluide et sans heurts. En gérant correctement cette phase, l’entreprise garantit la continuité des activités et minimise les risques d’interruption. La transmission des dossiers et des compétences se fait de manière organisée et sans anicroche.
Résultat ? Les nouveaux arrivants et les collègues pourront reprendre les projets en cours sans difficulté. D’ailleurs, une bonne planification inclut :
- Des réunions de passation,
- La documentation des procédures,
- Un suivi attentif pour s’assurer que toutes les informations essentielles sont bien transmises.
Grâce à tout ceci, il est possible de maintenir un niveau de productivité élevé. De plus, les perturbations dans le déroulement des opérations sont facilement évitées.
Pour faciliter le recrutement des salariés boomerang
Un salarié boomerang est celui qui revient dans l’entreprise après l’avoir quittée. Ces employés constituent une ressource précieuse. Ils apportent avec eux une expérience et une expertise enrichies. De plus, leur retour témoigne de la qualité de l’environnement de travail.
Un offboarding bien géré contribue au retour des anciens collaborateurs. Autrement dit, prendre soin du départ des salariés sortants de manière respectueuse permet à l’entreprise d’augmenter sa chance de les voir revenir. Mais quels sont les avantages qui en résultent ? Tout d’abord, les salariés boomerang connaissent déjà la culture de l’entreprise et peuvent s’intégrer rapidement. Ceci aide à réduire les coûts et le temps de formation. De plus, leur connaissance des processus internes et leur réseau de contacts existants représentent un atout considérable.
En valorisant les départs et en maintenant des liens avec les anciens employés, l’entreprise se construit un vivier de talents fidèles et engagés ! Des employés prêts à revenir et à contribuer à nouveau au succès de l’organisation. Cette stratégie s’inscrit dans une vision à long terme de gestion des ressources humaines, favorisant la rétention et le retour des meilleurs éléments.
Les 5 clés pour réussir un offboarding RH
Préparer le départ en amont
Anticipez le départ dès l’annonce. Établissez un calendrier détaillé pour organiser les étapes clés. Planifiez les réunions de passation et assurez-vous que toutes les informations essentielles sont bien documentées. Une préparation minutieuse minimise les interruptions et garantit une transition en douceur.
Gérer les formalités administratives
Prenez soin des formalités administratives rapidement et efficacement. Traitez les aspects légaux, la résiliation des contrats, et la gestion des avantages sociaux. Fournissez les documents nécessaires, tels que le certificat de travail et le solde de tout compte, pour que le départ se déroule sans accroc.
Organiser le transfert de compétences et la passation de dossiers
Planifiez des sessions de transfert de compétences afin que les projets en cours se poursuivent sans interruption. Documentez les procédures et assurez une transmission claire des dossiers aux collègues ou remplaçants. Cette étape garantit la continuité des activités.
Soigner la relation avec le collaborateur
Maintenez une communication transparente et respectueuse avec le salarié sortant pour garantir une expérience collaborateur positive. Offrez un soutien continu et écoutez ses préoccupations. Un départ bien accompagné renforce la perception positive de l’entreprise et les relations humaines.
Maintenir un lien après le départ
Gardez contact avec les anciens collaborateurs. Proposez-leur de rejoindre un réseau d’anciens employés (alumni) et invitez-les à des événements d’entreprise. Maintenir un lien après le départ peut s’avérer bénéfique pour d’éventuelles collaborations futures.
Quelques erreurs à éviter lors d’un offboarding RH
Ignorer le feedback et le ressenti du collaborateur
Négliger les retours d’expérience et les ressentis des collaborateurs peut nuire à l’image de l’entreprise. Organisez des entretiens de départ pour recueillir leurs avis et suggestions. Cette démarche vous donne les moyens et la possibilité d’améliorer continuellement le processus d’offboarding.
Rater la transmission des informations
Un transfert de compétences mal géré peut entraîner des interruptions dans les projets. Veillez à ce que les informations clés se transmettent correctement. Organisez des réunions de passation et documentez les procédures pour éviter toute perte d’information.
L’équipe de rédaction Des fichiers, une entreprise est composée d’un collectif d’experts des RH : Rédacteurs, Consultants SIRH chez l’éditeur, Consultants RH en cabinet.