Aujourd’hui, le SIRH prend une place prépondérante, de telle sorte que chaque entreprise qui souhaite rester compétitive doit se doter d’un système d’information adapté à sa structure. Force est de constater que dans de nombreuses entreprises, la mise en place du SIRH a été décidée dans l’optique de rendre plus efficace la gestion des ressources humaines, notamment la conduite des entretiens professionnels qui n’était pas suffisamment bien exploitée. L’utilisation d’un logiciel SIRH performant devient donc essentielle, mais comment bien réussir son projet ? Voici les étapes clés à connaître.
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Étape 1 : Bien préparer son projet
Pour la plupart des entreprises, l’objectif principal va être le gain de productivité. Qui dit gain de productivité, dit gain de temps. Or de nombreuses tâches RH effectuées sont chronophages : à l’instar des entretiens professionnels ou du recrutement si nous reprenons nos exemples de départ. D’ailleurs qui n’a jamais pesté devant le temps consacré au tri de CVS ? Un autre objectif : la modernisation et le développement de la marque employeur. Il faut être attractif pour mieux recruter et pouvoir mettre en avant des systèmes d’information moderne et intuitif est un atout majeur des entreprises.
Étape 2 : Définir le périmètre du projet
Réaliser un audit de l’existant est indispensable avant de se lancer dans un tel projet. Il faut se poser la question des axes que l’on souhaite améliorer, des tâches devant faire l’objet impératif d’un gain de temps. Pour commencer, cela pourrait être de choisir un outil pour faciliter le recrutement, ou bien faciliter le traitement des entretiens professionnels et de la formation, ou encore la paie et la gestion des temps. Un conseil, prenez le temps nécessaire à la définition de cette étape stratégique et ne vous n’éparpillez pas trop dans vos projets. Il est préférable de se concentrer en premier lieu sur un pôle bien précis puis de l’élargir au fur et à mesure. Pour ce faire, essayez de trouver un prestataire qui vous proposera un projet évolutif.
Étape 3 : Créer une équipe projet
Pour un projet réussi, il faut fonctionner en mode projet et donc créer une équipe. Impliquer les acteurs concernés est un gage de réussite. Mais attention, il ne faut pas être trop nombreux, au risque de vous perdre. Privilégiez une équipe de 6 à 8 personnes maximum et entourez-vous de tous types de profils. Ne négligez pas les réfractaires au changement, ils peuvent être une ressource très intéressante, car bien plus critique.
Étape 4 : Bien communiquer pour impliquer les collaborateurs
La communication de ce type de projet est fondamentale afin d’éviter les freins au changement. Côté salarié, vous aurez très certainement affaire aux freins suivants :
- La crainte des réductions d’effectifs, car digitalisation rime dans l’esprit de beaucoup
avec suppression de poste. - La peur de la panne informatique.
- La crainte du recueil d’information sensible et personnelle et de leur exploitation,
mais aussi de leur conservation par l’employeur.
Cette liste n’est pas exhaustive et vous vous demandez certainement comment éviter ça ? Par la pédagogie et la communication essentiellement. Tâchez de privilégier les réunions d’étapes et appuyez-vous sur l’équipe projet constituée. Car associer ses équipes au choix du logiciel, en créant un groupe chargé de ce projet, est un axe essentiel pour un changement réussi et surtout accepté.
Étape 5 : Établir un budget et un planning
N’oublions pas que l’investissement dans une solution SIRH est coûteux. Il faut donc définir un budget et établir un planning de mise en œuvre afin de garder le projet sous contrôle. Il faudra prendre en compte le coût de l’abonnement, certes, mais il faudra également prendre en compte ceux de la mise en œuvre, de la formation au logiciel, de la maintenance et de l’adaptation aux besoins. Lors de la réception des devis, il faudra s’assurer qu’il n’y a pas de coûts cachés. Alors, prudence et attention seront les maîtres mots de cette étape. Il en sera de même en ce qui concerne le planning de mise en œuvre, ne prévoyez pas de délais trop courts. Les projets prennent parfois un peu de retard et il est préférable d’éviter de générer de la frustration chez ses collaborateurs en postposant sans cesse la mise en œuvre du projet.
Étape 6 : Sélectionner un logiciel RH adapté à sa structure
Pour ce faire, une fois le cahier des charges définit, rien de tel que le benchmark. Vous pourrez questionner vos collègues professionnels des RH afin d’échanger avec eux sur leurs solutions SIRH, cela sera déjà un premier pas. Vous pourrez également vous rendre dans l’un des salons dédiés à la fonction RH afin de rencontrer des exposants et d’échanger avec eux. À l’issue, de cette visite, je vous conseille de sélectionner au maximum 3 prestataires, de leur confier votre cahier des charges et d’étudier leur proposition. Et tout ceci au sein de votre équipe projet bien sûr.
L’équipe de rédaction Des fichiers, une entreprise est composée d’un collectif d’experts des RH : Rédacteurs, Consultants SIRH chez l’éditeur, Consultants RH en cabinet.