Chaque entreprise, à un moment donné, est confrontée à la délicate mission de refuser une candidature. Un simple e-mail mal écrit peut laisser une mauvaise impression. D’un autre côté, une réaction bienveillante peut valoriser la relation, même en cas de rejet. Voici des exemples pour vous aider à préparer votre réponse.
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Pourquoi est-ce important de justifier la raison de votre refus ?
Face à une candidature non retenue, le rejet ne se limite pas à un « non ». Une justification permet au postulant de mieux comprendre ce qu’il peut améliorer et transforme une déception en opportunité constructive. C’est particulièrement vrai dans le cas d’une candidature interne refusée : une réponse floue ou impersonnelle peut démoraliser durablement un collaborateur. À l’inverse, une explication sincère et bien formulée aide à maintenir sa motivation et son engagement.
Et dans un contexte où l’expérience candidat devient un enjeu stratégique pour les entreprises, expliquer le motif du refus est une marque de considération et de professionnalisme. Par ailleurs, cela renforce l’image employeur et contribue à garder des relations positives avec les talents, qu’ils soient externes ou internes.
Témoignage de deux candidats qui n’ont pas obtenu de lettre de refus
« Je vois beaucoup d’entreprises qui ne donnent pas de suite après une candidature, et même malgré mes relances. Moi le plus important, c’est d’avoir au moins une réponse même si je ne suis pas retenu. C’est plus que nécessaire pour moi pour que je puisse analyser mes erreurs lors de l’entretien ou encore améliorer mon CV pour mes prochaines candidatures. » – Tom, salarié d’une entreprise tech.
« En mars, j’ai passé tout le processus de recrutement avec une grande entreprise aux Philippines. Après le dernier entretien, j’étais plein d’espoir. J’étais préparé parce que je voulais vraiment le poste. Je n’ai reçu aucun e-mail de refus ni aucune mise à jour de ma candidature. J’ai fait un suivi mais je n’ai jamais eu de réponse. Aujourd’hui, j’ai appris par un ami commun que mon collègue, dont le CV a également été soumis par ce même ami, a obtenu le poste. Je suis content pour lui mais je suis aussi vraiment déçu de ne pas avoir été informé du résultat. C’est juste décourageant de passer par toutes les étapes de se préparer autant et puis de se faire complètement ignorer. Est-ce vraiment si difficile d’envoyer un rapide « Merci mais nous avons choisi quelqu’un d’autre » ? » – Mathieu, 2025.
Quand envoyer un mail de refus de candidature ?
Un bon timing est essentiel. L’idéal est de le faire dans les 5 à 10 jours suivant l’entretien. Vous montrez que vous respectez le temps investi par le postulant. Vous lui exprimez une impression de sérieux. Dans le cas de candidatures non retenues dès la sélection des CV, il convient d’envoyer un message plus rapidement. Vous ne devez pas attendre la fin du processus de recrutement. Cette transparence permet aux candidats de ne pas rester dans le doute.
Dans quels cas opter pour un appel téléphonique ?
L’appel est à privilégier dans certaines situations spécifiques, notamment :
- Pour les candidats ayant passé plusieurs entretiens ou tests poussés.
- Lorsque cela concerne un refus très serré entre deux profils.
- Si le candidat était particulièrement engagé et enthousiaste.
Concernant les embauches internes, l’appel est vivement conseillé, voire indispensable. Il montre au collaborateur qu’il est toujours valorisé, même s’il n’a pas obtenu le poste visé. L’échange oral permet également de répondre en direct à d’éventuelles incompréhensions ou émotions fortes.
Que faut-il inclure dans un mail de refus de candidature ?
Un mail de rejet ne doit pas être expéditif ou impersonnel. Il s’agit de trouver le bon équilibre entre concision et bienveillance.
Remercier le candidat
Vous devez commencer par remercier le candidat pour le temps consacré au processus. Cela montre que vous respectez son engagement, quelle que soit l’issue.
Exemple : « Merci pour l’intérêt que vous avez manifesté envers notre organisation, ainsi que pour la disponibilité dont vous avez fait preuve durant nos entretiens ».
Expliquer pourquoi il n’a pas été retenu pour le poste
Il est possible et recommandé de donner quelques éléments de contexte. Toutefois, vous n’êtes pas obligés d’entrer dans des détails trop techniques ou critiques.
Exemple : « Après analyse des différents profils rencontrés, nous avons retenu un candidat dont l’expérience correspondait davantage aux enjeux stratégiques actuels du poste ».
Vous pouvez également mentionner les motifs pour refuser une candidature, comme : un écart entre les compétences du candidat et celles requises pour le poste, une inadéquation avec la culture d’entreprise et un manque d’expérience. Néanmoins, évitez les phrases trop générales du type « votre profil ne correspond pas ». Elles frustrent davantage qu’elles n’informent.
Suggérer des axes d’amélioration et encouragements
Quand cela est pertinent, il est bien vu d’indiquer quelques pistes d’évolution pour le candidat. Il est même possible de le pousser à postuler pour un poste plus adéquat.
Exemple : « Nous avons apprécié votre motivation et vos compétences en gestion de projet. Nous vous encourageons à suivre notre actualité, car d’autres opportunités pourraient mieux correspondre à votre profil dans un avenir proche ».
Exemples et modèles d’e-mails de réponse négative pour un refus de candidature
Il ne faut jamais oublier qu’un candidat non retenu pour un poste aujourd’hui peut devenir un excellent collaborateur… ou un ambassadeur demain. Un bon message respectueux vaut mieux qu’un silence. Vous manquez d’inspiration ? Ces modèles vous guideront.
Modèles à éviter
Un refus mal formulé peut, sans le vouloir, ternir l’image de votre compagnie. Voici deux exemples mail refus candidature à proscrire :
Exemple 1 — Trop froid et impersonnel :
« Bonjour,
Votre candidature n’a pas été retenue.
Cordialement. »
Ce type de réponse candidature non retenue laisse une mauvaise perception. Il manque d’humanité et ne fournit aucune information utile.
Exemple 2 – Trop vague :
« Nous avons reçu de nombreuses candidatures de qualité. Après examen, nous ne pouvons pas poursuivre le processus avec vous. »
Ici, l’absence totale de personnalisation donne l’impression d’un message automatique. Cette approche peut frustrer.
Modèles recommandés
Voici 3 exemples de modèle de lettre
Exemple 1 — Lettre de Refus après entretien
Objet : Suite à votre candidature au poste de Chargé(e) de communication
Bonjour [Prénom],
Merci pour le temps que vous nous avez accordé au cours du processus de recrutement.
Après une analyse attentive de votre dossier et de nos échanges, nous avons le regret de vous informer que nous avons choisi de poursuivre avec un autre candidat. Cette décision n’a pas été facile.
Même si votre profil est de qualité, celui sélectionné correspondait davantage aux besoins numériques liés à ce poste.
Nous vous remercions encore pour votre intérêt et espérons que vous trouverez prochainement un poste en phase avec vos aspirations.
Bien cordialement
[Nom/Prénom]
[Poste] – [Entreprise]
Exemple 2 — Profil non retenu lors de la présélection
Objet : Votre candidature chez [Entreprise]
Bonjour [Prénom],
Merci d’avoir postulé au poste de [intitulé du poste].
Après avoir étudié votre dossier avec attention, nous avons décidé de ne pas retenir votre candidature. Nous avons reçu un grand nombre de profils et avons dû faire des choix difficiles.
Nous vous souhaitons une bonne continuation dans vos démarches professionnelles et espérons que vous trouverez un poste en accord avec vos compétences.
Cordialement,
L’équipe RH
Exemple 3 — Refus d’une candidature interne
Objet : Objet : Suivi de votre demande de mobilité pour le poste de…
Bonjour [Prénom],
Merci pour votre candidature et pour la confiance que vous témoignez à l’égard de notre entreprise.
Après délibération avec les membres du comité de recrutement, nous avons décidé de confier le poste à un autre collaborateur, dont l’expérience en… est plus étendue à ce jour.
Cela ne remet pas en cause la qualité de votre travail ni votre potentiel d’évolution au sein de notre structure. Nous serions ravis d’échanger prochainement avec vous sur des pistes de développement de compétences pour vos futures candidatures internes.
Restant à votre écoute,
Bien cordialement
[Nom] – [Ressources humaines]
L’équipe de rédaction Des fichiers, une entreprise est composée d’un collectif d’experts des RH : Rédacteurs, Consultants SIRH chez l’éditeur, Consultants RH en cabinet.