Beaucoup d’entreprises oublient encore d’envoyer un mail ou de passer un appel pour un refus après recrutement. Ce détail a pourtant toute son importance. Juste dire « non », mais avec tact, ça fait la différence. Le test n’a pas été concluant ? D’accord, c’est dommage. Mais le postulant mérite tout de même d’être informé du résultat. Et en même temps pour éviter de dégrader la marque employeur et la notoriété de votre société. Mais comment émettre une réponse négative avec finesse ? Voici nos conseils !
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Comment indiquer au candidat qu’il n’a pas été retenu ?
Privilégier un appel si le candidat a passé un entretien
Comment faire pour informer un demandeur d’emploi qu’il n’a pas été retenu tout en faisant preuve de délicatesse ? La manière la plus respectueuse consiste à appeler le candidat. C’est sans doute la meilleure façon de lui signifier qu’on respecte son parcours, son implication. Que cette personne n’est pas simplement un CV empilé sur une pile. Un appel, c’est aussi l’occasion de glisser le message avec doigté, d’éviter les quiproquos… et parfois, de laisser la porte entrouverte pour plus tard. Vous n’avez pas à chercher des phrases alambiquées ou édulcorées. Besoin d’inspiration ? Ci-dessous des phrases qui posent un non, sans fermer la porte :
- « Merci encore pour nos échanges, malheureusement nous avons choisi un autre profil à ce stade. »
- « Votre parcours nous a sincèrement intéressés, mais nous avons pris une autre orientation. »
Prendre le temps de remercier
Après les tests ou le tri des CV, les candidatures affluent. Passer un coup de fil à chacun devient vite mission impossible. Pour autant, prendre le temps de remercier chaque candidat est tout de même indispensable. Et cela reste parfaitement dans le domaine du possible. Dans l’email, exprimez sincèrement que sa démarche est appréciée. Si vous manquez d’inspiration, voici quelques exemples de formulations naturelles et polies :
- “Merci d’avoir pris le temps de postuler chez nous.”
- “Nous avons apprécié nos échanges.”
- “Votre profil présente de vraies qualités, même si…”
Apporter une réponse personnalisée et honnête
Prouvez au candidat que vous ne lui envoyez pas seulement des réponses automatisées. Pour cela, optez pour un message honnête que vous ne négligez pas ses qualités humaines et professionnelles. Par exemple : « Votre expérience en gestion de projet est très solide, mais nous avons finalement choisi un candidat avec un profil plus technique. »
Une réponse personnalisée peut ainsi contenir :
- Une remarque sur ses qualités,
- Une remarque constructive sur d’éventuels points faibles du candidat à améliorer,
- Une suggestion pour de futures opportunités,
- Une explication simple et transparente sur la décision prise.
Pourquoi est-ce important de répondre aux candidats non retenus ?
Montrer de la considération pour le candidat
Trouver un emploi n’est pas facile pour tout le monde. Et le marché du travail est devenu de plus en plus rude dans plusieurs domaines. Postuler pour un poste constitue souvent un investissement de temps et même d’argent considérable entre les tests, les entretiens, l’attente d’une éventuelle réponse (que ce soit un refus ou une acceptation)…
La réponse à une candidature non retenue est donc bien plus qu’une simple formalité. C’est un signe de considération et de respect. Mais au-delà de ça, cela :
- Montre de la transparence dans le processus de recrutement,
- Démontre un vrai souci du relationnel, même en cas de refus,
- Permet de laisser une trace positive durable qui va améliorer l’image de marque de l’entreprise.
Préserver l’image de marque de l’entreprise
Dans la grande majorité des cas, les principaux motifs de refus d’une candidature sont souvent justifiés. Manque d’expérience terrain, inadéquation avec la culture d’équipe, ou encore compétences trop éloignées du poste. L’erreur des entreprises est d’ignorer un candidat après un entretien. En ne donnant aucun retour, l’entreprise envoie un message d’indifférence. Et ce message, le candidat le partage. Résultat :
- Une étoile en moins sur les plateformes RH… ou un commentaire salé,
- Une réputation qui glisse doucement vers le rouge sur les réseaux,
- Des talents qui rayent l’entreprise de leur liste à l’avenir.
Une mauvaise gestion du refus n’affecte pas seulement une personne. Elle a également une répercussion sur la marque employeur, décourage les talents futurs et donne une image froide, voire méprisante. À l’inverse, un retour bien formulé, même négatif, peut transformer une déception en respect mutuel.
Y a-t-il des choses à éviter d’un point de vue légal ?
Le refus d’une candidature ne se fait pas à la légère. Si le recruteur conserve une certaine liberté dans ses choix, il doit aussi s’assurer de rester dans un cadre légal strict. Une formulation maladroite ou un retour mal encadré peut exposer l’entreprise à des accusations de discrimination ou à des recours juridiques, parfois longs et coûteux. Il ne s’agit pas seulement de courtoisie ou de transparence : bien rédiger une réponse de refus protège aussi juridiquement. Ce qui est dit – ou écrit – compte. Et tout ne peut pas être mentionné. En France, la loi interdit toute décision motivée par certains critères jugés discriminants. Il est donc essentiel de connaître ces limites, surtout lorsqu’on commence à constituer une short list de candidats. Voyons justement les principaux critères de discrimination à éviter à tout prix lors d’un retour.
Les critères de discrimination à connaître
Le droit du travail encadre strictement les raisons pouvant motiver un refus de candidature. Dès la short list recrutement, l’employeur doit veiller à sélectionner les profils sur des critères objectifs et vérifiables : compétences, expériences, adéquation au poste. Toute autre considération peut être perçue comme discriminatoire. Voici les principaux critères interdits par la loi française :
- Âge
- Genre
- Origine (ethnie, nationalité, couleur de peau)
- Handicap (visible ou non)
- Religion ou convictions religieuses
- Situation de famille (marié·e, enceinte, parent isolé, etc.)
Ces éléments ne peuvent en aucun cas justifier un rejet, même implicite. Il est donc conseillé d’éviter toute formulation ambiguë ou vague pouvant laisser place à l’interprétation. Pour rester dans les clous et protéger l’entreprise, voici quelques bonnes pratiques légales à respecter :
- Éviter les arguments qui touchent à la personne plutôt qu’au profil ;
- Choisir des mots sobres, clairs, sans jugement ni débordement ;
- Garder une trace écrite de chaque étape du processus de recrutement.
Bon à savoir : Refuser une candidature avec clarté, respect et bon sens ne relève pas du choix. C’est le reflet d’une vraie maturité RH.
L’annonce d’un refus de candidature constitue toujours un moment difficile, autant pour le recruteur que pour le demandeur d’emploi. Toutefois, la gestion de cette étape peut tout transformer. Un mot soigneusement choisi, une attention sincère, une explication claire laissent une empreinte durable. Répondre signifie respecter l’autre. Ce geste établit aussi les bases d’une relation professionnelle qui peut éclore plus tard, même si elle ne commence pas aujourd’hui. Chaque candidat, qu’il soit retenu ou non, devient un ambassadeur potentiel de votre entreprise. Celui écarté aujourd’hui pourrait se révéler un atout précieux demain. Prendre quelques minutes pour écrire un message ou passer un appel semble anodin, mais révèle un acte puissant, porteur d’humanité, d’intégrité et de cohérence.
L’équipe de rédaction Des fichiers, une entreprise est composée d’un collectif d’experts des RH : Rédacteurs, Consultants SIRH chez l’éditeur, Consultants RH en cabinet.