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Procurement vs purchasing : quelles différences et comment automatiser ?

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Souvent confondus, les termes « procurement » et « purchasing » sont pourtant différents : alors que le premier représente une solution globale, le second fait référence à une action ponctuelle. Comment automatiser ces deux processus ?  

Quelle est la différence entre procurement et purchasing ?

Le procurement est l’autre nom de la fonction Achats, le département qui supervise la politique et la gestion des achats au sein de l’entreprise. Au contraire, le purchasing est un simple acte d’achat

Si ces deux méthodes diffèrent, leur collaboration est indispensable : par exemple, les salariés en charge du purchasing ont tout intérêt à informer le responsable procurement de l’augmentation des prix, des nouvelles offres, des dernières innovations, des litiges avec tel ou tel fournisseur. 

Qu’est-ce que le procurement management system ?

Le procurement management system assure la fourniture de tous les produits et/ou les services permettant le bon fonctionnement de l’entreprise. 

Quelles sont les étapes du procurement management system ?

Le procurement répond à l’organisation suivante : 

  • L’analyse des besoins. 
  • La définition de la politique d’achat de l’entreprise, en lien avec sa politique globale. 
  • Le choix des fournisseurs, en prenant en compte le prix, la qualité des produits et/ou des services proposés, la présence d’un service après-vente, la capacité logistique, la pérennité économique, etc.
  • La négociation des contrats avec les fournisseurs. 
  • La réception des commandes. 
  • Le paiement des marchandises.

Un audit régulier des processus vous aidera à identifier des axes d’amélioration. 

Quels sont les objectifs de l’approvisionnement ?

Un approvisionnement efficace garantit la mise à disposition des bons produits et/ou des bons services au bon moment. Vous évitez une augmentation des coûts d’exploitation, et plus précisément : 

  • Les ruptures de stock, entraînant une diminution des ventes, une baisse de la productivité et un impact négatif sur l’image de marque de l’entreprise. 
  • Le stock dormant et les coûts de stockage inutile. 

Qu’est-ce que le purchasing en entreprise ?

Le purchasing est l’un des maillons de la chaîne de procurement. Les entreprises qui ne possèdent pas de fonction Achats utilisent cette méthode, qui n’appartient pas à une politique structurée et qui nécessite uniquement la validation du responsable concerné. 

Quelles sont les étapes du purchasing ?

Les différentes étapes sont :

  • La commande des produits et/ou des services. 
  • Le suivi de la commande. 
  • La réception et la vérification des marchandises. 
  • Le paiement. 

Quels sont les objectifs de l’achat ?

En entreprise, les achats constituent le premier poste de dépenses et doivent répondre aux besoins internes : matière premières, fournitures de bureau, abonnements téléphoniques des collaborateurs… L’objectif des acheteurs ? Faire baisser les coûts au maximum et rentabiliser chaque achat. 

Procurement vs purchasing : comment les automatiser ?

Gain de temps, gain d’argent, suppression des tâches chronophages… L’automatisation de ces processus est un levier de performance et de productivité.  

Quels outils utiliser ?

Pour faciliter leur procurement et leur purchasing, les entreprises peuvent utiliser les solutions suivantes : 

  • Un ERP (Enterprise Resource Planning), pour gérer le processus d’achat de bout en bout (de l’approvisionnement au paiement) grâce à une solution unique. 

L’intérêt ? Maîtriser les coûts, réduire les risques et entretenir de bonnes relations avec les fournisseurs. 

  • Un SCM (Supply Chain Management), pour automatiser l’approvisionnement en standardisant les processus. 

L’intérêt ? Réduire les stocks et les délais de livraison pour travailler en flux tendu. 

  • Un SRM (Supplier Relationship Management), pour collecter, trier et analyser les données fournisseurs.

L’intérêt ? Améliorer les relations avec les fournisseurs pour créer des partenariats commerciaux sur le long terme. 

Quid du e-procurement ?

Les outils les plus avancés disposent d’un système d’e-procurement (ou « approvisionnement en ligne ») qui dématérialise les transactions commerciales entre les fournisseurs et l’entreprise via quatre étapes : 

  • Choix des produits et/ou des services (par exemple sur un catalogue en ligne),
  • Expédition de la commande,
  • Réception de la facture,
  • Paiement. 

L’objectif du e-procurement est d’optimiser le processus d’achat. 

Supprimer les processus à faible valeur ajoutée, réduire l’ensemble des délais, maîtriser le budget, gagner en productivité… Chaque entreprise peut se doter d’un procurement management system, une stratégie globale qui s’inscrit sur le long terme. Quant au purchasing, il représente une solution à court terme qui répond aux besoins suivants : trouver le bon produit, au bon moment, au bon prix et en bonne quantité. 

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