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Processus d’achat : 7 étapes pour le mettre en place dans son entreprise

processus d'achat dans une entreprise

Toutes les entreprises, quel que soit leur secteur d’activité, effectuent des achats pour assurer leur bon fonctionnement. Certaines d’entre elles n’ont toutefois pas (encore) structuré ce processus. Pourquoi et comment établir une politique d’achat pour son entreprise ? De l’étude des besoins aux axes d’amélioration, quelles sont les 7 étapes du processus d’achat ?

Quels sont les enjeux de la mise en place d’un processus d’achat ?

Quelle est la définition d’un processus d’achat ? Quand un acheteur a besoin d’acquérir un produit ou un service pour répondre à une problématique, un processus d’achat s’engage selon les étapes énoncées ci-dessous.

Pourquoi est-ce indispensable de mettre en place ce type de processus pour votre entreprise ?

  • Vous disposez des bons produits (et/ou des services) au bon moment.
  • Vous maîtrisez votre budget.
  • Vous offrez de bonnes conditions de travail à vos collaborateurs.

Étape n°1 : Définir le besoin d’achat en interne

Idéalement, tous les services doivent être sollicités. Pourquoi ? En interrogeant les collaborateurs, vous avez la certitude de cerner l’ensemble des besoins. Matériel qui tombe en panne, bénéficier d’un rapport qualité/prix pour tel ou tel service, recherche d’innovation… les besoins sont variés. Dans un même temps, vous pourrez massifier les achats pour faire des économies.

Avant de commencer la rédaction d’un cahier des charges, demandez-vous si l’avis d’un expert est nécessaire. C’est parfois le cas si les produits ou services recherchés sont rares ou complexes.

Étape n°2 : Rédiger le cahier des charges

La rédaction d’un cahier des charges exhaustif vous permettra d’obtenir une vision globale des besoins de l’entreprise.

Quelles rubriques faire figurer ?

  1. Enjeux des achats,
  2. Identification des produits ou des services,
  3. Quantité,
  4. Critères de qualité,
  5. Conditions d’usage,
  6. Exigences de livraison (notamment en matière de conditionnement),
  7. Coût et conditions de règlement.

Plus un cahier des charges est détaillé, plus les risques éventuels sont anticipés.  

Étape n°3 : Sourcer les fournisseurs

L’objectif ? Identifier les fournisseurs qui répondent aux attentes de l’entreprise pour garantir la fiabilité et la conformité des achats.

Pour ce faire, recensez les fournisseurs déjà connus, pour une question de confiance et de facilité en matière d’administration. Puis, lancez un sourcing pour trouver de nouveaux partenaires.

Pour chacun des fournisseurs que vous avez retenus, posez-vous les questions suivantes :

  • Sont-ils capables de garantir une pérennité économique ?
  • Disposent-ils d’une capacité logistique suffisante ?
  • Ont-ils une bonne réputation ?
  • Quelles sont leurs règles en matière d’éthique et de RSE ? Correspondent-elles à celles de votre entreprise ?

Étape n°4 : Lancer un appel d’offre pour faire jouer la concurrence

Une équipe projet doit être nommée : quels sont les collaborateurs chargés de lancer l’appel d’offre ? Il peut s’agir des collaborateurs du service achat, mais pas seulement.

Un dossier doit ensuite être constitué : une présentation du contexte et des objectifs, un guide de l’appel d’offre, le cahier des charges, les conditions du partenariat, un questionnaire concernant le fournisseur, etc.

Étape n°5 : Analyser les offres

Une consultation a lieu pour repérer les meilleures candidatures. Elle réunit l’équipe projet préalablement constituée et se déroule en deux étapes :

  • L’étude des dossiers reçus grâce à une grille de notation (qualité du projet, coût total proposé, conformité des délais de fabrication et de livraison, sécurité financière de l’entreprise…).
  • L’audition des dossiers retenus, qui consiste en une présentation orale et une séance de questions-réponses.

Étape n°6 : Négocier avec les fournisseurs pour avoir la meilleure offre

La phase de négociation est indispensable dans la gestion des achats. Avant de vous lancer, préparez des arguments solides ! Tout l’enjeu est d’obtenir un accord avec le bon partenaire, tout en construisant une relation gagnant/gagnant.

En amont, récoltez des informations sur le fournisseur : prix pratiqués, qualité du produit ou du service, volume d’achat, etc. La connaissance de la part des achats de l’entreprise dans le chiffre d’affaires du fournisseur permettra d’évaluer le rapport de force.

Étape n°7 : Contractualiser avec les fournisseurs

En signant un contrat commercial, vous concluez un processus d’achat. Tous les éléments relatifs aux produits et/ou aux services doivent être repris : prix, quantité, planning de livraison, pénalités de retard, modalités de transaction, etc. Les conditions de rupture du contrat seront aussi indiquées, de même que le fonctionnement du service après-vente : qui contacter en cas de retard de livraison, d’une modification de commande ou de dysfonctionnement d’un produit ? Enfin, un contrat commercial précisera la juridiction compétente à saisir en cas de litige.

Un lien juridique vous lie au(x) fournisseur(x) et une relation d’affaires peut alors commencer.

Processus d’achat : FAQ

Contrôle des dépenses, maîtrise des risques, meilleure qualité de vie au travail… l’optimisation et l’automatisation d’un processus d’achat ont des bénéfices sur l’ensemble de l’entreprise.

Comment améliorer un processus d’achat existant ?

Pour optimiser votre processus d’achat, plusieurs solutions :

  • Une standardisation des achats en réduisant le nombre de références utilisées.
  • Un audit du processus existant pour identifier des axes d’amélioration.
  • Une mise en concurrence des fournisseurs.

Peut-on automatiser un processus d’achat ?

Tout processus d’achat génère un flux important d’informations. Pour gagner du temps et éviter la multiplication des saisies manuelles, il est possible d’automatiser une grande partie du processus. Cette automatisation concerne les tâches opérationnelles et chronophages, qui pourront facilement être dématérialisées :

  • La prise de commande,
  • La validation des factures,
  • Le paiement des fournisseurs,

Quels impacts ? Le personnel pourra se consacrer à des missions à plus forte valeur ajoutée, les erreurs seront limitées et les étapes du processus d’achat seront franchies plus rapidement.

L’automatisation est un enjeu de taille : le rôle du service achat s’orientera vers un aspect plus stratégique. Désormais, les tâches répétitives sont gérées par le logiciel : les collaborateurs vont se concentrer sur la création de valeur, comme par exemple optimiser davantage les processus ou mettre plus d’humain au cœur de leurs missions (échanges, négociations…)

L’établissement d’un processus d’achat méthodique et rigoureux fait gagner du temps et de l’argent à toute entreprise. Une maîtrise et un respect des procédures vous permettront de vous concentrer sur votre cœur d’activité. A votre entreprise de trouver l’outil idéal pour une gestion optimale des achats.

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