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Comment établir une politique d’achat pour son entreprise ?

mise en place d'une politique d'achat

Votre entreprise se développe et vos besoins en achat augmentent ? Comment réussir à garder le cap ? Une politique d’achat permet de définir des axes stratégiques et de fixer des objectifs sur une période donnée. Réflexion sur la politique à établir, objectifs à atteindre, application des règles définies, conséquences de la politique choisie, axes d’amélioration… on vous dit comment procéder ! 

Définition : qu’est-ce qu’une politique d’achat ?

La nécessité d’acheter des produits et/ou des services auprès des fournisseurs augmente en même temps que votre croissance. D’où la mise en place d’une gestion pertinente des achats pour gagner en productivité, permettre aux collaborateurs de se consacrer à 100% à leurs missions et éviter toute perte de temps. Sans oublier l’amélioration de la qualité des relations avec les fournisseurs.

L’idée est d’apporter la meilleure solution possible pour répondre aux besoins d’achat de l’entreprise. Sachant qu’une politique d’achat découle de la politique de l’entreprise, c’est une stratégie globale qui doit être mise en place.

Au service achat de prendre en compte les directives énoncées et de choisir les leviers les mieux appropriés pour répondre aux attentes de la société.

Les étapes pour déterminer sa politique d’achat

Un plan d’action doit être établi pour développer une politique et un processus d’achat à la fois efficace et innovante. Quelles sont les étapes à franchir ?

Auditer les pratiques existantes

Tout commence par une analyse de l’existant. Trois aspects sont pris en compte :

  • La conformité : les procédures en place sont-elles respectées par les intervenants ?
  • La qualité : les acheteurs sont-ils compétents ?
  • L’efficacité : toutes les procédures sont-elles utiles ? Certaines sont-elles contre-productives ?

Une fois les données récoltées analysées, l’idée est de repérer les points positifs et les points négatifs du système actuel.

Identifier les personnes à intégrer au projet

Si le service achat est le premier concerné, c’est toute l’entreprise qui est impactée par une politique d’achat. L’équipe peut donc aussi bien réunir des collaborateurs du service achat que des autres fonctions. L’objectif ? Piloter le projet dans son intégralité, de la réflexion au déploiement.

Définir des objectifs en fonction de la politique de l’entreprise

Les objectifs opérationnels de la politique d’achat doivent être en cohérence avec la politique globale de l’entreprise. Pourquoi ? Il en va de votre image de marque.

  • Améliorer la réponse aux besoins de la société.
  • Construire de bonnes relations avec les fournisseurs : n’hésitez pas à les inclure dans la politique de développement de votre entreprise.
  • Déployer une politique d’achat innovante et responsable.

Tous les objectifs doivent être mesurables dans le temps et des échéances doivent être fixées. L’utilisation d’un tableau de bord aide l’équipe projet à formaliser les objectifs et les axes stratégiques.

Mise en œuvre de la politique d’achat déterminée

Les règles nouvellement établies sont à intégrer dans une charte de déontologie. Ce document rassemble plusieurs points : critères d’évaluation des fournisseurs, mode de communication avec les fournisseurs, principes de contractualisation, principes de remise en cause des fournisseurs, exigences en matière d’approvisionnement, règles d’éthique et de bonne conduite, etc.

Informez et formez vos collaborateurs aux nouvelles mesures et aux éventuels nouveaux outils. Communiquez auprès de vos fournisseurs : pourquoi cette démarche ? Quelles sont les raisons qui vous ont amené à mettre en place une politique d’achat ? Transmettez-leur votre charte de déontologie pour repartir sur de nouvelles bases et instaurer une relation pérenne.

Le déploiement des nouvelles dispositions commence : une répartition des responsabilités est indispensable pour faire appliquer les nouvelles mesures. Aux acheteurs d’agir en conséquence :

  • La politique est tournée vers l’innovation ? Les produits et/ou les services les plus innovants devront être choisis.
  • La politique est tournée vers la compétitivité ? Les acheteurs s’appuieront sur des grilles de comparaison et prendront en compte le TCO (coût global d’un bien ou d’un service tout au long de son cycle de vie) pour trouver les offres les plus avantageuses. 

Analyser l’impact de cette politique d’achat et adapter si besoin 

Des KPIs vous permettront de suivre les performances de votre nouvelle politique d’achat. Parmi les indicateurs de performance les plus connus se trouvent :

L’efficacité : ROI des achats.

Les coûts :

  • Montant annuel des achats.
  • Montant moyen par commande.

Activité :

  • Nombre de références.
  • Nombre de commandes par semaine, par mois, par an.
  • Nombre de commandes passées en urgence.
  • Nombre de nouveaux fournisseurs.
  • Turnover fournisseurs.

Qualité :

  • Corrélation coût/valeur.
  • Délai moyen de traitement d’une commande.
  • Délai moyen de réception d’une commande.
  • Nombre de relances totales et par fournisseur.
  • Nombre de litiges.
  • Dépassement moyen pour les commandes en retard.

Respect des procédures :

  • Pourcentage d’achats hors contrat.
  • Économies réalisées pour les achats qui auraient pu être effectués sous contrat.
  • Durée du cycle d’achat : temps nécessaire entre une demande d’achat et l’émission d’un bon de commande.  

Les KPIs doivent vous aider à progresser. A vous de choisir les plus pertinents pour votre entreprise : inutile de multiplier les indicateurs.

Exemple de politique d’achat

Quelles rubriques faire figurer dans le document relatant votre politique d’achat ?

1.     Champ d’application

A qui la politique s’adresse-t-elle ? En cas de filiales, sont-elles toutes concernées ?

2.     Contexte

Quelles sont vos ambitions ? Pourquoi avez-vous entrepris cette démarche ? En quoi la politique d’achat nouvellement établie est-elle une déclinaison de la politique de votre entreprise ?

3.     Stratégies

Acheter des produits et/ou des services au meilleur prix, améliorer la relation fournisseurs, optimiser les performances de l’entreprise, maîtriser les risques, se diriger vers des achats responsables pour garantir l’exemplarité de la société, etc.

4.     Organisation et mise en œuvre 

Quelles actions confiées à quelle équipe projet ?

5.     Objectifs

Énoncer la liste des objectifs à atteindre à court, moyen et/ou long terme.

A l’entreprise de définir sa politique d’achat et la stratégie qui en découle. Garantir la qualité des relations avec les fournisseurs, optimiser votre rentabilité financière, améliorer la productivité des équipes… en fonction des directives, le service achat adapte son plan d’action. Une politique d’achat doit être cohérente avec la politique de l’entreprise et son image de marque : c’est l’un des piliers de la croissance d’une société, peu importe son secteur d’activité.

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